Automatización: cómo crear una configuración para enviar correos automáticos

El módulo Automatización permite crear reglas que disparan acciones automáticas sobre las reservas (y otros registros): sobre todo, enviar correos en momentos concretos de la estancia (antes de llegar, el día de llegada, antes de salir...) sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo a mano.

Automatizaciones ya preparadas

Astro HMS trae 4 configuraciones listas para activar, ya con la plantilla de correo montada con la marca del hotel (logo, color, datos de contacto):

• Pre-Arrival Email (3 días antes de la llegada).
• Welcome Email (el día de la llegada).
• Pre-Departure Email (1 día antes de la salida).
• Send Post-Stay Satisfaction Survey (encuesta de satisfacción al terminar la estancia) — ver también «Enviar la encuesta de satisfacción automáticamente al terminar la estancia».

Importante: Estas configuraciones llegan sin plantilla de correo asignada a propósito (salvo la de encuesta): el huésped no debe recibir un texto genérico escrito por Astro HMS. Hay que revisar y redactar el texto del correo de cada una antes de arrancarla. De hecho, el sistema no deja arrancar una configuración cuyo paso de correo no tenga plantilla asignada —avisa con un error en vez de enviar un correo vacío.

Crear una configuración desde cero

1º Datos generales

• Modelo: sobre qué registros actúa (normalmente Reservas).
• Marca (opcional): limita la automatización a un hotel. Vacío = aplica a todas las marcas, útil si una cadena quiere la misma regla para todos sus establecimientos.
• Filtro/Dominio: qué reservas entran en la automatización (p. ej. solo confirmadas, solo cierto tipo de habitación, etc.).

2º Añadir uno o varios pasos

Cada paso se dispara un número de días antes o después de una fecha del registro (por ejemplo, «llegada» o «salida»), y hace una de estas tres cosas:

• Correo: envía una plantilla de correo (obligatoria para poder arrancar la automatización).
• Acción: ejecuta una Acción de servidor, que incluye la opción propia de Astro HMS «Enviar Encuesta» (ver más abajo).
• Actividad: crea una actividad (tarea) sobre el registro, asignada a un usuario.

3º Casilla «Omitir cuando la fecha ya ha llegado»

Para un paso que avisa de algo con antelación («tu estancia empieza en 3 días», «mañana haces check-out»), marcar esta casilla evita que se envíe cuando la fecha que anuncia ya ha pasado o es hoy. Sin ella, una reserva que entra tarde en la automatización (un walk-in, una reserva cuyas fechas se cambiaron, o el propio día que se arranca la automatización) recibiría el aviso en el mismo momento del check-in, lo cual no tiene sentido como aviso previo.

Acción «Enviar Encuesta»

Al crear una Acción de servidor de tipo «Enviar Encuesta», se configura:

• Encuesta: qué encuesta se envía (ver «Configuración de Encuestas» para crearlas).
• Plantilla de correo de la encuesta.
• Destinatario de la encuesta: Titular, Primer huésped o Todos los huéspedes de la reserva.

Nota: Cada ejecución crea una invitación de encuesta nueva (no reutiliza una respuesta anterior sin terminar), y queda enlazada a la estancia concreta que la originó.

Quién firma el correo

• El huésped ve el correo como enviado desde la dirección de la Marca/hotel de la reserva (no desde un usuario genérico), así que puede responder directamente y le llega al hotel correcto.
• En el chatter de la reserva, el envío queda firmado por AstroMate (el usuario con el que la plataforma firma sus acciones automáticas), no por la persona que configuró la automatización.