Encuentra procesos. Diseñado para equipos hoteleros.
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Explora casos de uso.
La baja o eliminación de un activo consiste en cerrar su ciclo de vida registrando su venta, pérdida o retirada, y generando los asientos contables correspondientes para reflejarlo en la contabilidad.
El envío de datos a SES.HOSPEDAJES, obligatorio según el RD 933/2021, garantiza la comunicación de la información de viajeros y estancias para cumplir con la normativa y aportar estadísticas al sector turístico.
El envío al INE del archivo generado requiere certificado digital, introducir el Nº de Orden y Dígito de Control en el enlace del INE, y ante incidencias contactar con el responsable asignado.
La diferencia entre el IVA Soportado del Modelo 303 y el saldo contable de la cuenta 472 suele deberse a descuadres temporales o de registro, como facturas contabilizadas pero no incluidas en el periodo declarado, errores de imputación de cuentas, ajustes no deducibles o asientos pendientes de regularización.
La generación del Modelo 190 consiste en elaborar la declaración anual de retenciones e ingresos a cuenta practicados sobre rendimientos del trabajo, profesionales y determinadas actividades, a partir de los datos presentados en los Modelos 111 trimestrales.
El Pre Check-in permite al huésped completar anticipadamente parte del registro de su llegada. Consiste en validar y actualizar sus datos personales, adjuntar documentación requerida, confirmar servicios contratados y, en algunos casos, realizar el pago previo. De esta forma se agiliza el proceso en recepción, reduciendo tiempos de espera y mejorando la experiencia del cliente al llegar al hotel.
El sistema de valoración permite comprobar que el precio aplicado a una reserva sea correcto según las condiciones del contrato y las listas de precios u ofertas asociadas.
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La configuración de la publicación de precios e inventario en los diferentes canales consiste en sincronizar tarifas y disponibilidad del hotel desde Astro HMS hacia OTAs, motor de reservas y demás canales de venta, garantizando coherencia y evitando sobreventas.
TUI Destimo: Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en TUI Destimo, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas.
Si un contrato cuenta con un precio especial para un extra, se incluirá dentro de la lista de precios del contrato.
La creación, configuración y vinculación de la cuenta bancaria con el diario contable permite registrar los movimientos financieros del banco directamente en la contabilidad, asegurando una conciliación correcta y automatizada.
Cuando Sidetours dé de alta nuevos tipos de habitación en su extranet, será necesario actualizar el Diccionario de la conexión en Astro, añadiendo la nueva tipología en el apartado de Habitaciones.
La impresión del Parte de Registro de Llegada de Viajeros en papel (PDF) se realiza generando el documento desde el sistema con los datos del huésped y la estancia, para exportarlo a PDF e imprimirlo, cumpliendo así con la obligación legal de disponer del parte firmado en formato físico.
La integración entre A3Con y Astro HMS presenta la limitación de que, al traspasar el fichero, A3Con sobrescribe el nombre de las cuentas contables en cada importación, lo que obliga a revisar y ajustar manualmente las descripciones si se quieren mantener personalizadas.
¿Cómo realizar captura de los documentos vía Tablet/Smartphone?
Pre-Autorizaciones vía TPV-PC Implantado
El Informe de Ocupación Diaria en Uso funciona de forma similar a la lista de reservas, pero con columnas y filtros especiales que permiten personalizar la información. Muestra una línea por cada noche reservada e incluye datos clave como fechas, estado, cliente, agencia, habitación, tipo, tarifa y ocupación real.
Aquí tienes indicado las funcionalidades que tenemos con la integración con los Cajón de Efectivo Inteligente (CEI) de Cashlogy
Instalación Técnica de “Astro Windows”
Aquí podremos ver los errores que puede enviar Sidetours, que hacer y cómo corregirlos en caso de que sea posible.
La integración entre nuestro Channel Manager y Sidetours asegura que, cuando se genere un nuevo contrato con un nuevo código, no es necesario realizar ninguna modificación en nuestra conexión ni en el diccionario
Cuando Sidetours cree un nuevo mercado con un nuevo código, será necesario actualizar el Diccionario de la conexión en Astro, añadiendo en el apartado de Socio la nueva agencia correspondiente.
Contamos con la posibilidad de poder un Huésped como Non Grato, eso quiere decir, que no es bienvenido en nuestros establecimientos y tenemos vetada la entrada a los mismos.
Configuración del modulo Punto de Venta y el Cajon de efectivo Cashlogy
Esto requiere un configuración desde el módulo de Interface en el apartado de Quiosco.
En este documento explicaremos de dónde proviene cada total dentro de la valoración de una reserva, así como la importancia de utilizar los precios por contrato para garantizar la coherencia de los importes.
En ocasiones es necesario actualizar el titular de una cuenta bancaria ya existente
La asignación masiva del comedor a varias reservas permite vincular de forma rápida y conjunta múltiples estancias a un mismo servicio de comedor, optimizando la gestión operativa y evitando registros individuales repetitivos.
En nuestra herramienta por defecto el servicio mínimo de entrada será el del Almuerzo (en caso de que se ofrezca) y el servicio de salida será el del Desayuno (en caso de que se ofrezca). Si estos servicios no se ofrecen en el producto de la reserva no se tiene en cuenta.
Instalación técnicos del lector ARH en el ordenador.
El marcaje del servicio frío en grupos puede hacerse manual o automáticamente según horarios de llegada y salida, o por petición expresa de los huéspedes, garantizando que todos los departamentos lo tengan en cuenta en su operativa.
Realizar la instalación y configuración de este tipo de lectores dentro de Astro HMS
Como exportar el fichero de la intranet de TUI JIL para la importación de reservas en Astro HMS automáticamente.
TUI JIL: Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en TUI JIL, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas.
