Encuentra procesos. Diseñado para equipos hoteleros.
Resultados
Explora procedimientos paso a paso con sus casos de uso.
Organiza y ejecuta mantenimiento preventivo programado, definiendo planes periódicos, generando órdenes de trabajo y registrando su ejecución para prevenir averías e incidencias.
Reúne los informes del sistema POS, incluyendo ventas por punto, producto o empleado, resúmenes de turno y reportes clave para control financiero e inventario.
Regula la emisión y envío de facturas electrónicas en formatos digitales, cumpliendo normativa local y plataformas intermediarias, incluyendo FacturaE y herramientas como Voxel o BSFactura.
Venta de servicios de uso diurno (piscina, spa, coworking, etc.) o experiencias puntuales, ya sea por canales directos o plataformas externas.
Procedimiento con reglas para gestionar e integrar Channels Managers conectados a Astro HMS, incluyendo OpenRoom, D-Edge, Siteminder y Dingus, asegurando correcta sincronización de canales.
Procedimientos para activar, conectar y mapear tarifas, tipos de habitación e inventario con gestores de canales externos integrados en Astro HMS, garantizando la correcta distribución de la oferta.
Procedimiento de gestión de activos y amortizaciones, incluyendo alta de activos fijos, cálculo y registro de amortizaciones, control de vida útil y baja del inmovilizado del hotel.
El procedimiento Usabilidad, dentro de Punto de Venta, detalla guías diarias para transacciones, apertura y cierre de turnos, descuentos, gestión de mesas y cargos a habitación.
Transferencias
El procedimiento Otros canales de comunicación gestiona atención y mensajes vía canales no tradicionales (WhatsApp, Telegram, SMS...) abarcando protocolos internos y con huéspedes dentro del proceso de Comunicación.
El procedimiento integra máquinas automáticas de efectivo que permiten pagar o cambiar moneda y se conectan a puntos de venta para registrar cobros y cierres seguros.
La legislación obliga a los hoteles, según el RD 487/2022, a implantar planes de prevención y control de la Legionella en sus instalaciones de riesgo (agua, spas, piscinas, climatización), con mantenimiento, análisis y registros periódicos para garantizar la seguridad sanitaria de los huéspedes.
El procedimiento Préstamos gestiona el registro y seguimiento contable de préstamos, incluyendo recepción, pago de intereses y devolución del principal dentro de Contabilidad.
Gestiona incidencias y averías inesperadas desde la notificación hasta el cierre, incluyendo asignación de tareas, seguimiento de reparaciones, registro de costes y control de habitaciones fuera de servicio.
Permite analizar el rendimiento del hotel mediante datos organizados, configurando períodos, consultando métricas clave y generando informes que apoyan la toma de decisiones estratégicas.
Permite crear y configurar empresas en el sistema, registrando datos necesarios para su correcto funcionamiento y actualizando información existente de forma rápida y segura.
Extras
Procedimiento para integrar cerraduras electrónicas al PMS, gestionando codificación de llaves, asignación de accesos y auditoría de aperturas, con configuración de proveedores como Onity, Omnitec y Tesa.
El procedimiento Reservas de Calendario gestiona reservas de actividades, servicios o espacios con agenda, asegurando registro correcto, evitando duplicidades y garantizando comunicación con huéspedes y proveedores.
Gestiona la elaboración de informes contables y financieros, incluyendo balance, cuenta de pérdidas y ganancias, libro mayor y sumas y saldos, a partir de los registros contables.
El procedimiento de Reclutamiento gestiona necesidades de personal, publicación de ofertas, filtrado de candidaturas, entrevistas y selección dentro del proceso de Recursos Humanos.
Supervisa, planifica y controla la calidad de la limpieza, gestionando planes, tareas y órdenes de limpieza, generadas manual o automáticamente según políticas y criterios del departamento.
Configura encuestas internas y externas para recopilar y analizar datos sobre estancias, preferencias de huéspedes, mercado y funcionamiento interno de los departamentos.
Registro y validación de facturas de proveedores para asegurar su correcta imputación contable y programación de pagos en el sistema Astro HMS.
Configuración de las fuentes de datos, los permisos de acceso y las reglas de consolidación para la correcta operación del módulo de Informes.
