Configuración de Encuestas

Este caso de uso explica el paso a paso para la creación y configuración de las encuestas, con el fin de recoger datos, ya sea del personal interno o de los huéspedes del establecimiento.

1º Crear o editar una encuesta

Encuestas > Nuevo

Para crear un nuevo formulario, desde la página principal del módulo Encuestas, clicar en el botón 'Nuevo'. Se creará una nueva encuesta en la que se podrán añadir las preguntas deseadas.

Si se requiere editar una encuesta, desde la página principal del módulo Encuestas, clicar sobre la línea de la encuesta a editar.

2º Rellenar los campos básicos

Los campos básicos a rellenar en las encuestas, para poder guardarlas y continuar con su edición, son los siguientes:

• Título de la encuesta (ej. “Satisfacción del cliente”).
• Tipo de encuesta:
• • Encuesta: Es el modo estándar. Útil para formularios, cuestionarios, encuestas de satisfacción...
  • Sesión en vivo: Pensada para formaciones, clases, webinars...Los participantes responden en directo.
  • Valoración: Se utiliza cuando se busca un rápido feedback mediante estrellas o puntuaciones, por ejemplo.
  • Personalizado: El módulo también permite crear cuestionarios personalizados que dejará adaptar diseño, comportamiento, lógica... Ofrece mayor flexibilidad.

Nota: Cada tipo de encuesta mostrará unas u otras opciones en su elaboración. Este caso de uso se basa en un ejemplo para el tipo de encuesta: 'Encuesta'.

• Responsable: Seleccionar al responsable de la encuesta.

Nota: También se puede restringir la visualización de la encuesta a usuarios, desde el apartado 'Restringir a'.

También se puede incluir una imagen a la encuesta, como el logo del hotel o cadena, para ofrecer mayor contexto a los destinatarios.

3º Configurar pestaña 'Opciones' de la encuesta

La pestaña de opciones de la encuesta permite configurar la paginación, el progreso, la selección de preguntas, etc. según cada encuesta.

• Paginación:
  • Una página por pregunta: Se mostrará una única pregunta en cada pantalla/página de la encuesta.
  • Una página por sección: Se mostrarán todas las preguntas de una misma sección en cada pantalla/página de la encuesta.
  • Una página con todas las preguntas: Se mostrarán todas las preguntas de la encuesta en una solo pantalla/página.
    
• Mostrar progreso como: Para que el usuario sepa cuánto lleva contestado de la encuesta y qué le queda por responder, se puede presentar mediante 'porcentaje restante', según las preguntas que queden por responder, o mediante un número, mostrando la cantidad de preguntas faltantes.
• Selección de preguntas: Una encuesta puede publicarse con todas sus preguntas para todos los usuarios, o bien mostrando preguntas aleatorias de cada sección. De esta manera, se podrá contar con respuestas de un mayor número de preguntas sin necesidad de aumentar la longitud de la encuesta de cara al usuario.
• Permitir roaming: Al marcar este check, los usuarios podrán ir hacia adelante y hacia atrás en la encuesta, pudiendo modificar sus respuestas anteriores.
• Modo de acceso: El acceso puede realizarse mediante un enlace (cualquier persona con el enlace podrá contestar la encuesta), o bien mediante estricta invitación por correo electrónico. En este segundo caso, se puede marcar un check para limitar los intentos de respuesta al cuestionario.
• Es necesario iniciar sesión: El usuario deberá iniciar sesión en la plataforma del establecimiento para poder realizar la encuesta.

Nota: Como se puede observar, algunas de las opciones están más orientadas a realizar cuestionarios de conocimiento internos (o similar) que a encuestas de satisfacción a clientes. Por ejemplo, el check de inicio de sesión o la limitación de intentos de respuesta al cuestionario. El módulo Encuestas, como ya se ha comentado al inicio de este documento, también es una funcionalidad a tener en cuenta para una evaluación interna.

4º Pestañas 'Descripción' y 'Mensaje final' (opcionales)

Las pestañas de 'Descripción' y 'Mensaje final' sirven para incluir mensajes de texto para los usuarios. Aunque se puede incluir lo que se requiera, están pensandos para:

• Descripción: Breve descripción de los objetivos perseguidos con el cuestionario. Se muestra en la primera pantalla, antes de iniciar la encuesta.

• Mensaje final: Mensaje que se muestra al final del cuestionario, tras haberlo completado. Está pensando para agradecer o enviar el mensaje que se considere pertinente al haber realizado la encuesta.

