Caso de uso: Cómo hacer el cierre de caja
El cierre de caja es el procedimiento mediante el cual se realiza el arqueo de los ingresos e ingresos de la caja, asegurando que todos los cobros y pagos estén registrados correctamente.
A continuación, te explicamos el proceso detallado para realizar el cierre de caja, con y sin arqueo de caja.
Punto de venta > seleccionamos el PdV con el que queremos trabajar / cerrar.
Se pueden dar 2 escenarios. Cierre de caja sin que se tenga que hacer arqueo de caja o cuando si hay que realizar ese arqueo.
Antes de explicar cualquier procedimiento hay que tener en cuenta ciertos puntos:
- Si hay que configurar algo o modificar información de la configuración de la TPV:
1. Se hace con la TPV cerrada
2. El usuario que vaya a configurar debe haber sido configurado previamente dentro de Ajustes > usuarios > Crear usuario.
- Además hay que diferenciar que dentro de los empleados, cualquiera y mientras esté creado puede acceder a abrir la caja, sólo el que tenga derechos configurados podrá cerrar.
- No es obligatorio tener un código pin de acceso, es voluntario y según política de la compañía.
1. Cierre de caja sin arqueo de caja
Si no se tiene configurado un arqueo de caja, el proceso de cierre es más sencillo:
- Dirígete a la sección de Punto de Venta.
- Cuando la caja esté abierta, encontrarás un botón de "cerrar" en el apartado de cierre de la caja.
- Al hacer clic en CERRAR, el sistema te llevará a una pantalla donde deberás confirmar el cierre de la caja.
Confirmación y validación
En esta pantalla podrás ver todos los datos registrados al realizar el cierre, como:
- Nombre de usuario que realiza el cierre.
- Caja que se está cerrando.
- Fecha y hora del cierre.
Además, se registrarán los detalles de las facturas simplificadas y los pagos realizados.
Una vez que hayas verificado los cobros y hecho el recuento de caja, haz clic en el botón Validar cierre y Contabilizar asientos.
El sistema te notificará si tienes tickets pendientes de cobro, y/o en borrador (estos últimos los puedes eliminar)
Deberás registrar los pagos correspondientes antes de poder cerrar la caja.
2. Cierre de caja con arqueo de caja
Si tienes configurado el arqueo de caja, el proceso es ligeramente más complejo, ya que es necesario cuadrar el efectivo presente en la caja:
Pasos para el cierre con arqueo:
- Accede a la ruta: Punto de Venta > Tablero > Cerrar.
- Se abrirá la misma pantalla que la utilizada para la apertura de caja. En este caso, deberás cuadrar el efectivo que se encuentra en la caja antes de proceder con el cierre.
- Entrada/Salida de efectivo: Este botón te permite añadir o retirar dinero de la caja.
- Asegúrate de añadir un motivo para cada transacción.
- Los ingresos se deben registrar en positivo y los egresos en negativo.
3. Establecer cierre de caja: Una vez añadido o retirado el dinero, haz clic en el botón para realizar el recuento final. Se abrirá una pestaña de recuento similar a la que se utiliza al abrir la caja.
¡OJO! Excepción: Si desde la interfaz de la caja registradora (PoS) la sesión de la TPV queda cómo en la foto siguiente = Con el botón de control de cierre activo y visible.
Solución: Desde la opción de Backend se procede al cierre del Punto de Venta.
Validación del cierre
Una vez completado el recuento y registrado el dinero, el sistema hará el cálculo automáticamente. La diferencia entre lo que se espera y lo que se encuentra en la caja debe ser 0, aunque esto puede variar según la configuración del Punto de Venta (PdV).
- Si la diferencia está dentro del rango configurado, podrás utilizar el botón Validar cierre y Contabilizar asientos en la parte superior para confirmar el cierre.
- Al validar, el sistema generará los asientos contables correspondientes.
3. Comprobaciones antes del cierre
Antes de realizar el cierre, es importante verificar que los cobros y pagos se han registrado correctamente. Para ello, puedes utilizar dos botones ubicados en la parte superior derecha de la pantalla de cierre de caja:
- Pedidos: Aquí podrás revisar todos los tickets generados durante la sesión de caja.
- Pagos: Aquí se muestran todos los pagos realizados, organizados por métodos de pago (efectivo, tarjeta, etc.).
De esta manera, podrás identificar posibles errores, como un descuadre en el método de pago registrado por error.
Importante: Para cerrar caja tiene que ser un usuario con derechos configurados, bastará uno de los empleados.
Importante 2 : Para la configuración de este usuario con derecho se accede desde el modulo de Empleados > seleccionamos el departamento > Seleccionamos el empleados con derechos > Ajustes > Estado > Usuario relacionado ( es un usuario verificado por Odoo, es decir está asociado a un usuario creado desde configuración)