Dispositivo de asistencia
Usabilidad
Valet
El procedimiento Tarjetas de crédito establece protocolos de seguridad para manejo, almacenamiento y transmisión de datos.
El procedimiento Productos gestiona alta, modificación y fichas de artículos, codificación, descripción, unidad, categorización y costes de productos dentro del proceso de Aprovisionamiento.
El procedimiento Orden del vigilante nocturno define la secuencia de acciones para cierre y auditoría en PMS, incluyendo validación de cargos, pagos, tarifas e informes.
El procedimiento de Mantenimiento en Astro HMS corresponde al módulo del departamento de servicios técnicos y está diseñado para gestionar de forma integral las incidencias, tareas preventivas y correctivas en el hotel.
El procedimiento OTA's y TTOO gestiona reglas y conexiones del Channel Manager con plataformas como Expedia, Booking, TUI o Hotelbeds, integraciones en constante actualización.
Configuración necesaria para el correcto uso del Channel Manager y los canales conectados.
Recopila y define los conceptos clave de gestión de inventario, almacenes y control de stock en Astro HMS, facilitando su comprensión y uso diario en el establecimiento.
El procedimiento Nóminas registra contablemente salarios, retenciones y seguros sociales del personal, imputándolos a centros de coste según normativa laboral y fiscal.
Integra terminales de autoservicio para que huéspedes realicen check-in y obtengan llaves sin recepción, conectadas y sincronizadas con Astro HMS para gestionar habitaciones y accesos.
Garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos solicitando siempre el consentimiento explícito, preservando la confidencialidad de la información del huésped, gestionando sus derechos de acceso, rectificación o eliminación, y manteniendo actualizadas las políticas de privacidad y los contratos con terceros.
Método orientado a ventas por teléfono o correo electrónico (Mail Order / Telephone Order). Permite introducir manualmente los datos de la tarjeta del cliente en una interfaz segura, cumpliendo con los requisitos de PCI DSS.
El procedimiento Turismo asegura cumplimiento legal turístico, gestión de licencias, categorización del establecimiento y provisión de información obligatoria al huésped.
El procedimiento Sistemas de Gestión abarca implementación, mantenimiento y auditoría de sistemas de calidad, incluyendo manuales, control documental, no conformidades, acciones correctivas y auditorías internas.
El procedimiento Pre Check-in permite a huéspedes completar trámites online antes de la llegada, reduciendo carga de recepción y mejorando la experiencia mediante el Portal del Huésped.
El procedimiento IoT integra dispositivos y hardware auxiliares en la operativa del hotel, incluyendo configuración y casos de uso de miniordenadores como Raspberry Pi.
Es una integración con terminal físico (pin pad) que permite iniciar transacciones desde el software y procesar pagos presenciales en TPV.
SILOE es la herramienta oficial para que los hoteles comuniquen a Sanidad los controles y la calidad del agua de sus piscinas, garantizando el cumplimiento legal y la seguridad de los usuarios.
El SII obliga a ciertas empresas a enviar electrónicamente a la AEAT los registros de facturación en tiempo casi real, generalmente dentro de 4 días hábiles.
El procedimiento Plan del vigilante nocturno organiza actividades del turno, incluyendo rondas, comprobaciones, tareas administrativas, auditoría nocturna y cierres de caja antes del amanecer.
El procedimiento Personalización del Portal configura imagen, contenido y opciones del Portal del Huésped, adaptándolo a la marca y estrategia del hotel para mejorar la experiencia y eficiencia.
Define la configuración y gestión del motor de reservas online integrado en la web, incluyendo actualización de contenidos y conexión con herramientas externas para potenciar ventas directas.
Define protocolos para instalar y usar lectores de documentos de identidad, integrando dispositivos de varios proveedores para agilizar registros y cumplir normativa de seguridad.
Procedimiento para crear, registrar, modificar y validar asientos contables del hotel, siguiendo la partida doble e incluyendo asientos manuales de ajuste o cierre.
El procedimiento Plan Contable define la estructura, codificación, jerarquía y naturaleza de cuentas, incluyendo alta, modificación y mapeo, asegurando cumplimiento legal y reflejo económico.