5º Crear las preguntas de la encuesta (pestaña 'preguntas')

Tras la creación de la encuesta con sus campos básicos, se recomienda guardar el cuestionario para proseguir después con la creación de las preguntas que lo formarán.

1. Añadir secciones (opcional)

Aunque crear secciones es opcional, puede ser una buena herramienta para agrupar preguntas por temáticas, sobre todo si la encuesta será larga.

Nota: Las secciones son una clasificación meramente interna, no serán visibles en el cuestionario real compartido.

2. Crear las preguntas

Se irán creando todas las preguntas necesarias desde la pestaña 'Preguntas', clicando cada vez en el botón 'Añadir una pregunta'.

Al crear una nueva pregunta, se abrirá una ventana para incluir toda la información al respecto. Rellenar los campos:

• Pregunta: Es la pregunta que se mostrará en el formulario y será visible para el destinatario.
• Departamento: Si la encuesta está relacionada con la evaluación de un departamento concreto, se puede indicar en este apartado.
• Tipo de pregunta: Escoger cómo se dará respuesta a la pregunta. Mediante:
• • Opción múltiple: solo una respuesta: Se ofrecen varias respuestas cerradas y el destinario solo puede escoger una.
  • Opción múltiple: Se permiten varias respuestas: Se ofrecen varias respuestas cerradas y el destinatario puede escoger más de una.
  • Cuadro de texto de múltiples líneas: No se ofrecen respuestas cerradas. El destinatario podrá dar una respuesta libre y extensa.
  • Cuadro de texto de una línea: No se ofrecen respuestas cerradas. El destinatario podrá dar una respuesta libre y escueta.
  • Valor numérico: No se ofrecen respuestas cerradas. El destinatario deberá responder con un número que no le ha sido dado.
  • Balanza: Se ofrece una balanza numérica (por ejemplo, del 1 al 10) y el destinatario deberá escoger un número de entre los que se le presentan.
  • Fecha: No se ofrecen respuestas cerradas. El destinatario deberá responder con una fecha (día, mes, año). Se abrirá un calendario para que pueda clicar sobre la fecha correspondiente y así evitar errores de redacción.
  • Fecha y hora: No se ofrecen respuestas cerradas. El destinatario deberá responder con una fecha (día, mes, año) y una hora. Se abrirá una ventana con un calendario y un reloj para que pueda clicar sobre la fecha correspondiente e indicar la hora y así evitar errores de redacción.
  • Matriz: Sirve para realizar varias preguntas relacionadas usando una tabla donde las filas representan afirmaciones o elementos a evaluar y las columnas representan las opciones de respuesta.
• Descripción (pestaña descripción): Descripción opcional que acompañará a la pregunta para darle más contexto al destinario.

Opciones comunes a todos los tipos de preguntas (pestaña 'Opciones'):

Dependiendo del tipo de pregunta, se abrirán unas u otras opciones para configurarlas. En este apartado, se explican las funcionalidades comunes a todos los tipos de preguntas. Las opciones específicas para cada tipología de pregunta se explica más abajo, en este mismo caso de uso.

• Restricciones (respuesta obligatoria): Check para marcar si una pregunta es de obligada contestación. Al marcar este check, es posible incluir un 'Mensaje de error' para que el destinatario lo visualice si no da respuesta a esta pregunta obligatoria, para que entienda por qué el sistema le da un error.
• Sesiones en vivo (límite de tiempo: segundos): Para las encuestas de sesiones en vivo se puede limitar el tiempo de respuesta por pregunta. Se marcará el check y se indicarán los segundos de los que dispone el destinatario para contestar la pregunta.
• Respuestas desencadenantes: Las respuestas desencadenantes sirven para crear lógica condicional dentro de una encuesta. Dependiendo de las respuestas del usuario, se mostrarán u ocultarán las siguientes preguntas. De esta manera las encuestas son más dinámicas, cortas y personalizadas.

Nota: Las preguntas se pueden cambiar de orden arrastrando las líneas, al posicionar el botón del ratón sobre los seis puntos que se encuentran a la izquierda de las mismas.

3. Crear las respuestas

Según el tipo de pregunta escogida para la encuesta, las respuestas a introducir variarán: valores numéricos, respuestas a escoger, etc. Incluso puede haber casos en los que no sea necesario incluir respuesta, como por ejemplo en las preguntas tipo 'Fecha' o tipo 'Fecha y hora'.

En el apartado de este documento donde se detallan las especificaciones de cada tipo de pregunta, también se incluye la información sobre las respuestas de cada tipología.