El procedimiento de Enviar el Pre Check-in manualmente consiste en que el recepcionista o responsable seleccione una reserva concreta y envíe al huésped el enlace de Pre Check-in desde el sistema. Esto permite que el cliente complete sus datos y documentación antes de la llegada, agilizando el registro en recepción y garantizando que la información esté disponible de forma anticipada.
La exportación del fichero “SUENLACE” de A3Con consiste en generar el archivo con los datos contables en el formato estándar compatible, para su intercambio y posterior integración con otros sistemas como Astro HMS.
El sistema permite identificar un contacto como Agencia Minorista para poder asignarlo correctamente dentro de las reservas.
En este apartado podremos configurar los diferentes formatos del Parte de Registro de Llegada de Viajeros que se mostrarán o imprimirán desde el sistema.
Permite al usuario recuperar o restablecer su contraseña de acceso a AstroHMS en caso de olvido o necesidad de cambio.
El procedimiento de Devolución de excesos/cambio vía Cajón de Efectivo Inteligente (CEI) consiste en registrar y ejecutar la devolución del importe sobrante o el cambio al cliente directamente desde el CEI, asegurando control y trazabilidad del movimiento.
Manual a seguir en caso de errores en las lecturas de documentos mediante el lector de documento ARH (Adaptive Recognition).
Instalación técnicos del lector ARH en el ordenador.
Las Fechas de Bloqueo en el módulo de Contabilidad de Astro HMS permiten establecer límites temporales a la creación o modificación de asientos contables y facturas.
El Informe de Ocupación Diaria en Uso presenta la ocupación real del hotel, tomando como referencia las habitaciones asignadas en cada reserva y su tipo correspondiente.
Alltours: Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en Alltours, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas.
La configuración del horario de llegada y salida en una reserva permite automatizar el servicio frío en función de las franjas de comidas y la estancia del huésped, activándose de forma automática o bajo petición expresa.
El Informe de Ocupación Diaria muestra las reservas vendidas de forma comercial, segmentadas por establecimiento, tipo de habitación, mes y marca.
Aquí explicamos como importar mediante fichero las reservas de TUI JIL a Astro HMS.
El Informe de Producto Diario muestra la ocupación segmentada por el producto o experiencia contratada en cada reserva (ej. alojamiento, media pensión, spa, daypass). Funciona igual que los informes de ocupación, pero agrupando por producto en lugar de tipo de habitación, permitiendo un análisis claro del rendimiento de cada servicio.
Como exportar el fichero de la intranet de TUI Destimo para la importación de reservas en Astro HMS automáticamente.
Crear y configurar un producto para que se venda por los extras del PMS.
Recuperar y volcar en el PMS la última comunicación (modificación o cancelación) asociada a un localizador que no se ha aplicado automáticamente.
El procedimiento de Indicar la habitación preferida del huésped consiste en registrar su preferencia en la ficha o reserva para asignarla siempre que sea posible y mejorar su experiencia.
El proceso de cotización o presupuestación de una reserva en Astro HMS permite generar una propuesta económica personalizada para un cliente antes de confirmar la reserva.
Configurar un plan de limpieza especial por agencia
La contabilización de modelos y declaraciones con Odoo consiste en generar los asientos correspondientes a impuestos y obligaciones fiscales (IVA, retenciones, etc.) a partir de los modelos tributarios presentados, garantizando que queden reflejados en la contabilidad del hotel.
Registrar las mediciones de calidad de agua de piscina para SILOÉ desde el módulo Mantenimiento.
Aquí explicamos como importar mediante fichero las reservas de TUI Destimo a Astro HMS.
El Markup es un índice multiplicador que se aplica sobre el costo base de un producto o servicio para determinar su precio de venta final
Generación del Impuesto sobre Estancia Turística para las Islas Baleares y su gestión con las dos estimaciones posibles.
En caso de que nuestro establecimiento acepte mascotas ya sea con un suplemento (precio extra) o gratuitamente lo tenemos que indicar en los Extras.
La corrección de la secuencia en asientos contables consiste en ajustar la numeración de los apuntes para mantener la coherencia y el orden cronológico exigido en la contabilidad.
Reasignación de una ruta de limpieza a otras rutas con antelación
El sistema permite auto-categorizar las reservas descargadas aplicando las categorías disponibles en función de distintos criterios definidos.
El Cargo a Habitación es el proceso mediante el cual un consumo o servicio generado en un punto de venta (como bar, restaurante o comedor) se imputa directamente a la cuenta del huésped en su habitación.
Los cargos a habitación desde un Punto de Venta permiten imputar consumos o servicios realizados en bares, restaurantes u otros departamentos directamente a la reserva del huésped, centralizando así toda la facturación de la estancia.
Configuración completa de planes de limpieza para habitaciones.
¿Cómo configurar la Rueda de Menú del Comedor?
¿Cómo marcar Cancelar / No Show una reserva?
Desde el listado de facturas, selecciona todas las que desees exportar. Luego, haz clic en Acción > Generar BSFactura. El sistema creará un único archivo con todas las facturas seleccionadas listo para su envío o carga en la plataforma BSFactura.
El sistema permite asignar deseos a las reservas descargadas utilizando las categorizaciones disponibles, lo que facilita una gestión automatizada y optimizada de las preferencias de los huéspedes.
Configuración de planes de limpieza para Zonas Comunes.
Describe los campos, estados y reglas de gestión de las tareas de limpieza generadas.
En algunos casos, puede ser necesario comparar el número de habitaciones libres entre distintos informes del sistema, como el Informe de Estados de Habitación y otros informes de ocupación.
La integración de A3Con con la Contabilidad Analítica de Astro HMS permite enlazar los datos contables con centros de coste y áreas de gestión del hotel, facilitando un análisis detallado de la rentabilidad y el control financiero.
En Astro HMS, las propinas representan aquellos importes adicionales que el cliente entrega de manera voluntaria como muestra de agradecimiento por el servicio recibido. Estas propinas pueden recibirse en efectivo, cargarse a la habitación o registrarse en Banco/ Tarjeta.