El procedimiento VERI*FACTU garantiza integridad e inviolabilidad de facturas mediante, entre otros, QR único y hash encadenado, evitando manipulaciones en la facturación.
Agrupa los informes del módulo de limpieza, incluyendo gestión de lencería y control de precios y costes, para optimizar operaciones y supervisar recursos en el área de Housekeeping.
Canal directo a través del sitio web del Hotel o Cadena, clave para captar reservas sin comisiones y con control total sobre la oferta, promociones y disponibilidad.
Gestiona la integración de motores de reservas externos con Astro HMS, permitiendo intercambio de datos y optimización de ventas.
El Canal de Denuncias en hoteles es un sistema seguro y confidencial para que empleados, clientes o proveedores informen sobre fraudes, incumplimientos legales o riesgos sanitarios, garantizando protección al denunciante y transparencia en la gestión.
Procedimiento de contabilidad analítica que distribuye ingresos y gastos por áreas, productos o centros de coste, permitiendo analizar la rentabilidad interna con detalle.
Presentaciones fiscales autonómicas obligatorias ante la Agencia Tributaria Canaria.
Gestiona la configuración, instalación y compatibilidad de impresoras de tickets, facturas o comandas en los puntos de venta, integradas con el módulo POS de Astro HMS.
Agrupa los informes del módulo de Comedor, incluyendo previsión de comensales y análisis operativo y financiero, para optimizar la gestión de servicios y recursos.
Gestiona el uso del módulo de gobernanta en modo limpieza, facilitando al personal la organización y ejecución de tareas diarias asignadas por el responsable.
Gestiona el cálculo, comunicación, declaración y archivo de la tasa turística según tipo de establecimiento, régimen y noches, cumpliendo normativa local y registro de justificantes.
Regula la operativa en el acceso al comedor, verificando identidad y régimen del huésped manual o automáticamente para controlar de forma ágil el consumo.
Define la gestión y contabilización de modelos fiscales ante la AEAT u otros organismos, y los procedimientos para preparar auditorías, organizar documentación y atender requerimientos contables.
Establece estrategias de mejora de alojamiento como upgrade sin coste, upselling con aumento de facturación y cross-selling de servicios adicionales para incrementar ingresos y satisfacción.
Define la recogida, revisión y envío de datos de ocupación, clientes y estancias para la Encuesta de Ocupación Hotelera, asegurando periodicidad y formato exigido por el INE.
Gestiona la comercialización de grupos, incluyendo propuestas, tarifas negociadas y seguimiento, estableciendo condiciones contractuales y de pago para reservas de gran volumen.
Gestiona la fijación y ajuste dinámico de precios mediante Revenue Management, buscando maximizar ingresos, optimizar ocupación y mejorar la rentabilidad del establecimiento.
Gestión integral de acuerdos con agencias y canales, incluyendo tarifas, ofertas, inventario y restricciones, optimizando cupos, disponibilidad, condiciones y estrategias de Revenue Management.
Atención personalizada vía telefónica o email, especialmente eficaz para segmentos como familias, estancias largas o clientes frecuentes que requieren asesoramiento.
Define métodos y dispositivos para capturar firmas electrónicas o digitales de huéspedes, incluyendo integración en quioscos del PMS para firmar directamente en recepción.
Gestiona la transformación de materias primas en productos finales, registrando producción interna, controlando stock y realizando relevés para detectar mermas o desviaciones en cocina.
Define, tarifica y gestiona la venta de servicios y productos extras, asegurando su correcta carga en la cuenta del huésped para facturación por canales directos o externos.
Guía de funcionalidades secundarias: herramientas de gestión de datos (importación, exportación, limpieza), diagnóstico y copias de seguridad.
El procedimiento gestiona la transmisión automática de datos de huéspedes a SES.Hospedajes u otros sistemas, controlando partes viajeros, campos obligatorios y auditoría de registros.
El procedimiento Otros Acuerdos gestiona acuerdos comerciales o de servicio especiales con entidades externas, como contratos de limpieza u otros, dentro del proceso de Catálogo.
Registra pagos parciales de huéspedes antes de la salida, gestionando anticipos, aplicándolos a la reserva, actualizando saldos y emitiendo justificantes o recibos.
