Caso de uso: Modo Quiosco - Parte de Registro de Llegada de Viajeros

El Modo Quiosco permite a los huéspedes completar y firmar electrónicamente el "Parte de Registro de Llegada de Viajeros"directamente desde un dispositivo móvil o tableta, ofreciendo una experiencia cómoda y autónoma.  

Nota: Para realizarlo de esta manera necesitamos un dispositivo como una tableta o un móvil. se recomienda encarecidamente un usuario específico en el dispositivo para este Modo

Requisitos para el uso del Modo Quiosco:

• Dispositivo como tablet o móvil habilitado.
• Usuario específico configurado en el dispositivo en este modo (altamente recomendado).
• Fichas de los huéspedes creadas previamente en la reserva.
• Formato PDF del parte configurado en la Marca, si se requiere imprimir.

¿Cómo funciona?

1. Acceso al formulario:

Introduce el número de habitación o localizador de la reserva.

Opcional: indicar la fecha de check-in.

2.  Rellenar los datos:

Cada huésped debe completar su ficha con los campos requeridos (nombre, documento, nacionalidad, etc.).

3. Te recomendamos pulsar en "Completar el resto de huéspedes" desde la pestaña Lista de Huéspedes de la reserva.
4. Firma y envío individual:

Al final del formulario de cada huésped, deberán firmar digitalmente. 

Tras la firma, pulsa el botón “Enviar” para registrar sus datos en el sistema. Este botón se encuentra en la parte inferior del formulario de cada huésped.

5. Confirmación final:

Una vez todos los huéspedes hayan enviado sus datos, pulsa el botón “Confirmar” ubicado en la parte superior de la pantalla.

¿Dónde ver la firma de los huéspedes?  

- Desde la línea del huésped (sin necesidad de editar la reserva), podrás acceder a la vista del formulario cumplimentado.

- Para ver el documento firmado o revisar los datos insertados:  Pulsa el botón “Imprimir¨. Junto al huésped correspondiente.

Nota: Recuerda que previamente tenemos que tener al menos la ficha de todos los huéspedes creadas para que puedan cumplimentar sus datos. Te recomendamos pulsar sobre "Completar el resto de huéspedes" en la pestaña Lista de Huéspedes de la reserva.

Importante: Si deseas imprimir el Parte en formato PDF, asegúrate de que el formato de documento está correctamente configurado en la Marca.

Anexo con información relativa:

Datos obligatorios a enviar: Según el RD 933/2021, los datos requeridos se dividen en dos grandes bloques:

Datos del Viajero:

- Nombre y apellidos (incluido segundo apellido si es nacionalidad española)

- Nacionalidad

- Fecha de nacimiento

- Sexo/ Género

- Tipo y número de documento de identidad

- Fecha de expedición (si aplica)

- Número de soporte (en caso de DNI)

- Teléfono móvil o e-mail (al menos uno obligatorio)

- País, provincia, código postal y calle de residencia (municipio también en caso de DNI)

Menores de edad:

- Mismos datos anteriores, si dispone de documento.

- Relación de parentesco con el adulto acompañante (obligatorio si menor de 14 años).

- Si no tiene documento: se utiliza el del adulto responsable.

Datos de la Estancia: 

- Fecha de entrada y salida

- Tipo de alojamiento

- Número de personas alojadas

- Forma de pago

- Precio total de la estancia

Existen diferentes formas de enviar los datos a SES.HOSPEDAJES, incluyendo:

- Integración con PMS: Con Astro HMS la integración es automática.

- Formulario web de SES.HOSPEDAJES: En caso de no contar con ninguna de las opciones anteriores, se puede utilizar el formulario web de SES.HOSPEDAJES para introducir los datos de forma manual.

¿Qué ocurre si no se envían estos datos? : 

- El incumplimiento puede conllevar sanciones económicas. Es importante que todos los establecimientos hoteleros se adapten a esta nueva realidad y cumplan con sus obligaciones legales.

SES.HOSPEDAJES y el Motor de Reservas : 

- SES.HOSPEDAJES, como sistema de información estadística, establece una serie de obligaciones para los motores de reservas y páginas de ventas de alojamientos turísticos. Estas obligaciones buscan recopilar datos precisos y actualizados sobre la actividad turística, permitiendo así realizar análisis y generar estadísticas relevantes para el sector.

Datos que deben enviarse:

- Datos del establecimiento (nombre, dirección, clasificación, etc.)

- Fechas de entrada/salida, tipo de alojamiento, número de huéspedes

- Precio de la reserva e impuestos aplicados

- Nacionalidad y edad del cliente.

- Canal de distribución (OTA, agencia, etc.)

¿Por qué es importante enviar estos datos?  (La transmisión de estos datos a SES.HOSPEDAJES es fundamental por varios motivos) :

- Elaboración de estadísticas: Los datos recopilados permiten generar estadísticas precisas sobre la ocupación hotelera, los precios medios, los mercados emisores, etc.

- Análisis de tendencias: El análisis de estos datos permite identificar tendencias en el sector turístico, lo que resulta de gran utilidad para la toma de decisiones estratégicas tanto por parte de los establecimientos como de las administraciones públicas.

- Cumplimiento normativo: El envío de estos datos es una obligación legal establecida por la normativa vigente en materia de estadística.

¿Cómo se realiza el envío de datos?

El envío de datos a SES.HOSPEDAJES se realiza normalmente a través de conexiones informáticas seguras entre los sistemas de los motores de reservas y la plataforma de SES.HOSPEDAJES. En algunos casos, puede ser necesario utilizar formatos de fichero específicos para la transmisión de los datos.

¿Qué beneficios tiene para los establecimientos?

• Mejor conocimiento de su mercado: Al tener acceso a datos agregados sobre su propio establecimiento, los hoteleros pueden identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones más informadas.
• Participación en estudios y análisis: Los datos enviados pueden ser utilizados para realizar estudios y análisis específicos sobre el sector turístico, en los que los establecimientos pueden participar y obtener información valiosa.
• Colaboración con las administraciones públicas: La información proporcionada puede ayudar a las administraciones públicas a diseñar políticas turísticas más efectivas y a apoyar al sector.