Si contamos con un Comedor (requiere configuración especial) podemos llegar a tener crédito/hacer cargos en las Habitaciones, sin necesidad de pasar por el Punto y poder hacerlo desde el propio registro de comedor.
Realizar un cargo habitación desde el módulo de Comedor
Los cargos a habitación desde un Punto de Venta permiten imputar consumos o servicios realizados en bares, restaurantes u otros departamentos directamente a la reserva del huésped, centralizando así toda la facturación de la estancia.
Los cargos a habitación desde un Punto de Venta permiten imputar consumos o servicios realizados en bares, restaurantes u otros departamentos directamente a la reserva del huésped, centralizando así toda la facturación de la estancia.
Contamos con varias posibilidades de enviar enlaces de Pago mediante nuestro aplicativo, incluso de poder personalizar el importe que queremos que nos paguen, sin exceder el importe total de la reserva siempre.
Las reclamaciones se gestionan dentro del módulo Sistemas de Gestión, aunque pueden crearse directamente desde la ficha de la reserva.
Esta pantalla permite consultar y controlar los cambios realizados en el estado de limpieza de las habitaciones, ofreciendo una trazabilidad completa de las acciones efectuadas.
Devolución de los cobros de la Reserva vía MO/TO consiste en procesar, a través del TPV Virtual, la anulación o reembolso del importe previamente cargado a la tarjeta del cliente, registrando la operación en tesorería y dejando constancia de la devolución vinculada a la reserva.
Registro de Pagos Automáticos según los Términos y Condiciones de la reserva consiste en programar y ejecutar cobros en el sistema de tesorería conforme a las fechas, importes y métodos de pago establecidos en la política de la reserva (ej. prepago parcial, cobro anticipado, pago en check-in o cargos posteriores), de forma que el cargo se genere de manera automática, quede vinculado a la reserva y se registre contablemente sin intervención manual.
Registro de Pagos Manuales según los Términos y Condiciones es un proceso semiautomático en el que el sistema genera el cobro conforme a la política de la reserva, pero requiere que un usuario lo ejecute manualmente; una vez lanzado, la operación se procesa de forma automática, quedando registrado en tesorería y vinculado a la reserva.
Registrar un cobro de varias facturas consiste en anotar un único pago recibido del cliente que cubre el importe de varias facturas abiertas, asignando el importe a cada una de ellas hasta saldarlas total o parcialmente. Este registro actualiza el estado de las facturas afectadas, se refleja en tesorería y se concilia con el medio de cobro utilizado.
Comprobación de Transacciones de TPV Virtual MO/TO consiste en revisar en el panel del TPV Virtual los cargos, devoluciones y preautorizaciones realizadas mediante la modalidad MO/TO, verificando que cada operación esté correctamente autorizada y conciliada con los registros de tesorería y las reservas correspondientes.
Devolución de una factura de anticipo enlazada a un pago MO/TO consiste en emitir la factura rectificativa correspondiente al anticipo y realizar el reembolso a través del TPV Virtual en modalidad MO/TO, registrando la operación en tesorería y vinculándola tanto al pago original como a la reserva asociada.
Garantizar que las reservas puedan asignarse automáticamente a cualquier hotel o habitación disponible dentro de la cadena, optimizando la ocupación global y evitando sobreventas.
Modificación del fondo de caja en Cashlogy
El Cambio Automático de Estados de Limpieza permite que el sistema actualice de forma automática y dinámica el estado de las habitaciones según diferentes situaciones operativas, evitando la necesidad de realizar estos cambios manualmente.
Si en nuestro Hotel damos crédito a la habitación esto lo que hará es dar la posibilidad a nuestros huéspedes a tener crédito en nuestros Puntos de Venta y otros módulos y que pueden hacer Cargos Habitación.
Este procedimiento permite gestionar correctamente la devolución de un pago previamente registrado en el sistema. Se utiliza cuando un cliente realiza una cancelación o existe un importe que debe ser retornado, ya sea total o parcialmente.
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En la pestaña Riesgo Financiero de la reserva se muestra el Total de Riesgo del cliente, que refleja el importe total de los cargos a habitación realizados y los consumos en curso en los distintos puntos de venta, permitiendo llevar un control actualizado del crédito utilizado por cada huésped durante su estancia.
Permite mostrar el número de cuenta bancaria de la empresa directamente en el PDF de las facturas, facilitando al cliente los datos necesarios para realizar el pago por transferencia de forma rápida y clara
Los grupos de facturación nos servirán para realizar el presupuesto o factura dependiendo de cada caso y como queramos nosotros facturarlo y agruparlas.
Es posible generar facturas de proveedor directamente a partir de los Pedidos de Compra, tanto de forma individual como agrupando varios pedidos en una sola factura.
En algunas facturas es necesario incluir conceptos adicionales como Portes, Envases o Embalajes. Estos deben gestionarse mediante productos específicos para asegurar una correcta contabilización.
En Astro HMS es posible generar facturas de proveedor directamente a partir de los Pedidos de Compra, tanto de forma individual como agrupando varios pedidos en una sola factura.
Registro de cobros en Facturas de anticipo con TPV Virtual MO/TO consiste en efectuar el cargo del anticipo mediante el TPV Virtual en modalidad MO/TO y registrar la operación en la factura de anticipo correspondiente, de forma que quede contabilizada como pago a cuenta y vinculada a la reserva o servicio asociado.
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Desde la factura, selecciona Imprimir > Factura Voxel. Se descargará el fichero BavelSpain para subirlo manualmente a la plataforma de Voxel.
Introducción albarán, factura y registrar pagos de pedidos
Configurar el envío de facturación electrónica vía Voxel (BavelGroup)
ChatGPT Plus Configurar el TPV Virtual con tecnología MO/TO consiste en habilitar la opción de introducir manualmente los datos de la tarjeta en el TPV, previa activación por parte del banco, para procesar cobros a distancia de forma segura.