Integra terminales de punto de venta para gestionar cobros con tarjeta, configurando los datáfonos y asegurando el registro automático en facturas y cuentas de huéspedes en Astro HMS.
Procedimiento para gestionar cancelaciones y no shows, registrando solicitudes, aplicando políticas de reembolso o penalización y notificando a áreas y proveedores correspondientes.
Procedimiento que define conceptos y casuísticas del módulo de Contactos, incluyendo configuración de base de datos de huéspedes, proveedores y contactos comerciales, tipologías, fidelización y datos fiscales.
Verifica y consolida diariamente facturación, cargos, ingresos, cobros y estado de habitaciones, asegurando que toda la información esté correcta para el inicio del siguiente día operativo.
El procedimiento de Riesgo Financiero controla y minimiza pérdidas por impagos, cancelaciones sin cobertura o comportamientos financieros inadecuados de clientes y agencias.
Gestiona la información y el ciclo de vida del empleado, incluyendo expedientes, cambios de puesto, evaluaciones, desvinculación y planificación de formación continua.
Gestiona la edición, actualización y mantenimiento de contenidos web del hotel, incluyendo textos, imágenes y bloques, así como la creación y modificación de landings existentes o nuevas.
Gestiona la creación y uso de diarios contables, registrando y clasificando asientos por tipo de operación como ventas, compras, caja o bancos para control contable.
Gestiona depósitos de fianza retenidos a huéspedes por alojamiento, servicios o daños, asegurando resguardo de intereses del hotel y devolución o facturación según corresponda.
La Gestión de Huéspedes abarca el registro, seguimiento y control de clientes, incluyendo historial, preferencias y clasificación (repetidores o no gratos), para personalizar la experiencia y garantizar un servicio de calidad.
Procedimiento que consiste en la gestión de la oferta de productos y tarifas a través de la red de comercialización interna del grupo.
Configura parámetros fiscales y administrativos del módulo de facturación, incluyendo series, impuestos, formatos y vencimientos, e incluye glosario y conceptos básicos del módulo.
El procedimiento Tesorería: pagos gestiona la ejecución de pagos a proveedores, incluyendo órdenes, cheques, pagarés, autorización, registro y control contable de las transacciones.
El procedimiento Punto de Venta configura terminales POS, productos, familias de artículos e impresoras de tickets dentro del proceso de Configuración y Ajustes.
Revisa la disponibilidad y estado de las habitaciones, verificando limpieza, mantenimiento y bloqueos, para asegurar asignaciones correctas y habitaciones listas a tiempo.
Canal estratégico de email para fidelizar, promocionar y recuperar clientes con comunicaciones segmentadas.
El procedimiento “Pedidos y Compras” dentro del proceso “Gastos” en Astro HMS controla la adquisición de bienes y servicios, desde la solicitud hasta la recepción y validación de facturas, garantizando trazabilidad, control presupuestario y correcta imputación contable.
Gestiona la facturación estándar a huéspedes, incluyendo cargos de alojamiento y extras, anticipos por pagos adelantados y facturación de daypass para clientes sin pernoctación.
Define estrategias de marketing y comunicación para fidelización, encuestas, newsletters o promociones, gestionando envíos y recopilación de información antes, durante o después de la estancia.
Flujos y herramientas que aseguran comunicación documentada entre departamentos, integrando módulos para transmitir solicitudes, compartir datos y garantizar trazabilidad sin pérdida de información.
Distribución automatizada de tarifas e inventario en plataformas como Booking.com, Expedia o Airbnb, garantizando presencia en múltiples escaparates digitales.
El procedimiento de Facturación Manual consiste en la generación de facturas no relacionadas con reservas.
Utiliza inteligencia artificial para generar, traducir y personalizar respuestas por correo, optimizando la comunicación de ventas y también gestionando reservas confirmadas o en pre-reserva desde el Channel Manager.
El proceso de Gestión de Reservas controla la creación, modificación y cancelación de reservas, optimizando disponibilidad y tarifas para garantizar ocupación, rentabilidad y una experiencia fluida al huésped.
Procedimiento para gestionar el conocimiento: documenta y difunde estándares y SOPs, planifica formación en calidad y establece sistema para compartir mejores prácticas y lecciones aprendidas.
