Caso de uso: Configuración y/o modificación de habitaciones
Este Caso de Uso describe el proceso completo para crear y configurar habitaciones en el módulo PMS. En este documento indicaremos el como crear habitaciones físicas que tenga el Hotel.
Incluye la definición de habitaciones físicas, su asociación con localizaciones, asignación de características, estructuras, housekeeping, y gestión de estados como “fuera de inventario” o “fuera de servicio”.
PMS > Configuración > Habitaciones
Nosotros tenemos dos conceptos muy parecidos que pueden cargar a confusión pero van juntos:
- Habitaciones y localización física.
- Sin Localización Física es imposible crear habitaciones.
Aquí tenemos que indicar:
- Nombre: Es el nombre que se le asigna a la habitación. Puede ser campo de texto o numérico.
- Marca: Aquí asignamos el Hotel al que pertenece esta habitación.
- Compañía: La compañía del Hotel.
- Secuencia: Para ordenar las habitaciones, y poder llevar un orden.
- Localización: La localización física de la misma.
- EPC: Código electrónico para diferentes funcionalidades.
- Accesibilidad para sillas de ruedas: Para activar o desactivar.
Características de las Habitaciones
Estas son las características que le damos a nuestra habitación.
Además contamos con un campo de notas por si queremos dejar algo anotas. Solo afecta a nivel interno.
Se pueden añadir cuentas creas necesarias.
Si tienes dudas de que son las categorías y cómo configurarlas revíselo en el apartado de las categorías dentro del apartado del PMS.
Habitaciones Auxiliares entre Marcas
Por defecto, no podemos asignar habitaciones que no sean de la misma marca que asignamos en la reserva.
Tenemos la posibilidad de compartir las habitaciones entre Marcas.
Para ello tendremos que activar el Check en la configuración de la Habitación de ¿Puede utilizarse como habitación auxiliar entre marcas?.
Cuando activemos este check, lo que hará es poder asignar esta habitación (la que lo hemos activado) entre las reservas de cualquier marca dentro de nuestro sistema.
Importante: tener en cuenta que no podemos marcar compartir con "X" marca sino que compartiremos con todas las marcas.
Configuración Usuarios
Recuerda configurar los usuarios para que tengan acceso a las marcas que necesiten.
Todos los usuarios que necesiten ver las reservas asignadas a habitaciones de otras marcas, deben tener tanto a la marca de la habitación como la de la reserva.
De esta manera podrán gestionar todas las reservas y lo verán en las diferentes pantallas como el Listado de Reservas, Scheduler, etc.
Importante: ¡Si indicamos 0 en este campo, el número de reservas que puedes indicar en una misma habitación para una misma habitación es infinito!
Bloque (Edificio)
Si nuestro Hotel cuenta con una estructura separada en Bloques o Edificios, recomendamos identificarlos y asignarlos a la habitaciones. Identificar los Bloques y indicarlo en las habitaciones nos puede servir para:
- Mejor control de inventario de habitación/bloque.
- Mejor precisión en la asignación automática de habitaciones.
- Ayuda en la asignación de habitación por parte de los responsables.
- Ayuda en la indicación de dirección en los envíos de comunicaciones.
Si contamos con los Bloques creados se nos habrán creado unas ubicaciones. Recomendamos:
- Cambiar el nombre a las ubicaciones para una fácil identificación.
- Crear sub ubicación de Habitaciones y de Zonas Comunes.
¿Cómo crear un Edificio?
Desde la misma habitación.
Pulsamos sobre el botón de crear y editar e indicamos un "código corto"
Cuando lo tengamos creado, esto nos creará:
- Ficha de Contacto (donde podremos indicar la dirección)
- Almacén (Módulo de Inventario) con el nombre del edificio.
- Ubicación (Módulo de Inventario) con el "Código Corto/Stock". Recomendamos editar y cambiar el nombre de Stock por el del Edificio.
Si contamos con este estructura recomendamos:
- Crear un ubicación llamada Habitaciones "hija de" la ubicación del bloque. Aquí colgarán todas las ubicaciones de las habitaciones.
- Crear un ubicación llamada Zonas Comunes "hija de" la ubicación del bloque. Aquí colgarán todas las "zonas comunes" que necesitemos para el módulo de gobernanta.
Localización Física de Habitaciones
La localización física nos ayuda a nosotros para:
- Poder inventariar los objetos con los que cuenta en una habitación.
- Ciertos procesos de Gobernanta.
Para poder agilizar y facilitar este proceso es obligatorio siempre asignar una localización física a una habitación.
A la hora de crear lo que recomendamos para facilitar este procesos es ir creando localizaciones físicas a la vez que creas la habitación y asignarle un nombre parecido a la habitación que creamos.
El proceso de creación lo podremos realizar con el accionable del desplegable Crear y Editar
El proceso de crear es tan fácil como:
- Asignarle el nombre que se quiere o que recomendamos.