Informe comparativo plurianual por tipo de pensión y nº huéspedes
Registro de cobro manual y cobro por TPV Virtual MO/TO consiste en ingresar y confirmar un pago directamente en el sistema, ya sea cargando manualmente o introduciendo los datos de la tarjeta del cliente en el TPV Virtual para procesar la operación a distancia.
Estos son los mensajes mas comunes de respuesta por parte de Redsysvo cuando la transacción no va bien por cualquier moti
Devolución de una factura (Factura Rectificativa) enlazada a un pago MO/TO consiste en emitir una factura rectificativa por el importe a devolver y procesar la operación de reembolso a través del TPV Virtual en modalidad MO/TO, dejando registrado el movimiento en tesorería y vinculando la devolución al pago original.
Registro de cobros en Facturas con TPV Virtual MO/TO consiste en procesar el cargo a la tarjeta del cliente a través del TPV Virtual en modalidad MO/TO y, una vez autorizado, registrar automáticamente el cobro en la factura correspondiente, actualizando su estado como pagada y reflejando la operación en tesorería.
Procedimiento para generar tareas de limpieza de forma automática o manual, según fechas, habitaciones, partes o configuración del plan.
Registrar las coordenadas de geolatitud y geolongitud de las habitaciones o zonas del hotel para facilitar su identificación geográfica en Astro HMS.
Registrar los cobros de varias facturas de un mismo touroperador cuando se recibe un único pago, generando un único cobro agrupado, simplificando la gestión contable.
Este procedimiento permite exportar los cobros registrados en Astro HMS a A3CON, generando un fichero compatible que puede importarse directamente en la herramienta contable. Facilita la integración entre ambos sistemas y agiliza la gestión contable de pagos y facturas.
Permite visualizar todos los registros de un listado (facturas, clientes, cobros, etc.) en una sola página, evitando navegar entre múltiples páginas, facilitando la selección, revisión o exportación.
Cómo consultar y gestionar los servicios "Fríos" a través del calendario y la previsión de comedor.
Permite visualizar rápidamente todas las facturas de clientes pendientes de cobro, aplicando filtros. El sistema muestra un listado completo con la información principal de cada factura y un total acumulado de los importes pendientes, facilitando el control y seguimiento financiero.
Permite asegurar que las facturas de compra se registren con el tipo de IVA correcto según la operación (nacional, intracomunitaria o extracomunitaria), garantizando que los informes fiscales y contables —Libro de IVA, Modelo 303 y Libro Mayor— reflejen datos coherentes.
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En empresas acogidas al SII o que desarrollen actividades en Régimen simplificado y/o Arrendamiento de bienes inmuebles urbanos, se aplica automáticamente la exoneración de presentar el Modelo 390 (Declaración-resumen anual del IVA).
Permite visualizar, filtrar y agrupar huéspedes alojados (pasados, actuales y futuros) con información completa de su reserva, habitación y agencia.
La creación de un activo consiste en registrar un bien en el sistema asignándole su categoría, valor, fecha de adquisición y parámetros de depreciación para su correcta gestión contable.
La generación y cálculo automático de amortizaciones permite registrar de forma periódica los asientos contables de depreciación de los activos según los parámetros definidos en su categoría.
La generación y cálculo manual de amortizaciones consiste en crear de forma puntual los asientos de depreciación de un activo, ajustando importes y fechas según las necesidades contables de la empresa.
La eliminación de un asiento contable generado de un activo consiste en borrar un apunte de depreciación creado, normalmente para corregir errores o rehacer el cálculo de amortizaciones.
Permite realizar conciliaciones contables directamente desde la ficha de un contacto (cliente o proveedor)
El registro y generación de la Tasa Turística en una reserva consiste en añadir este concepto como un extra obligatorio vinculado a la estancia, calculando automáticamente el importe según la normativa vigente y quedando reflejado en la factura del huésped.
La generación y envío del fichero de Ses.Hospedajes manual consiste en elaborar el archivo oficial con los datos de huéspedes alojados y enviarlo telemáticamente a las autoridades correspondientes, asegurando el cumplimiento de la normativa de registro y control de viajeros.
El Parte de Registro de Llegada de Viajeros Digital con el Modo Quiosco permite que los huéspedes completen y firmen electrónicamente sus datos de registro en un dispositivo habilitado, agilizando el check-in y garantizando el cumplimiento legal de identificación de viajeros.
La generación y envío del fichero de Ses.Hospedajes con el Proceso de comprobación diaria consiste en elaborar el archivo oficial con los datos de huéspedes alojados y enviarlo telemáticamente a las autoridades correspondientes, asegurando el cumplimiento de la normativa de registro y control de viajeros.
Con Astro HMS puedes generar automáticamente el fichero mensual de la Encuesta de Ocupación Hotelera del INE, recopilando los datos de viajeros, pernoctaciones y ocupación del sistema y exportándolos en el formato oficial listo para su envío.
Veremos cómo configurar correctamente el tipo de agencia según la clasificación del INE, para garantizar el correcto cálculo del fichero estadístico obligatorio.
La generación del Libro de IVA consiste en obtener el registro detallado de las facturas emitidas y recibidas, con sus bases imponibles y cuotas, para cumplir con las obligaciones fiscales y facilitar la declaración del impuesto.
El uso diario del SII implica el envío automático y continuo de las facturas emitidas y recibidas a la AEAT, garantizando que la información fiscal del hotel esté siempre actualizada y cumpla con los plazos legales de comunicación.
La gestión de fallos en el SII consiste en identificar incidencias en el envío de facturas, corregir los errores detectados y reenviar la información a la AEAT para asegurar el cumplimiento fiscal sin retrasos ni inconsistencias.
El proceso de subir o actualizar el certificado digital del SII permite mantener vigente la conexión con la AEAT, sustituyendo el certificado caducado o próximo a expirar para garantizar la validez de los envíos de facturas.
