Conciliación de Tarjetas de Pago

Este caso de uso describe el flujo completo para realizar la conciliación de tarjetas de pago dentro del sistema AstroHMS. El proceso abarca desde la recepción de los cobros de clientes en los terminales o la recepción, pasando por la importación del fichero de operaciones y del extracto bancario (Norma 43), hasta el cuadre final automático y la gestión manual de posibles discrepancias.

A continuación, se presenta un flujograma de resumen que ilustra de manera visual y secuencial las etapas clave de todo este proceso. Este diagrama permite comprender de forma rápida e intuitiva la interacción entre los distintos flujos de datos, desde la transacción inicial en el terminal hasta el cuadre definitivo, facilitando el seguimiento de las operaciones y los puntos de validación dentro de AstroHMS.

Elementos de la interfaz y leyenda

Para facilitar la lectura visual del flujo dentro de la aplicación, se utiliza la siguiente codificación:

Paso a paso

1. Subir el fichero de operaciones de la tarjeta

Cuando un cliente realiza un pago con tarjeta (ya sea un cobro físico en el TPV de un restaurante, tienda o recepción, o cobros asociados a reservas y facturas del hotel), estos movimientos quedan registrados en la pasarela financiera. El usuario debe descargar dicho fichero desde el portal de la entidad correspondiente (ej. Cajamar-Redsys, BBVA, Bankinter, CaixaBank, Banca March, Sabadell u otros)

• Acción: Dentro del módulo de Facturación, vaya a Contabilidad > Banco y caja > Liquidaciones de tarjeta > Importar y suba el archivo.
• Automatización del sistema: El programa genera una Liquidación , que actúa como el resumen del cobro consolidado de un día o lote específico, detallando el importe bruto, la comisión bancaria y el importe neto.
  • Esta liquidación contiene las Operaciones , es decir, el desglose de cada cobro individual con su importe, fecha y tarjeta de origen.

2. Búsqueda automática de cada cobro interno

Inmediatamente al importar el fichero (o al pulsar explícitamente el botón 'Conciliar'), el programa ejecuta una verificación interna analizando si cada operación individual coincide con un cobro previamente registrado en el software hotelero.

• Criterio de emparejamiento: El software compara de forma automatizada buscando el mismo importe y una fecha parecida.
• Estados resultantes:
  • Cuadra: La operación encuentra su cobro gemelo dentro del sistema.
  • Descuadre: No se localiza el cobro registrado internamente para esa transacción.

Gestión y revisión de descuadres (acciones del usuario)

Cuando existan operaciones o ingresos que el sistema no haya podido emparejar de forma automatizada, el departamento de contabilidad debe proceder con su resolución manual.

• Ubicación: Acceda a la ruta Banco y caja > Cobros con tarjeta pendientes de liquidar para consultar el Listado de pendientes.

3. Subir el extracto del banco (Norma 43)

Para constatar que el dinero abonado por la pasarela de tarjetas ha ingresado efectivamente en la cuenta corriente de la empresa, es necesario aportar la información del banco.

• Acción: Descargue el extracto en formato Norma 43 desde su banca electrónica. Posteriormente, desde el módulo Facturación de Astro HMS, clicar sobre 'Tablero'.

Una vez en esta pantalla, hay dos formas de importar el extracto:

• • Desde el botón 'Importación (OCA)' que encontrará en el diario del banco

• • Desde la acción 'Importar extracto (OCA)' que aparece al clicar en los tres puntos del diario del banco.
    

• Automatización del sistema: El programa genera un Apunte del banco, que representa el ingreso neto total de la remesa de tarjetas (por ejemplo: LIQUIDACION TPV 2.500,00 €).

4. Cuadrar el ingreso del banco con la liquidación

En este punto, el sistema debe cruzar el dinero real que entró al banco frente a los lotes de liquidaciones de tarjeta que procesamos en el Paso 1.

• Criterio de emparejamiento: El sistema compara basándose en mismo banco + importe neto + fecha parecida.
• Ejecución: Se procesa en segundo plano de forma automática o bien el usuario puede seleccionar las líneas específicas directamente del extracto y hacer clic en Conciliar tarjetas.
• Estados resultantes:
  • Liquidación cuadrada: El ingreso bancario coincide fielmente con la liquidación importada de las tarjetas.
  • Ingreso sin cuadrar: Ocurre si el banco ingresó un importe que no encaja con ningún lote registrado , o si se detecta una liquidación interna pendiente que el banco aún no ha pagado de forma efectiva.

Importante: ¿Qué puedes hacer? Si identifica registros desalineados, la pantalla le proporcionará tres comandos de corrección inmediata: 

1. Asignar el cobro a mano: Permite forzar el enlace seleccionando manualmente la operación del TPV y el cobro correspondiente del sistema informático. 
2. Marcarlo como 'Ignorar' (no aplica): Excluye la transacción del flujo de conciliación si corresponde a un movimiento que no debe cruzarse. 
3. Volver a pulsar 'Conciliar' (reintentar): Solicita al software ejecutar nuevamente el motor de búsqueda automática sobre el lote por si se han corregido o subido datos intermedios que falten.