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Casos prácticos · Proceso Ventas

Ventas & canales de reserva

Cómo entra una reserva en el hotel, canal a canal. Cada carta plantea un caso real; dale la vuelta para ver cómo lo resuelve la plataforma.

1. Lee el caso Cara frontal: la situación que llega al hotel. Aún no le des la vuelta.
2. Plantea la solución ¿Qué haría la plataforma? Resuélvelo mentalmente.
3. Gira la carta Cara trasera: la solución en Astro HMS. Compara con tu respuesta.
Proceso · Ventas · 5 cartas

Ventas

Eres parte del equipo comercial del Hotel Sol. Una habitación se puede vender por cuatro caminos distintos, del trato más personal al más automático; tres están aquí y el cuarto, el motor de reservas, tiene baraja propia. Domínalos y ninguna reserva se te escapa; y a la que se escape, decide si vale la pena escribirle.

Director · hilo conductor

Toda venta acaba siendo una reserva en el PMS. Lo que cambia es la puerta por la que entra y quién la gestiona. Vamos canal por canal.

  1. 1 Call Center CALL
  2. 2 Prioridad de venta LO QUE SE OFRECE PRIMERO
  3. 3 Channel Manager OTA
  4. 4 Grupos GRUPOS
  5. 5 Reservas perdidas RECUPERACIÓN
Ver también Motor de reservas — la tienda del hotel en la web, con sus ajustes, su cobro y sus códigos.
Carta 1 · El caso 1

Call Center

Reservas tentativas CALL

Reservas

Un cliente llama: quiere una Junior Suite del 10 al 14 de julio, pero se lo tiene que pensar hasta mañana.

¿La bloqueamos sin restar disponibilidad real ni crear todavía la reserva?

Reservas

Eso, algo provisional con caducidad, que si no confirma se libere solo.

Hipótesis

¿Cómo retenemos una petición telefónica que aún no es una reserva firme?

Carta 1 · La solución 1

Reserva tentativa

Retención con caducidad

Se crea una reserva tentativa (segmento CALL): una retención con datos del contacto y una fecha de validez. No genera reserva en firme ni consume inventario. En su línea, Buscar disponibilidad lista lo que hay a la venta: hotel, tipo, libres, experiencia, tarifa, las ofertas aplicadas y el precio. Si no hay sitio, Añadir a la lista de espera la deja en Lista de espera con el email o el móvil, y el plan de recuperación avisa cuando vuelve a haber plaza.

Nuevo En espera Cerrado / Perdido / Expirado
  • Cotización o formalización: desde la tentativa se emite una cotización o se convierte en reserva real.
  • Tarjeta de garantía: opcional al formalizar (datos borrados tras su uso).
  • Caduca sola: si no se confirma, libera la petición automáticamente.
En Astro HMS
Ruta PMS › Operaciones › Tentativas
Carta 2 · El caso 2

Prioridad de venta

Comercial LO QUE SE OFRECE PRIMERO

Comercial

Esta semana quiero que el call center ofrezca primero la Junior Suite: nos quedan muchas libres.

¿Y cómo lo ve el agente, entre cuarenta opciones?

Reservas

Que me salga arriba y con el motivo al lado. Y el precio, que no lo toque.

Hipótesis

¿Cómo le decimos al call center qué vender primero sin tocar el precio?

Carta 2 · La solución 2

Prioridad de venta

Estrellas en las opciones de la tentativa

El comercial crea reglas de prioridad de venta: a qué marcas, tipos de habitación, tarifas y experiencias se aplican, entre qué fechas de llegada y qué días, y si dependen de las habitaciones libres o de la antelación. Al pulsar Buscar disponibilidad en la tentativa, cada opción recibe las estrellas (de 0 a 3) de la primera regla que cumple y su motivo, y la lista sale ordenada por estrellas y después por precio. No cambia ningún precio ni oculta ninguna opción.

Regla Buscar Primera regla que cumple Estrellas y motivo Lista ordenada
  • Se calcula al buscar: si cambian las reglas, hay que volver a pulsar «Buscar disponibilidad»; lo tecleado en «Habitaciones» se conserva.
  • El agente no ve las reglas: sólo las estrellas y el motivo. Crearlas es de Estrategia / Administrador.
  • Sin regla, cero estrellas: la opción sale igual, por orden de precio. El motor de reservas web no cambia.
En Astro HMS
Reglas Estrategia › Venta › Prioridad de venta
Opciones En la tentativa, «Buscar disponibilidad»: columnas «Estrellas» y «Motivo»
Las reglas que mueven el precio, en Revenue · Precios dinámicos
Carta 3 · El caso 3

Channel Manager

Cuásar · OTAs OTA

Revenue

Vendemos en Booking, Expedia, Airbnb, Hotelbeds… a la vez.