La revisión del envío de facturas al SII consiste en comprobar el estado de aceptación o rechazo de cada envío en la AEAT, asegurando que todas las facturas queden correctamente registradas y subsanando posibles incidencias.
El cuadre AEAT SII vs AstroHMS consiste en contrastar los registros de facturas enviados al SII con los datos internos de AstroHMS, para garantizar que toda la información fiscal coincida y no existan diferencias o incidencias.
Las comprobaciones Libro de IVA vs Modelo 303 consisten en contrastar que las bases imponibles y cuotas declaradas en el Modelo 303 coincidan con los registros del Libro de IVA, asegurando coherencia y evitando discrepancias fiscales.
La comprobación del Modelo 303 consiste en revisar los importes calculados de IVA repercutido y soportado para verificar que los resultados declarados sean correctos y coherentes con la contabilidad del hotel.
La generación del Modelo 111 consiste en preparar la declaración trimestral de retenciones e ingresos a cuenta practicados sobre rendimientos del trabajo, profesionales y determinadas actividades, recopilando automáticamente los datos de nóminas y facturas para su presentación en la AEAT.
La comprobación del Libro de IVA consiste en revisar que los importes de bases y cuotas reflejados coincidan con la contabilidad y las declaraciones fiscales, garantizando la exactitud de la información registrada.
La creación de una categoría de activos permite definir parámetros contables y de depreciación comunes para agrupar y gestionar de forma organizada los activos de la empresa.
La generación del Modelo 347 consiste en elaborar la declaración anual de operaciones con terceros que superen el importe legal establecido, recopilando automáticamente los datos de facturación para su presentación ante la AEAT.
La comprobación del Modelo 347 consiste en revisar que las operaciones declaradas con cada tercero coincidan con la contabilidad y que los importes superen el umbral legal, asegurando la coherencia de la información antes de su presentación.
La generación del Modelo 700 del ATIB consiste en elaborar la autoliquidación de los tributos propios de la Comunidad Autónoma de Illes Balears (como el Impuesto sobre Grandes Establecimientos o tasas autonómicas), recopilando los datos fiscales correspondientes para su presentación ante la Agencia Tributaria de las Illes Balears.
El envío de la información a SILOÉ consiste en remitir periódicamente los datos registrados sobre la piscina a la plataforma oficial, asegurando el cumplimiento de la normativa sanitaria y de control establecida.
La configuración de la integración A3Con con Astro HMS consiste en enlazar ambos sistemas para sincronizar la información contable y fiscal del hotel, garantizando coherencia de datos y agilizando la gestión administrativa.
El modelo 303 corresponde a la autoliquidación del IVA y permite presentar a la Agencia Tributaria el IVA repercutido y soportado en las operaciones realizadas. El sistema facilita el cálculo automático, la comprobación de movimientos y la exportación del archivo oficial para su presentación telemática.
La configuración del envío al SII consiste en vincular el sistema de facturación del hotel con la AEAT, definiendo certificados digitales, datos fiscales y parámetros técnicos para remitir automáticamente los registros de facturas en el formato exigido.
La creación y gestión de grupos en un PMS permite unificar varias reservas bajo un mismo bloque (por ejemplo, agencias, eventos o grupos de viajeros), facilitando la asignación conjunta de habitaciones, cargos, servicios y facturación centralizada.
No es posible comparar directamente los informes de ocupación de Informes y la previsión de Comedor, ya que responden a lógicas distintas: Blazar se centra en reservas alojativas y ventas de habitaciones, mientras que Comedor integra restauración, extras y clientes externos; por ello, deben usarse de forma complementaria según su finalidad (ventas y capacidad en informes, planificación operativa en Comedor).
La creación de extras para venta desde el PMS consiste en dar de alta productos o servicios adicionales (como parking, spa, late check-out o experiencias) que pueden ser añadidos a las reservas y facturados junto con la estancia.
Las Tareas de Valet son actividades asociadas al servicio de asistencia o apoyo al área de limpieza y atención al huésped en el hotel. Están vinculadas a las reservas y permiten gestionar las solicitudes específicas de los clientes que requieren intervención del valet o botones.
La introducción de extras en una reserva permite añadir productos o servicios adicionales contratados por el huésped (como parking, spa, comidas o actividades), quedando vinculados a su estancia y reflejados en la facturación.
Las líneas de ruta de gobernanta permiten generar un resumen diario de las tareas programadas en el departamento de gobernanta, agrupadas por rutas de trabajo.
La activación del crédito a una habitación desde la reserva permite habilitar que los cargos de servicios y consumos se imputen directamente al folio del huésped, centralizando su facturación durante la estancia.
La limitación del crédito a una habitación desde la reserva permite fijar un importe máximo para los cargos durante la estancia, de modo que, al alcanzarlo, no puedan imputarse más consumos sin autorización.
Este procedimiento genera los diarios y el plan contable básico que permitirá trabajar correctamente con facturación y contabilidad.
Permite realizar la conciliación entre movimientos contables en la herramienta de facturación.
Desde Astro HMS podemos consultarlo, editar cuentas existentes o crear nuevas, siempre teniendo en cuenta que cada empresa gestionada tiene su propio plan contable.
Explicaremos cómo asignar correctamente un tipo de cuenta dentro del plan contable en Astro HMS. Esta asignación es esencial, ya que define el comportamiento de la cuenta en los informes financieros, en la conciliación bancaria y en la gestión de clientes o proveedores.
La emisión de una copia de ticket de una sesión o caja cerrada permite reimprimir un comprobante ya registrado y cerrado, garantizando trazabilidad sin alterar la contabilidad ni los cierres efectuados.
La actualización manual del estado de limpieza de una habitación permite a la gobernanta o al personal de pisos cambiar directamente en el sistema la situación de la habitación (limpia, sucia, en revisión, fuera de servicio, etc.) para mantener la información operativa actualizada.
