Conciliación Bancaria con Fichero Norma 43 (N43)

Este manual describe el procedimiento operativo estandarizado para la importación y conciliación de extractos bancarios bajo el formato estándar Norma 43 (N43) dentro del módulo de Contabilidad de AstroHMS. El sistema procesa de forma unificada la conciliación contable, el control de liquidaciones de tarjetas de crédito y el cuadre de extractos bancarios tradicionales.

Introducción al procedimiento de conciliación

La conciliación automatizada mediante Norma 43 permite cruzar masivamente los apuntes contables generados por la actividad del hotel (como cobros del TPV, reservas de agencias y pagos a proveedores) con los movimientos reales reflejados en las cuentas de las entidades financieras. Este proceso garantiza cierres contables rigurosos y minimiza errores manuales de registro.

Obtención y requisitos del fichero Norma 43

El fichero Norma 43 es un documento de texto plano (.txt o .n43) estructurado bajo las directrices de la Asociación Española de Banca (AEB). Antes de proceder a su carga en AstroHMS, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:

• El fichero debe ser descargado directamente desde la banca electrónica de la entidad correspondiente.
• No se debe modificar la extensión ni el nombre del archivo nativo de forma que se altere su codificación.
• Debe verificar que el diario bancario en AstroHMS tiene configurado correctamente el código de cuenta corriente (IBAN) coincidente con el del fichero.

Proceso de importación del extracto

Para cargar el fichero en el sistema, realice las siguientes acciones dentro del entorno de trabajo:

1º Módulo facturación

Acceda al módulo de Facturación de AstroHMS.

2º Localizar la tarjeta del diario de banco

En el tablero principal (Dashboard), localice la tarjeta correspondiente al Diario de Banco donde desea cargar los movimientos.

3º Importar extracto

Haga clic en el botón de opciones secundarias y escoger la opción 'Importar extracto (OCA)':

O clicar directamente en el enlace de 'Importación (OCA)' de la tarjeta principal:

4º Subir archivo

Desde la ventana emergente, clicar sobre el botón 'Suba su archivo' y seleccionar el archivo Norma 43 desde su almacenamiento local.

Una vez adjuntado el archivo correspondiente, clicar en 'Importar y empezar a conciliar' o en 'Importar y ver' si se desea realizar una vista previa antes de empezar a condiciliar.

Una vez se haya clicado en el botón 'Importar y empezar a conciliar', el sistema descompondrá automáticamente el archivo en líneas de extracto individuales correlativas.

Operativa de conciliación (pantalla unificada)

Una vez importado el fichero, AstroHMS abrirá la interfaz del procedimiento de conciliación contable. Esta pantalla muestra a la izquierda las líneas del extracto bancario recién importadas y a la derecha las contrapartidas contables sugeridas:

A. Cuadre automático (Motor de Coincidencias)

El software aplica reglas de negocio predictivas basadas en tres criterios clave: importe exacto, fecha de operación y concordancia de metadatos (referencias de transacciones, nombres de clientes o números de factura). Si el sistema encuentra una coincidencia inequívoca, pintará la propuesta en color verde claro. El usuario solo deberá presionar el botón "Validar" para asentar el movimiento.

B. Gestión manual de discrepancias

En situaciones donde el motor automatizado no localice la contrapartida (por diferencias de céntimos, cobros agrupados o comisiones bancarias no registradas), se debe proceder de forma manual:

• Búsqueda manual: Utilice la barra de filtrado secundaria para buscar por partner, número de factura o importe aproximado.
• Registro de diferencias (Ajustes de contrapartida): Si un cobro de tarjeta de crédito incluye una comisión bancaria deducida en origen, seleccione la factura de cliente por el importe total y utilice la opción de contrapartida rápida para asignar la diferencia a la cuenta de gastos financieros correspondiente de manera inmediata.

Estructura de bloques del fichero N43

A modo de referencia técnica, la siguiente tabla detalla cómo el sistema interpreta la jerarquía interna de los registros del cuaderno Norma 43 para transformarla en asientos contables reales:

Resolución de errores frecuentes

A continuación se detallan los errores más habituales durante la importación del fichero Norma 43 y cómo solucionarlos:

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Diario no válido

• Error: No se encuentra un diario válido para esta cuenta bancaria Causa: Ocurre cuando el fichero Norma 43 contiene un número de cuenta (IBAN) que no está enlazado a ningún diario bancario registrado en AstroHMS. El sistema no puede determinar en qué libro contable volcar los apuntes del extracto.
• Solución: Acceda a Contabilidad > Configuración > Diarios contables, seleccione el diario del banco correspondiente y asegúrese de rellenar el campo "Número de cuenta" con el IBAN exacto que figura en el documento físico.

Estructura de cuenta bancaria no válida

• Error: Estructura de cuenta bancaria incorrecta o no configurada Causa: El IBAN introducido en el sistema tiene caracteres inválidos, espacios en blanco, guiones o no cumple con la longitud y estructura estándar de validación requerida para leer correctamente el bloque de cabecera (Registro 11) del archivo N43.
• Solución: Revise la ficha del banco dentro de la configuración del diario, elimine los espacios intermedios o caracteres especiales para dejar el número de cuenta de forma continua y verifique que el formato y el dígito de control del país cumplan con el estándar IBAN.