Nota: Las respuestas se pueden cambiar de orden arrastrando las líneas, al posicionar el botón del ratón sobre los seis puntos que se encuentran a la izquierda de las mismas.

6º Prueba de la encuesta

Es posible realizar una prueba de test de la encuesta, para observar tanto su diseño como funcionamiento, visualización, etc.

Simplemente se clicará sobre el botón 'Prueba' y, automáticamente, se abrirá una nueva pestaña en el navegador para iniciar la prueba.

Importante: Se debe tener en cuenta que estas pruebas cuentan como participaciones y también recogen las valoraciones en los resultados finales. Deben filtrarse a la hora de ver los resultados finales.

7º Compartir la encuesta

Clicando en el botón 'Compartir', aparecerá una ventana emergente para escoger si compartir la encuesta mediante:

• Enlace de la encuesta: Copiando el enlace que aparece, se puede hacer llegar por el medio que se considere. Cualquier usuario que tenga el enlace podrá acceder a la encuesta (a no ser que se haya marcado el check de 'Es necesario iniciar sesión').

Nota: Esta opción no aparecerá como disponibles en las encuestas que tengan configurado en el 'Modo de acceso' la opción 'Solo personas invitadas'. En este caso, al clicar en el botón 'Compartir' aparecerá directamente la ventana para el envío de la encuesta mediante correo electrónico.

• Envío por correo electrónico: Al marcar esta opción, se abrirá una ventana para realizar el envío de la encuesta mediante correo electrónico. En esta misma ventana, aparecerán las opciones para incluir:
• • Destinatarios: Añadir contactos existentes.
  • Correos electrónicos adicionales
  • Asunto del email
  • Texto del email
  • Archivos adjuntos
  • Fecha límite de respuesta
  • Plantilla de correo electrónico: Si existen plantillas de correo electrónico creadas para el envío de encuestas, se podrán seleccionar.

El envío se realizará desde esta misma ventana, clicando en el botón 'Enviar'. 

El enlace a la encuesta deberá incluirse manualmente en el apartado del texto. El texto es totalmente personalizable.

Importante: Revisar que el correo electrónico este preparado para el envío masivo de emails.

8º Ver resultados de la encuesta

Para ver los resultados de la encuesta, clicar en el botón 'Ver resultados'. Automáticamente se abrirá una nueva pestaña en el navegador con la información relacionada con el cuestionario. Este informe variará dependiendo del tipo de encuesta que se haya creado y de los tipos de preguntas incluidas.

Especificaciones por tipología de pregunta

Opción múltiple: solo una respuesta

Para este tipo de pregunta, se ofrecen varias respuestas cerradas y el destinario solo puede escoger una.

Especificaciones pestaña 'Respuestas'

Para esta tipología de pregunta, será necesario incluir manualmente todas las posibles respuestas para que el usuario pueda escoger la que considera correcta o de su opinión.

Nota: Para cada respuesta se permite incluir una imagen que acompañe o sustituya al texto.

Especificaciones pestaña 'Opciones'

Para esta tipología de pregunta, aparecen la siguiente opción específica:

• Mostrar campo de comentarios: Se pueden incluir comentarios que acompañen a la pregunta. Se mostrarán al usuario, quien podrá darle respuesta al comentario y ésta, si se clica el check correspondiente, puede ser considerada también como respuesta.

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Opción múltiple: se permiten varias respuestas

Se ofrecen varias respuestas cerradas y el destinatario puede escoger más de una. Se trata del mismo caso que el anterior, pero al usuario se le permite clicar en más de una respuesta por la pregunta, quedando registradas todas sus selecciones.

Cuadro de texto de múltiples líneas

No se ofrecen respuestas cerradas. El destinatario podrá dar una respuesta libre y extensa.

Especificaciones pestaña 'Respuestas'

No existe la pestaña 'Respuestas', ya que el usuario tendrá un cuadro de texto para escribir su respuesta libre.

Especificaciones pestaña 'Opciones'

Se puede incluir un texto para ayudar al usuario a redactar su respuesta. Esta funcionalidad se puede realizar desde el apartado 'Marcador de posición'.

Cuadro de texto de una línea

No se ofrecen respuestas cerradas. El destinatario podrá dar una respuesta libre y escueta.

Especificaciones pestaña 'Respuestas'

Existen dos checks disponibles para esta tipología de pregunta:

• La entrada debe ser un correo electrónico: Al marcar este check, el sistema comprobará que la respuesta del usuario es efectivamente un correo electrónico. Además, marcando el check 'Guardar como correo electrónico del usuario', esta respuesta se guardará como tal en el contacto relacionado con el usuario.