La búsqueda por fecha en las acciones de venta del Channel Manager permite filtrar y consultar rápidamente las actualizaciones de precios, disponibilidad e inventario realizadas en un periodo específico, facilitando el control de la gestión comercial.
La configuración de los Comedores define cómo se comportará cada comedor al registrar comensales, permitiendo establecer reglas de control, asignación y contabilización de servicios de restauración asociados a las reservas o a clientes externos.
Los equipos de limpieza permiten organizar al personal asignando usuarios a grupos específicos. Cada equipo puede estar formado por uno o varios usuarios internos, y se vincula a una marca y compañía concreta. Esto facilita la planificación de rutas y la gestión de las tareas diarias de housekeeping.
Los estados de limpieza permiten definir y personalizar el flujo de trabajo de housekeeping en las habitaciones. Estos estados pueden añadirse, modificarse o eliminarse según las necesidades del establecimiento, y se utilizan para reflejar la situación real de cada habitación en tiempo real.
La consulta del listado de habitaciones permite visualizar en el sistema todas las habitaciones del hotel con su información básica (estado, categoría, disponibilidad y ocupación) para facilitar la gestión operativa y de reservas.
El Comedor es un sistema de poder llevar un control de la personas que entran en el comedor mediante el marcaje de una persona responsable de sala o Maitre.
Los cargos a habitación desde un Punto de Venta permiten imputar consumos o servicios realizados en bares, restaurantes u otros departamentos directamente a la reserva del huésped, centralizando así toda la facturación de la estancia.
El Monitor de Comensales es una pantalla para departamentos como Cocina que muestra en tiempo real los comensales registrados y los pendientes de entrar, tanto en comedor asistido como en modo quiosco, facilitando la planificación del servicio.
La desactivación del crédito a una habitación desde la reserva impide que se sigan cargando consumos o servicios al folio del huésped, limitando la facturación únicamente a los conceptos ya registrados.
La sincronización automática de estados con el Modo Limpieza actualiza en tiempo real el estado de las habitaciones según las acciones registradas por el personal de pisos en sus dispositivos, evitando gestiones manuales y mejorando la coordinación operativa.
La Gestión de Precios de Coste y Venta de Gobernanta permite consultar un informe que refleja los costes y precios de venta asociados a las tareas de limpieza registradas en los partes. Este informe facilita el control operativo y económico del housekeeping, ofreciendo filtros y totalizadores por marca, bloque y producto.
La creación y configuración de un equipo de Mantenimiento en Astro HMS consiste en dar de alta un grupo de técnicos, asignarles responsables, definir sus áreas de intervención y parametrizar sus flujos de trabajo para gestionar eficientemente las incidencias y tareas preventivas del hotel.
La indicación de un producto o experiencia diferente en un día concreto dentro de un grupo permite personalizar la planificación de la estancia, asignando servicios especiales, actividades o consumos específicos a esa fecha sin afectar al resto de la reserva grupal.
La tarjeta de proximidad en un daypass permite al cliente acceder a las experiencias contratadas; para enlazarla, basta con acercarla al lector teniendo seleccionado el campo Identificador, que se completará automáticamente con su código.
La impresión de una tarjeta de bienvenida en un daypass permite generar un documento personalizado con los datos del cliente y los servicios contratados, facilitando su identificación y acceso durante la estancia sin pernoctación.
La creación de extras para venta desde el Punto de Venta en recepción permite configurar productos o servicios adicionales (como traslados, actividades o amenities) que se pueden vender directamente desde el POS y cargar a la reserva o cobrar al momento.
El movimiento de un extra de reserva permite reasignar un producto o servicio adicional a otra fecha, reserva o folio, ajustando la planificación y la facturación según corresponda.
La creación de un daypass consiste en registrar una reserva sin pernoctación que da acceso a determinados servicios del hotel (como piscina, spa, comedor o actividades), gestionando sus consumos y facturación igual que en una estancia convencional.
La creación de un nuevo tipo de habitación en el Motor de Reservas de Astro HMS permite ampliar la oferta del hotel definiendo sus características, disponibilidad, precios y políticas, para que los clientes puedan reservarla directamente online.
Registrar el depósito de fianza de una reserva con pre-autorización consiste en anotar en tesorería la garantía retenida en la tarjeta del cliente mediante pre-autorización, sin generar un cobro inmediato y manteniéndola como depósito en garantía hasta su liberación o ejecución según corresponda.
Anular correctamente un pago registrado por error en una reserva y trasladarlo a la reserva correcta, evitando realizar una devolución innecesaria.
Contabilizar el depósito de fianza se realiza únicamente en el momento en que se factura, registrando el importe como un pasivo (depósito en garantía) en la contabilidad, ya que no constituye un ingreso definitivo para la empresa.
Devolución depósito fianza pre-autorizado consiste en liberar la retención efectuada en la tarjeta del cliente una vez finalizada la estancia y comprobado que no existen incidencias ni cargos adicionales, dejando sin efecto la pre-autorización realizada previamente y cerrando el registro en tesorería como depósito devuelto.
Facturar un depósito de fianza consiste en emitir una factura oficial por el importe recibido como garantía, registrando la operación en contabilidad no como ingreso definitivo sino como un pasivo (depósito en garantía). De esta manera, se documenta el cobro de la fianza, que quedará pendiente de devolución o de aplicación según las condiciones del contrato o estancia del cliente.
Este proceso consiste en registrar en tesorería el ingreso correspondiente a la fianza que el cliente entrega como garantía de algo.
Registrar el cobro de una factura es el proceso mediante el cual se deja constancia del pago recibido por parte del cliente, asociándolo a la factura emitida. Esto implica actualizar el estado de la factura a “pagada”, registrar el movimiento en tesorería y conciliarlas con el medio de cobro correspondiente (banco, caja, tarjeta u otro).
Expedia: Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en Expedia Partner Central, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la sincronización automática de disponibilidad, precios y reservas para gestionar todo desde un único sistema y evitar sobreventas.