- Asignar siempre la localización padre, en este caso siempre será **Localización Física** o en caso de tener Bloques (edificios) creados este, por eso es recomendable personalizar un nombre.
- Añadir en Tipo de Localización: Localización Interna
- Y asignar la compañía a la que pertenece el Hotel.
- Tipo de Localización de Gobernanta: Habitación.
En caso de quererlo o necesitarlo podemos añadir notas.
Para luego modificar estas, es tan fácil como, pulsar el botón para que nos salte la ventana de la localización física y editarla desde ahí.
Instituto Nacional de Estadística
Aquí indicaremos los datos para el envío al Instituto Nacional de Estadística.
Asignaremos los Tipos de Habitación y PAX de la habitación.
Housekeeping
Aquí relacionamos la habitación con el módulo de Housekeeping.
Podremos asignar el estado inicial en el que se encuentra la habitación y junto al módulo de Housekeeping podrá ir variando según lo que indique el departamento de limpieza.
Se nos quedará siempre registrado en que momento se realizó el ultimo cambio de estado.
Secuencia de limpieza
Esta secuencia nos servirá para ordenar las tareas de limpieza que se irán generando de esta habitación.
Estructura
Aquí asignaremos la estructura que tendrá la habitación.
Es decir, asignaremos todos los cambios que pueda sufrir esta a lo largo del tiempo. Asignando fechas de incio y fin para la estructura que indicamos.
Asignaremos elementos como:
- Tipo de Habitación.
- Camas con las que cuenta esta habitación.
- Y notas para la hora de siempre tener registrado, porque se realizó dicho cambio.
El tipo de Habitación podrás ver como se crean en el apartado correspondiente dentro de la Configuración del PMS.
Tipos de camas asignados a esta habitación
Aquí esta el ejemplo del porqué es importante siempre la Localización Física, junto a esto y asignando siempre las camas, podremos llevar el inventariado de las camas y las posibles diferentes tipos de camas que tiene esta habitación.
Además nos podrá servir por si alguna acción de la gobernanta puede variar dependiendo el tipo de cama que tenga la habitación.
Es importante siempre, en el momento que se haga un cambio tener esta información actualizada.
Crear los Tipos de Camas
En caso de necesidad de creación de Tipos de camas, lo podremos hacer desde la opción de Crear y Editar o desplazarnos en la configuración, en el menú principal, la opción de Tipos de camas.
Es tan fácil como asignar un nombre que nos aparecerá en el desplegable luego y un código, que lo utilizaremos internamente para el referenciado interno de la herramienta.
Fuera de Inventario / Fuera de Servicio
Fuera de inventario
Los períodos de cierre es muy parecido al periodo de cierre que indicamos en el establecimiento o marca.
Lo utilizaremos para indicar en qué momentos esta habitación está cerrada y no la podemos usar. Esto disminuirá el cálculo para el inventario del Hotel.
Contamos con las casillas de:
- Inicio y Fin: Aquí indicaremos el inicio y el ultimo día de fin del periodo de cierre que indicamos.
- Noches: Esto se nos calculará automáticamente al indicar fechas de inicio y fin, dándonos la suma total de noches que esta habitación permanecerá cerrada.
- Notas: Para aclaraciones futuras de el porque está habitación se cerró en el momento que indicamos.
Este apartado siempre prevalece los periodos de cierre que indicamos en el establecimiento, es decir, primero miramos que periodos de cierre tenemos indicado en el Hotel y después si en este periodo alguna habitación tiene algún periodo de cierre.
Nos será muy útil para casos como reforma de x habitaciones o querer cerrar temporalmente por algún motivo alguna habitación.
Desde el módulo de Servicio Técnicos, en caso de necesidad podrá indicar y añadir períodos de cierre para impedir la venta de la misma.
Fuera de servicio
Un periodo de bloqueo es donde marcas que esta habitación no se puede asignar a una reserva pero sigue contando para los listados a nivel estadística. Esa es la diferencia entre periodo de cierre y periodo de bloqueo.
Aquí podrás ver una lista de todos los periodo de bloqueo que se han ido haciendo por habitación, además de crear desde aquí si te interesa.
¿Cómo indicar Periodos fuera de servicio?
Se puede realizar desde:
- PMS Astro > Informes > Estados de Habitación
- PMS > Configuración > Habitaciones
- Gobernanta > Estado de Habitaciones
Si queremos indicar un bloqueo, contaremos con un botón para realizar dicha acción.
¿Cuál es la diferencia entre marcar el fuera de servicio de una Habitación y fuera de inventario de un Habitación?
En los dos casos no nos permite asignar reservas a las fechas que hemos marcado
La gran diferencia entre bloquear y cerrar es que si,
- Bloqueando la habitación para los inventarios de habitación sigue contando.
- Cerrando la habitación, en el inventario de las habitaciones no contará.
El bloqueo se realiza desde el informe de estado de la habitación.