Configuración del módulo de Importación de Nóminas

Nóminas > Configuración

Objetivo

Configurar en AstroHMS todos los elementos necesarios para que el sistema pueda absorber correctamente el fichero Excel de nóminas generado por la gestoría o el software externo. Esta configuración se realiza una sola vez y es el requisito previo obligatorio antes de poder realizar cualquier importación. Accede a la documentación sobre cómo importar las nóminas a AstroHMS desde este enlace.

Nota: AstroHMS no genera nóminas. Únicamente importa, contabiliza y almacena los recibos a partir de un Excel externo. La nómina siempre la genera la gestoría o el software de nóminas.

Para que el módulo de importación funcione correctamente, es necesario completar las siguientes configuraciones en el orden indicado.

A continuación se detalla el paso a paso de cada una de las configuraciones:

1º Configurar la estructura salarial y las reglas

La estructura salarial agrupa todas las reglas salariales (conceptos) que componen una nómina. Cada regla se corresponde con una columna del Excel de la gestoría.

Acceder a la estructura salarial: Nómina > Configuración > Estructuras salariales

Seleccionar la estructura existente o crear una nueva con el botón 'Nuevo'.

Ejemplo estructura salarial:

Reglas salariales estándar

Dentro de la estructura, en la pestaña Reglas salariales, deben estar configuradas las siguientes reglas como mínimo:

Las reglas salariales se configuran previamente desde el apartado pertinente en el menú de Configuración:

Nota: Una vez las reglas salariales estén configuradas, desde la estructura salarial se podrán añadir las líneas con las reglas necesarias.

Configuración contable de cada regla

Para que el sistema genere los asientos contables al validar las nóminas, cada regla debe tener configuradas sus cuentas contables. Accede a cada regla y en la pestaña 'Contabilidad' indica:

• Cuenta de deudora: cuenta contable a cargar al generar el asiento.
• Cuenta de acreedora: cuenta contable a abonar al generar el asiento.

Nota: Si las cuentas contables no están configuradas en las reglas, el sistema no generará los asientos contables automáticamente al validar las nóminas.

2º Configurar la ficha del empleado

Cada empleado que vaya a recibir nóminas importadas debe estar correctamente dado de alta en AstroHMS.

Accede a Nóminas > Empleados y verifica que cada empleado tiene los siguientes campos mínimos informados:

Importante: El NIF del empleado en su ficha debe coincidir exactamente con el NIF que aparece en el fichero Excel de la gestoría. Si hay diferencias, el sistema no podrá asociar la línea de nómina con el empleado correcto.

3º Configurar el contrato del empleado

Cada empleado debe tener un contrato activo en AstroHMS para que el sistema pueda procesar su nómina.

Desde el módulo Empleados, acceder a Empleados > Contratos y verificar que el contrato cumple los siguientes requisitos:

Importante: El nombre del contrato debe contener el NIF del empleado. Por ejemplo: 'Contrato 12345678A - Juan García'. Sin esta referencia, el sistema no podrá vincular correctamente la nómina importada con el contrato del empleado.

4º Configurar la plantilla de importación

La plantilla de importación define cómo el sistema lee e interpreta el fichero Excel de la gestoría. Es el nexo entre las columnas del Excel y las reglas salariales del sistema.

Acceder a las plantillas de importación desde Nóminas > Configuración > Plantillas de importación y haz clic en 'Nuevo'.

Campos de la plantilla

Darle un nombre descriptivo de la plantilla (por ejemplo: Nóminas Mensual Gestoría) en el apartado 'Nombre' y completar la información de las pestañas.

Pestaña Líneas

En la pestaña Líneas, añade una línea por cada columna del Excel que quieras importar. Para cada línea indica:

• Identificador de columna: nombre exacto de la cabecera de la columna en el fichero Excel tal como aparece en el fichero de la gestoría. El sistema usará este nombre para localizar la columna independientemente de su posición.
• Significado del valor de la columna: Escoger del desplegable la opción idónea.
• Regla salarial: regla del sistema a la que se mapea esa columna (por ejemplo: la columna 'Líquido' se mapea con la regla LIQUID).

Nota: La plantilla es flexible: el mapeo se realiza por nombre de columna, no por posición. Esto significa que si la gestoría cambia el orden de las columnas pero mantiene los mismos nombres, la importación seguirá funcionando correctamente.

Importante: Si la gestoría cambia el nombre de alguna columna del Excel, será necesario actualizar la línea correspondiente en la plantilla antes de la siguiente importación.

Pestaña Rapeado

La pestaña rapeado sirve para identificar los tipos de nómina, dentro de la columna de Nómina.

Guardar la plantilla

Una vez configuradas todas las líneas, haz clic en 'Guardar'. La plantilla quedará disponible para todas las importaciones futuras. El botón de guardar es este icono que aparece en la cabecera superior: 

Resultado

Una vez completadas las cuatro configuraciones, el sistema estará listo para importar nóminas desde Excel. No será necesario repetir esta configuración cada mes, salvo que:

• Se incorpore un nuevo empleado (requiere crear su ficha y contrato).
• La gestoría cambie la estructura o los nombres de las columnas del Excel (requiere actualizar la plantilla).
• Se añada un nuevo concepto salarial (requiere crear una nueva regla y añadirla a la plantilla).

Nota: Accede a la documentación de Importación de Nóminas para el proceso mensual de importación una vez completada esta configuración.