Recopila definiciones y conceptos del módulo de Gobernanta, incluyendo ajustes y personalización de tareas de limpieza, tiempos estándar por habitación y configuración de reportes de personal.
Gestiona la facturación de grupos, incluyendo servicios agrupados, facturas divididas y anticipos, consolidando cargos de habitaciones y extras para reservas colectivas.
Gestiona y utiliza cuentas contables para clasificar y registrar transacciones, incluyendo cuentas por defecto, mapeo de productos a ingresos y vinculación de clientes y proveedores en el sistema.
Procedimiento administrativo para formalizar la relación laboral: generación de contratos, altas en seguridad social, registro de datos del empleado y control de documentación legal asociada.
El Check-in es el registro de la llegada del huésped: se verifica su identidad y reserva, se asigna la habitación y se actualiza el estado a 'En curso'.
Procedimiento técnico para vincular y parametrizar los contratos previamente creados y la agencia en el sistema.
Procedimiento para registrar y conciliar pagos de facturas emitidas, gestionando cobros parciales o totales y asegurando la correcta liquidación de saldos pendientes.
Modelo de mejora continua PDCA de Deming para optimizar procesos y resultados, reduciendo errores y aumentando calidad mediante planificación, implementación, verificación y ajuste sistemático.
Permite registrar movimientos de inventario derivados de compras registradas como gastos, asegurando control logístico y trazabilidad.
Procedimiento de salida del huésped que cierra administrativamente la estancia, verificando cargos, procesando cobros, liquidando garantías y emitiendo la factura final.
Procedimientos para emitir facturas a AA.VV. y TT.OO., gestionando comisiones, tarifas, reservas, pagos y asegurando cumplimiento de contratos, políticas de cancelación y condiciones comerciales.
Procedimiento de auditoría contable para revisar y verificar estados financieros, organizando documentación, comprobando registros y cumpliendo normativa mediante auditorías internas y externas.
Procedimiento de asignación de habitaciones que equilibra preferencias del huésped, eficiencia operativa y necesidades especiales, permitiendo automatización o ajustes manuales según reglas internas.
Procedimiento para gestionar pagos anticipados de reservas, incluyendo solicitud, cobro, registro, emisión de documento fiscal y devolución parcial o total del anticipo.
Procedimiento para mapear tipos de habitación y tarifas del PMS con plataformas externas, gestionando precios, inventario, apertura y cierre de ventas, y verificando su correcta visualización en los canales.
Presentaciones fiscales autonómicas obligatorias ante la Agencia Tributaria de Illes Balears.
Procedimiento para implementar y supervisar el sistema APPCC, controlando seguridad alimentaria, identificando peligros, estableciendo PCC y realizando vigilancia, verificación y registro continuo.
Presentaciones fiscales obligatorias (IVA, IRPF, Sociedades, retenciones, etc.) que la empresa debe entregar a Hacienda para cumplir con la normativa tributaria.
Procedimiento para controlar jornada y asistencia de empleados, registrando fichajes, permisos, vacaciones, bajas y calculando horas trabajadas para la correcta liquidación de nóminas.
Este protocolo establece un canal de denuncias confidencial gestionado por un instructor imparcial para investigar conductas contrarias al código ético. El proceso garantiza la presunción de inocencia, la protección activa del denunciante frente a represalias y la aplicación de medidas correctivas o disciplinarias, asegurando siempre el cumplimiento legal y la integridad del entorno laboral.
Este procedimiento centraliza el repositorio de conocimiento técnico y operativo de Astro HMS, proporcionando guías estandarizadas para la gestión diaria del hotel (reservas, facturación y gobernanza). Documenta desde la configuración técnica e integración con periféricos hasta los protocolos de contingencia y el histórico de actualizaciones, garantizando que el personal disponga de manuales actualizados para optimizar el uso de la plataforma y resolver incidencias de forma autónoma.
Este procedimiento define el ciclo de vida de los tickets de soporte dentro de Astro Hotel, desde el reporte inicial hasta su cierre definitivo. Documenta los canales de entrada (teléfono, email o chat), la categorización por niveles de criticidad (bajo, medio, alto, crítico) y los tiempos de respuesta comprometidos (SLA) según el contrato del cliente. Su objetivo es asegurar la trazabilidad de cada incidencia, registrando las soluciones aplicadas para alimentar la base de conocimiento y optimizar la resolución de futuros errores técnicos o funcionales en el HMS.