El miedo es el overbooking y tener precios descuadrados entre portales.

Revenue

Necesito una sola fuente de verdad para disponibilidad y tarifas.

Hipótesis

¿Cómo conectamos todas las OTAs sin vender la misma habitación dos veces?

Carta 3 · La solución 3

Cuásar

Sincronización con las OTAs
Cuásar es el channel manager: conecta cada OTA y traduce sus habitaciones y tarifas a las nuestras (segmento OTA · BARCOM/BARNET). El voucher que el canal manda por correo se cuelga solo de su reserva, aunque llegue antes; si la reserva no aparece tras cinco intentos, uno cada cinco minutos, queda la incidencia «Correo sin enlazar».
Entrada: reservas Salida: disponib. y precios
  • Entrada: descarga las reservas de las OTAs y las crea solas en el PMS, con registro trazable.
  • Salida: publica disponibilidad, precios y restricciones (stop-sale) a todos los canales a la vez.
  • Origen conservado: cada reserva guarda su proveedor y localizador.
En Astro HMS
Ruta Channel Manager › Configuración › Proveedores
Plantillas Channel Manager › Visores de registros › Plantillas de correo
Carta 4 · El caso 4

Grupos

Agencias y eventos GRUPOS

Comercial

Una agencia pide 20 habitaciones para un congreso, con cotización previa.

Y luego habrá que facturar a la agencia, no a cada huésped.

Comercial

No voy a crear 20 reservas a mano ni a cambiarlas una a una si mueven las fechas.

Hipótesis

¿Cómo gestionamos un bloque grande como una sola unidad de venta?

Carta 4 · La solución 4

Gestión de grupos

Un bloque, una gestión

Un grupo agrupa todo el bloque (segmentos GRUPOS · GRMICE/GRNEG) con su agencia, titular y petición de alojamiento. Antes de cerrar la cotización, Desplazamiento dice, noche a noche, cuántas de sus habitaciones ocuparían el sitio de una venta que la previsión ya esperaba, y lo que esas ventas valían al precio del hotel.

Cotización Grupo Bloque de reservas
  • Creación en bloque: la cotización se confirma y se crean todas las reservas de golpe.
  • Modificación masiva: fechas, experiencia o tipo de habitación de todo el bloque a la vez.
  • Facturación de grupo: a la agencia, con anticipos y agrupación de cargos.
En Astro HMS
Ruta PMS › Operaciones › Grupos
Lo que desplaza botón «Desplazamiento»
De dónde sale esa previsión, en Informes de dirección · Previsión calculada
Carta 5 · El caso 5

Reservas perdidas

Recuperación de reservas RECUPERACIÓN

Revenue

Esta semana se han cancelado 14 reservas con llegada en septiembre.

¿Les escribimos para que vuelvan, o es mejor no molestar?

Revenue

Depende de a quién. Con su permiso y sin repetir. Y antes quiero ver a quién escribiría.

Hipótesis

¿Cómo decidimos a quién escribir cuando se pierde una reserva?

Carta 5 · La solución 5

Plan de recuperación

Decide a quién escribir, y lo deja anotado

Un plan de recuperación, por marca, recoge las reservas canceladas en los últimos días con llegada futura y, si se activan, los carritos sin terminar y la lista de espera del motor de reservas. A cada una le aplica la primera regla que casa: escribir o no escribir, por correo o por SMS. Antes de enviar comprueba el consentimiento, las listas de exclusión y el máximo de mensajes por ejecución. Nace en Simulación: decide y anota, y no envía nada. Cada decisión queda en Intentos de recuperación con su motivo: enviando, enviado, simulado, omitido o fallido. La lista de espera no pasa por reglas, consentimiento ni máximo: lo pidió el huésped, y se avisa a todos a la vez.

Reserva perdida Regla Consentimiento Simulación o envío Intento anotado
  • «Ejecutar ahora» es del administrador: y en modo «Real» pide confirmación. Lo simulado se vuelve a decidir al pasar a Real; lo que dejó fuera el máximo entra en la pasada siguiente.
  • Sin plantilla no hay mensaje: la plataforma sólo trae la de la lista de espera, «Ya hay plaza para tus fechas». Las demás se crean y se ponen en el plan; sin ella, el intento queda como fallido.
  • No mide lo recuperado: anota lo que se envió, no la reserva que vino después.
En Astro HMS
Planes Estrategia › Configuración › Recuperación › Planes de recuperación
Lanzar En el plan, «Ejecutar ahora»; la tarea de cada hora viene apagada; la de la lista de espera, cada 15 minutos, encendida
Intentos Estrategia › Intentos de recuperación
La cancelación que vuelve más barata, en Revenue · Rebooking