Caso de uso: Cómo asignar automáticamente habitaciones
La asignación automática de habitaciones permite optimizar la ocupación del hotel distribuyendo las reservas de forma inteligente según distintos criterios de prioridad (tipología, habitación, agencia, huésped, etc.).
Pesos y Prioridades en la Asignación Automática
El sistema permite establecer pesos o valores de preferencia que determinan el orden de asignación automática.
Estos pesos pueden configurarse según distintos criterios:
- Channel Manager
- PMS (varias rutas para poder asignar de manera automática)
- Tipología de Habitación
- Habitación (física)
- Contactos Agencia
- Contactos Huésped
- Estrategia
El orden de prioridad entre estos criterios (qué factor se evalúa primero y cuál después) puede configurarse desde el módulo de Estrategia, permitiendo adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada establecimiento.
En asignación automática, funciona a través de la optimización de huecos: Esta función mejora la distribución de reservas para optimizar el uso de las habitaciones.
Importante:HAY QUE TENER EN CUENTA QUE CADA NOCHE EL SISTEMA REGENERA Y NO REALIZARÁ MODIFICACIONES 7 DÍAS PREVIOS A LA ENTRADA DE ESTA RESERVA, Porque optimiza cada noche; según priorización y categorización de las reservas que han entrado.
1. PMS
Tenemos varias rutas (maneras) de ejecutar la asignación automática.
- PMS > Operaciones > Asignación automática de habitaciones :
- Desde cada una de las reservas, activar la opción.
2. Channel Manager
Desde el Channel Manager, en proveedor, Tenemos la opción de cuándo se descarguen las reservas de manera automática se asignen, también automáticamente (activar la opción).
Debemos seleccionar el proveedor al que vamos activar la opción.
3. Tipología de Habitación
PMS > Configuración > Tipos de habitación
En cada tipo de habitación, encontrarás el campo Secuencia, donde se define el orden de preferencia.
Cuanto mayor sea el número, mayor prioridad tendrá ese tipo de habitación en la asignación automática.
NOTA: Recomendamos secuencias de 10 en 10. Por si llegamos a tener clientes nuevos poder utilizar los valores intermedios.
Ejemplo:
- Estudio → Secuencia: 10
- Junior Suite → Secuencia: 20
Por defecto, todos los tipos de habitación tienen el valor 10.
Además, puedes definir un Tipo de habitación alternativa (Código de upgrade) que se asignará automáticamente si no hay disponibilidad en la tipología original. En caso de tener varias marcas puedes realizar diferentes configuraciones.
Ejemplo:
Si no quedan habitaciones Dobles, el sistema asignará una Junior Suite.
Importante: Si el campo se deja en blanco, no se realizará ninguna asignación adicional.
NOTA: En tipos de habitación > upgrade encontrarás el campo Secuencia, donde se define el orden de preferencia. Cuanto mayor sea el número, mayor prioridad tendrá ese tipo de habitación en la asignación automática.
4. Habitación física
PMS > Configuración > Habitaciones
En cada habitación puedes definir el campo Value Auto Assign, que determina su nivel de preferencia dentro del mismo tipo de habitación.
Cuanto mayor sea el valor, más prioritaria será la habitación.
Ejemplo:
- Habitación doble de 15 m² → Valor 10
- Habitación doble de 18 m² → Valor 20
Por defecto, todas las habitaciones tienen el valor 10.
5. Contactos Agencia
Contactos > en el buscador filtro de Agencia > Selección de Agencia > PMS
Puedes establecer prioridades de asignación por agencia para determinar qué agencias reciben las mejores habitaciones dentro del mismo tipo.
En la pestaña PMS, define el valor en el campo Valor para la autoasignación.
Cuanto mayor sea el valor, mejor habitación se asignará a las reservas provenientes de esa agencia.
6. Contactos Huésped
Contactos > en el buscador filtro de Huésped > Selección Huésped
Para huéspedes frecuentes o repetidores, puedes indicar su habitación preferida mediante el campo Habitación preferida en la pestaña PMS.
NOTA. Este campo solo estará disponible si el contacto tiene marcado el check "Es Huésped"
Cuando una reserva tenga asignado este huésped (como cliente o como primer huésped), el sistema intentará asignarle automáticamente su habitación preferida.
Además, si la reserva se marca con una categoria tipo "VIP", esta tendrá prioridad máxima en el proceso de asignación.
NOTA: La configuración de las categorías lo podrás encontrar en el modulo de estrategia. Estrategia > Configuración > Categoría de reservas
7. Estrategia
En el módulo de Estrategia, está pre-establecida la estrategia de asignación automática (hay que crearla), luego según política y estrategia de la compañía se puede modificar y crear nuevos : Aqui indicamos el orden para ejecutar de forma automática la Optimización de huecos.
