Caso de uso: ¿Dónde indicar el número de documento o NIF en una factura?

🧭 Facturación

Establecer el procedimiento correcto para registrar documentos de identidad internacionales o pasaportes, diferenciando entre empresas y particulares para evitar errores de validación en el sistema y garantizar la integridad de los datos fiscales.

Módulo: Facturación > Facturas de clientes/proveedores > Facturas

Conceptos clave

  • NIF: Número de Identificación Fiscal utilizado exclusivamente para entidades jurídicas o empresas.
  • Información Personal: Apartado específico dentro de la ficha del cliente destinado a los datos de identidad de personas físicas.
  • Validación de Formato: Restricción del sistema que verifica que el número introducido coincida con el estándar legal del país seleccionado.

Configuraciones previas

Es necesario asegurarse de contar con las configuraciones necesarias antes de continuar el proceso. Accede a la documentación de configuración desde este enlace.

Desarrollo del Proceso

Para resolver errores de grabación en documentos extranjeros como el 98**22-389*** se debe identificar primero la naturaleza del cliente (Empresa o Particular) y utilizar el campo técnico correspondiente:

1º Registro de Clientes de tipo Empresa Cuando el cliente es una entidad jurídica, el identificador debe introducirse obligatoriamente en el campo NIF situado en la cabecera o datos generales. Es fundamental que el formato del número respete las reglas del país seleccionado para evitar errores de validación.

2º Registro de Clientes de tipo Particular En el caso de personas físicas con pasaporte o documentos de su país de origen, no se debe utilizar el campo NIF de la cabecera. El número debe registrarse en la pestaña "Información Personal", dentro del apartado "Número de documento". Esto permite que el sistema grabe la ficha sin errores de formato fiscal y mantenga la información disponible para los informes correspondientes.

Importante: Introducir un documento de identidad de un particular en el campo NIF de la cabecera provocará un error de validación, ya que el sistema espera un formato de identificación fiscal empresarial.

Nota: Los datos introducidos en la pestaña "Información Personal" son procesados correctamente por el sistema para la gestión de impuestos y reportes oficiales, siempre que la configuración del país sea la adecuada.