Personal & turnos

El cuadrante es una cuadrícula de 13 días con una fila por empleado, agrupada por departamento. Pulsar una celda abre Seleccionar turno, con los turnos disponibles ese día para ese departamento, y Seleccionar ausencia. Aparecen los empleados activos, marcados para generar turnos y con un contrato en vigor esa semana. Un aviso encima de la cuadrícula dice quién falta y por qué —sin contrato, con el contrato fuera de fechas o sin marcar—, con el arreglo a un clic. Los turnos admiten jornada partida, día libre y temporada. Contexto enseña, día a día, la ocupación, las llegadas y salidas y la carga de trabajo prevista.

La cuadrícula tiene dos asistentes. Asignación masiva de turnos pide el departamento, el turno, las fechas, los días de la semana y los empleados, y escribe ese turno en todas las celdas que cumplen. Asignación masiva de ausencias tiene dos modos: poner un turno de día libre, o crear una ausencia por cada día e intentar validarla. Los dos trabajan sólo con los empleados que se pueden planificar en esas fechas.

Los Requisitos de cobertura dicen cuántos empleados hacen falta, como mínimo, por departamento, turno y día de la semana. Con ellos, Planificar automáticamente rellena las celdas vacías de una semana. Tres reglas no se rompen: el descanso mínimo entre turnos, los días libres por semana y el máximo de días seguidos; de fábrica, 12 horas, 2 días y 6 días. Los festivos y las ausencias se respetan. La cobertura y el reparto de noches y fines de semana son objetivos: si no se llega, avisa de cuántos huecos quedan por debajo del mínimo.

El empleado ve su semana en el portal, de lunes a domingo, y salta a cualquier semana del horizonte; al pie, Suscribirme al calendario le da la dirección para el móvil. Desde un turno puede pedir un Intercambio con un compañero de su departamento, un cambio de fecha o una Ausencia, con su motivo. El intercambio lo contesta primero el compañero —«Lo cubro yo» o «No puedo»— y después lo aprueba el responsable. Aprobado, el turno pasa al compañero; una ausencia aprobada queda como ausencia validada. Todo se gestiona en Solicitudes de cambio. Con la opción Solo semanas publicadas, el portal enseña únicamente las semanas que el responsable ha publicado.

Los fichajes llegan de dos maneras. Por importación automática: cada noche la plataforma pide a los terminales los fichajes hechos desde la última importación, e Importar ahora hace lo mismo al momento. O por fichero: Importación de fichajes admite el fichero exportado del terminal, lo valida y lo procesa en segundo plano. El empleado se reconoce por su código en el terminal, que de fábrica es su número en la plataforma. Un fichaje repetido no entra dos veces. La hora del fichero y la de Anviz se leen en la zona horaria de la marca del terminal.

El Parte diario de jornada tiene una fila por empleado y día: primera entrada, última salida, fichajes, horas trabajadas, horas previstas y saldo. Añade el Cuadrante, que son las horas planificadas, y vs Cuadrante, lo trabajado menos lo planificado. La columna de incidencia señala la falta de salida, las jornadas de más de 14 horas, las de menos de 5 minutos, las que cruzan la medianoche y los días Con turno, sin fichaje. Las horas extra se miden contra el turno planificado, también en los turnos de noche y en los partidos. El Registro de jornada es el documento imprimible de la jornada diaria.

El portal del empleado es una zona de la web. El empleado entra con su DNI o NIE y su fecha de nacimiento, o con su enlace personal; no necesita usuario. Tiene seis pestañas. Turnos, con su semana. Marcajes, con el mes: lo trabajado, lo previsto y el saldo. Nóminas, con el PDF de cada una, protegido con su documento como contraseña. Documentos, con las páginas que el hotel publica para la plantilla. Firmas, con lo que tiene pendiente de firmar y lo ya firmado. Y Equipamiento, con su uniformidad y los equipos que tiene a su cargo.

Dos listas dicen lo que vence. En los cursos, cada uno tiene su validez en días —un año, si no se cambia—, y cada asistente, su fecha de caducidad y su estado: válido, a punto de caducar cuando faltan menos de 30 días, o vencido. En las revisiones médicas, la próxima sale de la última hecha más la periodicidad de su departamento, 12 meses de fábrica; el estado avisa cuando faltan menos de 60 días y cuando ya ha pasado. Un empleado sin ninguna revisión cuenta como atrasado. Los estados se recalculan solos: cada día los cursos y cada mes las revisiones.