Cómo acceder y generar el informe de Control de Cierre de Caja, que se crea automáticamente al realizar las comprobaciones diarias de los movimientos económicos. El informe ofrece un resumen detallado de los ingresos registrados tanto en el sistema de gestión (PMS) como en los distintos Puntos de Venta (PdV).
Hotelbeds: Configuración y Conexión
Creación manual de tareas de limpieza en habitaciones seleccionadas, sin afectar las tareas de otras ubicaciones.
Este caso de uso permite corregir manualmente una factura ya emitida mediante la creación de una factura rectificativa y la emisión de una nueva factura con los datos correctos del cliente o empresa. Así se asegura que la información contable y fiscal sea precisa y esté actualizada.
Generación manual de las tareas del día actual desde el parte de limpieza de un plan.
En esta pantalla se muestra toda la lencería que ha sido registrada como cambiada desde el Modo Limpieza.
Cómo cambiar el cliente asociado a una factura ya emitida, asegurando que los datos contables se mantengan correctos y que los pagos vinculados a la factura se actualicen correctamente cuando sea necesario.
Este informe permite controlar y analizar el Precio de Coste y el Precio de Venta de todas las líneas de tareas de limpieza registradas en el sistema.
Permite vincular correctamente las nuevas tarifas y tipos de habitación creados en SiteMinder con su correspondencia en AstroHMS a través del módulo Chanel Manager.
Este proceso permite adjuntar facturas a registros existentes o importar automáticamente nuevas facturas de proveedores mediante un correo dedicado y plantillas de importación. Facilita la digitalización y automatización de las cuentas por pagar, mejorando la trazabilidad y reduciendo errores manuales.
Definición Valet
Los estados de limpieza representan las diferentes situaciones o condiciones en las que puede encontrarse una habitación dentro del sistema.
Cómo descargar el XML de una reserva desde la extranet de SiteMinder para realizar comprobaciones o pruebas técnicas solicitadas desde Astro.
El usuario puede eliminar la relación entre una tarea y un parte de trabajo, con confirmación previa.
Generación masiva de partes de limpieza a partir de planes automáticos, usando agrupación por geolocalización de habitaciones.
Asignación de planes de limpieza personalizados a contratos, aplicables automáticamente en las reservas que los usen.
Si contamos con un Punto de Venta (requiere configuración especial del método de pago) podemos llegar a tener crédito/hacer cargos en las Habitaciones.
Configurar correctamente el PC y las impresoras EPSON para trabajar con HTTPS
Desde este apartado podremos crear y gestionar las Cadenas Hoteleras dentro del sistema.
Enviar acciones de ventas desde el módulo Channel Manager hacia conexiones activas, indicando fechas, proveedor, tarifa, tipo de habitación y días aplicables.
Las tareas de limpieza se generan automáticamente al crear o modificar una reserva en el PMS.
Generación masiva de partes de limpieza a partir de planes automáticos, usando agrupación por rutas o de habitaciones.
Uso del asistente “Rellenar Orden de Trabajo” para añadir tareas nuevas a una orden ya existente, sin reemplazar las tareas previamente asignadas.
La creación de un huésped en Astro HMS es un proceso sencillo y automatizado.
Descarga y verificación de datos del huésped principal desde Siteminder
Configuración de los Usuarios para el Proceso de Cierre
El Informe de Calidad de la Deuda ofrece una visión detallada y cualitativa del estado de las cuentas a cobrar y a pagar, clasificadas por antigüedad, tipo de cliente o proveedor y nivel de riesgo financiero. Su objetivo es optimizar el control de la cartera vencida y facilitar la evaluación de la exposición financiera de la empresa.
El sistema permite que una misma agencia disponga de diferentes contratos asociados a distintas Marcas dentro de Astro HMS.
Activar la función para que el huésped complete sus datos de forma online antes del check-in.
Dentro de los contactos para dar conocimiento a la plataforma que un contacto es una agencia contamos con un check para indicar esto.
El sistema permite especificar los tipos de cama en las reservas importadas desde proveedores externos (como motores de reserva o canales conectados mediante Channel Manager).
El sistema permite agrupar agencias utilizando las categorías o etiquetas asignadas a los contactos.
Un Huésped Pasante es aquella persona que utiliza los servicios del hotel sin disponer de una reserva activa o alojamiento asignado.
En el sistema contamos con un método sencillo e intuitivo para registrar los pagos asociados a las reservas y facturas de clientes.
Realizar la instalación y configuración de este tipo de lectores dentro de Astro HMS
Con Astro HMS puedes diseñar y personalizar tu sitio web fácilmente mediante bloques editables. Solo necesitas contar con permisos de Edición y Diseñador para acceder a las opciones de configuración.
Configurar el Punto de Venta para que los clientes puedan pedir desde su móvil mediante un código QR.
Uso del botón "Rellenar Orden de Trabajo" para generar órdenes nuevas o añadir tareas a una existente, asignando empleados, equipos y aplicando filtros.
Desde el módulo de Facturación es posible crear y configurar nuevos diarios contables para gestionar los movimientos financieros de la compañía. A través de esta funcionalidad se definen las cuentas bancarias asociadas, los métodos de conciliación, las cuentas transitorias y las configuraciones necesarias para el control de pagos, cobros y comisiones.
Uso de filtros y agrupaciones en facturas para controlar errores en el envío al SII, interpretando los mensajes devueltos por la AEAT.
Procedimiento para crear nuevos contratos de forma rápida y eficiente, reutilizando estructuras ya existentes como precios, inventario, restricciones y ofertas.
Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en D-Edge, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas o publicación de precios y tarifas.
Permite crear y mantener contactos individuales o empresariales, vinculándolos con procesos de venta, compra, facturación y PMS dentro del sistema Astro HMS.
Este caso de uso describe cómo crear y configurar un equipo de limpieza operativo en el módulo Gobernanta, asociando usuarios internos, compañía, marca y color para su correcta identificación y uso posterior en rutas de limpieza.
