Caso de uso: Registro de propina mediante Cargo Habitación por el módulo de Punto de Venta
En Astro HMS, las propinas representan aquellos importes adicionales que el cliente entrega de manera voluntaria como muestra de agradecimiento por el servicio recibido. Estas propinas pueden recibirse en efectivo, cargarse a la habitación o registrarse en Banco/ Tarjeta.
El sistema de gestión hotelera debe garantizar que las propinas se traten de forma correcta y transparente, tanto a nivel operativo como contable y fiscal. En este sentido, Astro HMS dispone de un flujo de trabajo específico para el registro, control y facturación de propinas, que asegura su correcta imputación y aplicación del IVA correspondiente según la normativa vigente.
Registro de propinas como “Cargo Habitación”
Cuando una propina se registra mediante la opción Cargo Habitación, el sistema la inserta automáticamente como un cargo independiente dentro de la cuenta del huésped, diferenciándose de los cargos principales (por ejemplo, consumo en restaurante o servicios adicionales).
Esta separación es fundamental por dos motivos:
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Contabilidad y transparencia:
Permite identificar y auditar las propinas de forma clara, evitando su confusión con otros conceptos de facturación. Cada propina queda registrada como un movimiento independiente, con su descripción, importe y referencia al punto de origen. -
Tratamiento fiscal (IVA específico):
Las propinas, al igual que otros conceptos adicionales, deben llevar asociado un tipo de IVA concreto, generalmente distinto al del producto o servicio principal. El sistema aplica automáticamente el tipo de IVA configurado para las propinas, asegurando así la correcta contabilización y cumplimiento de la normativa tributaria.
Ejemplo:
- Cargo principal (restaurante): 100 € con IVA 10 %.
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Propina cargada a la habitación: 5 € con IVA 21 %.
Ambos importes quedarán registrados por separado, facilitando su control y su reflejo en los informes contables y de caja.
Procedimiento recomendado: Registro desde los Puntos de Venta
Importante:
Es esencial que las propinas se registren utilizando el método oficial de Registrar Propinas desde los Puntos de Venta (POS).
Este método permite:
- Asociar la propina directamente al ticket o venta original, garantizando trazabilidad completa.
- Evitar errores de imputación manual o cargos no vinculados a un consumo real.
- Registrar correctamente la forma de pago (efectivo, tarjeta, cargo habitación).
- Controlar las propinas a nivel de empleado, turno y terminal, permitiendo reportes detallados por usuario o punto de venta.
El registro desde los POS también asegura la integración automática con el módulo de Reservas/Recepción, de modo que si la propina se carga a la habitación, el cargo se reflejará inmediatamente en la cuenta del huésped correspondiente.
Flujo de trabajo típico
- El cliente realiza un consumo en un punto de venta (por ejemplo, en el restaurante).
- Al procesar el pago, el camarero o cajero indica el importe de la propina antes de cerrar el ticket.
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El sistema pregunta si la propina será:
- en efectivo,
- con tarjeta, o
- cargo a la habitación.
- Si se selecciona Cargo Habitación, el sistema envía automáticamente el importe de la propina al módulo de Recepción, generando un cargo adicional vinculado a la habitación del cliente.
- Dicho cargo se contabiliza con su IVA correspondiente y aparece en los informes de cierre del día y del punto de venta.
Buenas prácticas
- Utilizar siempre el método oficial de registro desde los POS.
- Configurar correctamente el IVA específico de propinas en el sistema.
- Evitar registrar propinas manualmente desde recepción o facturación salvo casos excepcionales.
- Revisar periódicamente los informes de propinas por turno o empleado para detectar posibles descuadres.
- Incluir la política de propinas del establecimiento en el manual interno o en la formación del personal de atención al cliente.