Gestiona la interoperabilidad técnica entre Mantenimiento y áreas como Pisos, Cocina o Recepción. Centraliza la recepción de partes de avería y el soporte en eventos (MICE), priorizando las reparaciones en habitaciones bloqueadas para minimizar el impacto en la experiencia del huésped y agilizar la puesta a punto de las instalaciones.
Este procedimiento gestiona la interconexión y despliegue de dispositivos físicos con el sistema. Se encarga de la configuración de periféricos (impresoras, lectores) y la integración de sensores IoT, optimizando la comunicación entre el hardware y el software hotelero.
Configura la transformación de insumos en productos fabricados mediante la definición de escandallos y la gestión de órdenes de buffet. Este procedimiento automatiza el control de consumos y regulariza el stock tras cada ciclo de producción masiva o individual.
Este procedimiento define y documenta los marcos temporales de atención al cliente del ecosistema Astro Hotel. Su objetivo es asegurar que la disponibilidad del soporte y los servicios técnicos estén alineados con los niveles de servicio (SLA) estipulados en cada tipo de contrato.
Este procedimiento documenta los estándares de seguridad para el cumplimiento de la normativa PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) dentro de Astro HMS. Define los protocolos de tokenización y encriptación de datos de tarjetas bancarias, restringiendo el acceso a información sensible y asegurando que ninguna numeración completa (PAN) sea visible o almacenada sin cifrar. Su objetivo es mitigar riesgos de fraude, estableciendo auditorías periódicas y controles de acceso estrictos que garantizan que el tratamiento de cobros en el hotel cumple con los requisitos legales de las redes de pago internacionales.
Coordina la comunicación y operatividad de Pisos con departamentos como Servicio Técnico, Lavandería y Recepción. Documenta el flujo de reporte de averías, gestión de objetos perdidos y reposición de servicios especiales (minibar o amenities), asegurando que la Gobernanta centralice la puesta a punto integral de la habitación según los estándares de cada área.
Visualiza en tiempo real la afluencia de comensales y el registro de entradas en servicios de tipo buffet. Sincroniza la producción de cocina con el ritmo de sala, permitiendo al personal anticipar la reposición de bandejas y ajustar las cantidades elaboradas según el volumen de clientes detectado en el comedor.
Procedimiento del módulo de Ajustes que define estructura organizativa y permisos, gestionando usuarios, empresas y marcas o establecimientos dentro del sistema.
La Revisión y Control Periódico de la Disponibilidad del Hotel es el proceso de verificar con informes y listados que la ocupación, reservas y bloqueos estén actualizados, asegurando una disponibilidad real y coherente en todos los canales para evitar sobreventas y optimizar la gestión comercial.
Define el flujo para corregir o ajustar documentos fiscales, mediante rectificativas o modificaciones de datos y cargos antes o después de su emisión.
Documenta casos de uso y operativa de integraciones contables entre Astro HMS y sistemas externos, asegurando registro, validación y sincronización correcta de la información financiera.
Este módulo digitaliza el control de presencia mediante la configuración de marcajes, turnos y márgenes de cortesía, sustituyendo la gestión de limpieza por la supervisión de tiempos efectivos y puntualidad para generar reportes automáticos de incidencias y horas extra.
Optimizar la distribución del personal y garantizar que los empleados tengan acceso en tiempo real a sus cuadrantes de trabajo.
Gestiona la creación, modificación y confirmación de reservas, tanto directas como procedentes de canales conectados, garantizando el control de la ocupación, la correcta aplicación de tarifas y la trazabilidad de todas las operaciones comerciales.
El procedimiento PMS, en Configuración y Ajustes, define conceptos y guía la configuración base del sistema, incluyendo habitaciones, tipos, ocupación y tarifas.
Gestiona solicitudes, deseos y quejas de huéspedes, asegurando registro, asignación y seguimiento, incluyendo preferencias, peticiones, reclamaciones, logística de camas, limpieza y resolución de incidencias en habitaciones.