Informes: Análisis de ocupación y regímenes

Este documento tiene como propósito aclarar la lógica de procesamiento de datos del PMS dentro del módulo Informes de la plataforma AstroHMS. El objetivo principal es guiar al equipo de recepción, reservas y administración en la correcta interpretación de las métricas de ocupación, evitando falsos descuadres al comparar listados operativos diarios con resúmenes estadísticos mensuales.

Arquitectura de los informes

El sistema distribuye la información en función del objetivo del análisis (operativo diario o estadístico/estancial). Por ello, dos informes legítimos pueden mostrar cifras numéricas distintas para el mismo periodo de tiempo, ya que uno mide unidades físicas humanas (plazas) y el otro mide unidades físicas de inventario (habitaciones/contratos).

1. Producto diario (métrica de plazas)

Informes > Informes diarios > Producto diario

Este informe está diseñado para la planificación operativa inmediata del hotel (cocina, economato, pisos y ratios de gobernanta). Su columna clave, 'Lugar Ocupado', responde a la métrica de pax totales o plazas cubiertas.

• Fórmula de cómputo: Sumatorio estricto de (adultos + niños) alojados de forma efectiva en la fecha consultada.
• Exclusión de bebés: Los bebés se excluyen de esta columna de plazas porque, bajo criterios comerciales estándar y normativas de restauración, no computan para el inventario de camas base ni para el cargo de cubiertos/pensiones del día.
• Utilidad principal: Previsión de desayunos, almuerzos y cenas para el departamento de Alimentos y Bebidas (F&B).

2. Resumen de la ocupación mensual (métrica de habitaciones)

Informes > Informes de resumen > Resumen de la ocupación mensual

Este informe responde a necesidades de índole estadística, análisis de Revenue Management y control de producción estancial. Registra la ocupación desde la perspectiva del inventario vendido.

• Fórmula de cómputo: Conteo de reservas/habitaciones físicas asignadas a cada régimen de estancia, independientemente del número de huéspedes que duerman en su interior.
• Independencia de Pax: Una habitación doble ocupada por 1 adulto computa exactamente igual (1 unidad) que una habitación doble ocupada por 2 adultos y 1 niño bajo el mismo régimen.
• Utilidad principal: Cálculo del porcentaje de ocupación del hotel, ADR (Tarifa Media Diaria) y RevPAR (Ingresos por Habitación Disponible).

Caso práctico y matriz de cuadratura real

A fin de ilustrar de forma práctica la consonancia entre ambos informes, se presenta a continuación la matriz de datos extraída de una auditoría real del sistema sobre tres regímenes activos: Alojamiento y Desayuno (HD), Media Pensión (HMP) y Sólo Alojamiento (SA).

Análisis de la muestra: Como se observa en el régimen HD, el Resumen Mensual muestra con precisión 56 habitaciones reservadas. Simultáneamente, el informe de Producto Diario refleja 115 plazas ocupadas, cifra resultante de sumar los 110 adultos y los 5 niños (excluyendo los 2 bebés). Se muestra de este modo la concordancia entre ambos listados.

Protocolo de buenas prácticas para recepción y auditoría

Identificar la necesidad del dato

• Si el departamento de cocina solicita la previsión de cubiertos para el desayuno o cena, la consulta debe realizarse obligatoriamente en Informes > Informes diarios > Producto diario.
• Si dirección solicita el cierre ocupacional o la producción de habitaciones del mes, se recurrirá a Informes Resumen.

Verificación de fichas de reserva

Para que el informe diario de plazas sea exacto, es un requisito indispensable que en el momento del check-in se desglose correctamente a los acompañantes en las casillas correspondientes de Adulto, Niño o Bebé dentro del PMS, ya que el sistema automatiza el volcado de plazas basándose estrictamente en dichas etiquetas de edad.

Cierres de día

Un número elevado de plazas en la columna 'Lugar Ocupado' en comparación con el número de habitaciones del Resumen de Ocupación no denota un error en el motor del software, sino un índice elevado de ocupación triple, cuádruple o uso de camas supletorias en el establecimiento.