• Guardar como apodo de usuario: Al marcar este check, la respuesta del usuario se guardará como apodo del mismo en la base de datos.

Especificaciones pestaña 'Opciones'

• Validar entrada: Al marcar este check, se pueden incluir los caracteres mínimos y máximos para establecer esa respuesta 'en una línea'. Si el usuario no llega o pasa esos límites, se le indicará un mensaje y no se le permitirá continuar la encuesta hasta que introduzca una respuesta que respete las condiciones indicadas.

Nota: Se puede incluir un mensaje de 'Error de validación' cuando la respuesta no cumpla los límites, para que el usuario entienda por qué su respuesta no es dada por válida.

​

• Marcador de posición: Se puede incluir un texto para ayudar al usuario a redactar su respuesta. Esta funcionalidad se puede realizar desde el apartado 'Marcador de posición'. Esta opción es común con el tipo de respuesta anterior 'Cuadro de texto de múltiples líneas'.

Valor numérico

No se ofrecen respuestas cerradas. El destinatario deberá responder con un número que no le ha sido dado.

Especificaciones pestaña 'Respuestas'

No existe la pestaña 'Respuestas', ya que el usuario tendrá un cuadro de texto para escribir su valor numérico libre.

Especificaciones pestaña 'Opciones'

• Validar entrada: Al marcar este check, se pueden incluir los valores mínimos y máximos para establecer esa respuesta numérica. Si el usuario no se atañe a esos límites, se le indicará un mensaje y no se le permitirá continuar la encuesta hasta que introduzca una respuesta que respete las condiciones indicadas.

• Nota: Se puede incluir un mensaje de 'Error de validación' cuando la respuesta no cumpla los límites, para que el usuario entienda por qué su respuesta no es dada por válida.

• Marcador de posición: Se puede incluir un texto para ayudar al usuario a redactar su respuesta. Esta funcionalidad se puede realizar desde el apartado 'Marcador de posición'.

Balanza

Especificaciones pestaña 'Respuestas'

En las respuestas se tendrá que dar un valor mínimo y un valor máximo para que el usuario escoja entre dichas opciones. Además, se puede indicar un etiquetado del valor mínimo, medio y máximo, para que el usuario tenga toda la información detallada para responder.

Especificaciones pestaña 'Opciones'

No existen especificaciones de 'Opciones' para esta tipología de pregunta, más que las presentadas como comunes más arriba en este documento.

Fecha

No se ofrecen respuestas cerradas. El destinatario deberá responder con una fecha (día, mes, año). Se abrirá un calendario para que pueda clicar sobre la fecha correspondiente y así evitar errores de redacción.

Especificaciones pestaña 'Respuestas'

No existe la pestaña 'Respuestas', ya que el usuario tendrá un calendario para escoger, de forma cerrada, una fecha.

Especificaciones pestaña 'Opciones'

• Validar entrada: Se pueden indicar límites mínimos y máximos en la fecha para que la respuesta sea dada por válida. Igual que en los otros casos, se puede incluir un mensaje de Error de validación, para ayudar al usuario a ceñirse a los límites.

• Marcador de posición: Se puede incluir un texto para ayudar al usuario a dar una respuesta correcta. Esta funcionalidad se puede realizar desde el apartado 'Marcador de posición'.

Fecha y hora

Especificaciones pestaña 'Respuestas'

No existe la pestaña 'Respuestas', ya que el usuario tendrá un calendario para escoger, de forma cerrada, una fecha.

Especificaciones pestaña 'Opciones'

Se trata del mismo caso que las preguntas de tipología 'Fecha', pero en la opción 'Validar entrada', en los límites se deberán incluir también las horas.

Matriz

Sirve para realizar varias preguntas relacionadas, usando una tabla donde las filas representan afirmaciones o elementos a evaluar y las columnas representan las opciones de respuesta.

Especificaciones pestaña 'Respuestas'

Para esta tipología de pregunta será necesario incluir los conceptos a evaluar (Fila4) y las opciones para la evaluación (Opciones). De esta manera, el resultado será una tabla con filas y columnas interconectadas.

Especificaciones pestaña 'Opciones'

• Tipo de matriz: Del mismo modo que en las respuesta múltiples, para las matrices también es posible indicar la posibilidad de una única respuesta por fila o de múltiples respuestas.

• Mostrar campo de comentarios: Se pueden incluir comentarios que acompañen a la pregunta. Se mostrarán al usuario, quien podrá darle respuesta al comentario y ésta, si se clica el check correspondiente, puede ser considerada también como respuesta.