Cómo registrar y contabilizar un préstamo bancario en el sistema, definiendo sus condiciones financieras y generando los asientos contables automáticos correspondientes. Permite controlar la deuda a corto y largo plazo, los intereses y su conciliación bancaria.
Realizar la instalación y configuración de este tipo de lectores dentro de Astro HMS
Esta funcionalidad permite bloquear la modificación de asientos contables anteriores a una fecha determinada, garantizando la integridad y trazabilidad de la información contable. Su uso es esencial tras el cierre o la declaración de un periodo fiscal para evitar cambios involuntarios en registros ya revisados o presentados ante la administración.
En esta sección se explica la diferencia entre el estado OOS (Out of Service) y el cierre de una habitación, así como el procedimiento para aplicar cualquiera de ellos durante un periodo determinado.
¿Cómo crear Plazas de Parking? Creación del inventario de plazas de parking para control.
Permite desvincular una o varias tareas de un parte de limpieza al que fueron asignadas, útil en casos de error o cambio de planificación.
Agrupación y organización del trabajo de limpieza por rutas, asignadas a equipos, responsables y zonas específicas.
Cómo registrar, gestionar y completar partes de mantenimiento desde distintos accesos en el sistema Astro HMS.
Permite añadir productos de régimen específicos a una reserva (desayuno, almuerzo, cena, pensión completa, etc.) que se suman a las previsiones del comedor sin alterar el régimen base.
Permite activar los productos que deben incluirse en el recuento de lencería desde la ficha de producto en el módulo Gobernanta.
Informar de la petición de servicio de picnic de una reserva, de manera que todos los departamentos implicados en el servicio lo puedan tener en cuenta en su operativa.
Indicar petición expresa del cliente de servicio frío
Para que los dispositivos funcionen correctamente será necesario disponer de un dispositivo llamado Raspberry Pi.
Cómo registrar una avería directamente desde la reserva, generando un parte de mantenimiento vinculado sin salir de la ficha de reserva.
Cómo registrar una avería desde el Modo Limpieza del módulo de Gobernanta, permitiendo crear un parte de mantenimiento directamente desde la vista operativa de limpieza.
Glosario Astro HMS - Conceptos Básicos
Sidetours: Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en Sidetours, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la sincronización automática de disponibilidad, precios y reservas para gestionar todo desde un único sistema y evitar sobreventas.
BookingCore: Configuración y Conexión/v18
Cómo limpiar la caché del navegador en PC, Android y iOS para asegurar el funcionamiento correcto del sistema.
Cómo modificar el estado de limpieza de una habitación directamente desde un parte de mantenimiento asociado, notificando al equipo de limpieza sin salir del parte.
Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en OpenRoom, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas o publicación de precios y tarifas.
Asociar una rueda de comedor al planificador, indicando la vigencia y evitando conflictos de fechas.
Permite emitir facturas individuales a cada huésped, distribuyendo proporcionalmente el total de la reserva (importe total / número de huéspedes).
Desde la factura, selecciona Imprimir > Factura Voxel. Se descargará el fichero XML para subirlo manualmente a la plataforma de Voxel.
Tipos de cuenta contable en Astro HMS
El sistema cuenta con un asistente de facturación de agencias, diseñado para facilitar la generación de facturas agrupadas según los criterios definidos en la configuración de cada agencia.
Cómo aplicar los gastos registrados en un parte de mantenimiento a los contratos de gestión del módulo de Villas, permitiendo repercutirlos correctamente al propietario según lo acordado.
Registrar diferencias de cobro en recepción (importe distinto al facturado)
Cómo registrar una avería desde la ficha de configuración de una habitación, creando un parte de mantenimiento sin necesidad de acceder al módulo principal.
Proceso para validar reservas, facturación y pagos, cerrar el día operativo y generar registros obligatorios.
Registrar diferencias en cobros por descuentos aplicados por el proveedor (TTOO, agencia,etc.)
Permite crear y vincular eventos de clientes desde el calendario del módulo Concierge, asociados a sus reservas y visibles en el planificador gráfico.
Permite añadir, calcular y facturar productos extra en reservas, definiendo sus fechas, precios y contactos facturables.
Visualizar los errores del archivo XML en ARCE mediante navegadores compatibles.
¿Cómo conectar SiteMinder?
¿Cómo Generar los Enlaces de Pago?
¿Cómo hacer el Parte de Registro de Llegada de Viajeros en Modo Quiosco?
Pagos vía TPV-PC Implantado
La asignación automática de habitaciones permite optimizar la ocupación del hotel distribuyendo las reservas de forma inteligente según distintos criterios de prioridad (tipología, habitación, agencia, huésped, etc.).
El sistema permite indicar valores por defecto en cualquier registro
Para crear una reclamación, necesitas acceso al módulo Sistemas de Gestión. Desde la ruta Sistemas de Gestión > Reclamaciones puedes generar un formulario donde registrar los datos clave (asunto, descripción, cliente, categoría, responsable, etc.)
El seguimiento de una reclamación se realiza actualizando su estado, registrando las acciones tomadas y asegurando que avance hasta su resolución y cierre.
Informe diario que agrupa tareas de Gobernanta por rutas, basado en reservas y actividades del día.
Cómo configurar el planificador de la rueda de comedor, definiendo las fechas de aplicación y seleccionando qué rueda se utilizará en cada periodo.
Configurar certificados SSL en el servidor para habilitar la conexión segura con Ecopaynet vía HTTPS.
Permite enviar la factura por correo electrónico directamente desde Astro HMS, adjuntando el PDF al mensaje automático y registrando el envío en el historial de la factura.
DER Touristik: Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en DER Touristik, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas.
Desde la factura validada, accede al botón Imprimir y selecciona Factura BSFactura. El sistema generará automáticamente el archivo correspondiente para su envío o carga en la plataforma BSFactura.