Importación mensual de nóminas desde Excel

Importar mensualmente en AstroHMS el fichero Excel de nóminas generado por la gestoría o el software externo, para contabilizar automáticamente las nóminas de los empleados y almacenar el recibo de cada uno de ellos. AstroHMS no genera las nóminas, únicamente las absorbe, las contabiliza y las archiva.

Configuraciones previas

Antes de realizar la importación, es imprescindible verificar que se cumplen los siguientes requisitos. Si alguno no está configurado, accede a la documentación de Configuración del módulo de Importación de Nóminas.

Importante: Si la ficha del empleado no tiene el NIF informado, o si el contrato no incluye el NIF en su nombre, el sistema no podrá asociar las líneas del Excel con el empleado correspondiente y la importación fallará o generará errores.

Nota: No todos los campos de la ficha del empleado son obligatorios, pero sí aquellos básicos de la ficha de empleado y aquellos necesarios para que la conexión con el módulo Nómina funciona correctamente. Si falta algún datos imprescindible para la operativa a ejecutar, el sistema lo indicará.

Paso a paso

1º Preparar el fichero Excel

Solicita a la gestoría el fichero Excel del mes con el formato acordado y verifica lo siguiente antes de subirlo:

• Los nombres de las columnas son los mismos que en la plantilla de importación configurada.
• El NIF de cada empleado en el Excel coincide exactamente con el NIF registrado en su ficha en AstroHMS.
• No hay filas vacías ni datos con formato incorrecto.

Nota: Si la gestoría ha cambiado algún nombre de columna respecto al mes anterior, actualiza la plantilla de importación antes de continuar. De lo contrario, esas columnas no se importarán.

2º Acceder a la importación

Dirígete a Nóminas > Procesamiento de Nóminas y haz clic en 'Nuevo' para iniciar una nueva importación.

Rellena los datos de la ficha de:

• Nombre: Nombre de la importación.
• Estructura: Estructura que se haya configurado previamente para dicha acción.
• Periodo: Indica el mes y año de las nóminas a importar.

3º Clicar en 'Importar nómina' y configurar los parámetros de la importación

Al clicar en 'Importar nómina', se abrirá una ventana desde la que se podrá subir el archivo. Se incluirán las normas de importación configuradas previamente y se deberá escoger el tipo de archivo (CSV o XLSX) en el apartado 'Extensión'.

Una vez completadas todos los campos y subido el archivo (clicando en el botón 'Suba su archivo'), se procederá a finalizar el proceso, haciendo clic en el botón 'Archivo de proceso'.

Nota: Clicando en el botón 'Importación de prueba', se puede realizar un test antes de realizar la importación final.

4º Revisar la previsualización

Antes de importar, el sistema mostrará una previsualización de los datos detectados. Verifica:

• Que el número de empleados detectados coincide con los esperados.
• Que los importes principales (bruto, líquido, IRPF) son correctos.
• Que no hay alertas de empleados no encontrados o líneas con errores.

Nota: Si el sistema no reconoce un empleado, comprueba que el NIF del Excel coincide exactamente con el NIF de su ficha en AstroHMS y que su contrato incluye ese NIF en el nombre.

5º Ejecutar la importación

Si la previsualización es correcta, haz clic en Importar. El sistema generará automáticamente un recibo de nómina por cada empleado incluido en el Excel y los agrupará en un lote del periodo.

6º Revisar el lote de nóminas

Accede a Nóminas > Nóminas > Lotes para verificar que se han generado correctamente todos los recibos del periodo. Puedes hacer clic en cada recibo para revisar el detalle de los conceptos importados y sus importes.

Nota: Cada recibo de nómina queda almacenado en el perfil del empleado correspondiente y puede consultarse en cualquier momento desde Nóminas > Empleados > (empleado) > Recibos de nómina.

7º Validar el lote y generar los asientos contables

Una vez revisados todos los recibos, selecciona el lote y haz clic en 'Validar'. El sistema generará automáticamente los asientos contables correspondientes a las nóminas del periodo, en función de las cuentas contables configuradas en cada regla salarial.

Importante: Una vez validado el lote no podrá modificarse. Asegúrate de que todos los recibos son correctos antes de validar.

Resultado

Tras completar el proceso, el sistema habrá:

• Generado un recibo de nómina por cada empleado incluido en el Excel.
• Almacenado los recibos en el perfil de cada empleado para su consulta.
• Contabilizado las nóminas del periodo generando los asientos contables correspondientes.

Nota: Para que los asientos contables se generen correctamente, las reglas salariales deben tener configuradas sus cuentas de débito y crédito. Consulta la documentación de configuración si los asientos no se generan.