Informes & dirección

El Resumen de la Ocupación Mensual tiene una columna por día y otra de total. Sus filas: la capacidad; las habitaciones libres y las ocupadas por tipo, contadas por la habitación donde se aloja; las noches vendidas como un tipo y alojadas en otro; las desviadas a otro hotel; las llegadas y salidas; el porcentaje de ocupación; los adultos, niños y bebés, y las noches por Experiencia y por tarifa. La ocupación divide las ocupadas entre la capacidad en venta, que no cuenta los días de cierre ni las habitaciones fuera de inventario. Sale en pantalla, en PDF o en hoja de cálculo, y hay una versión en cuadrícula plegable.

Un objetivo tiene su marca, sus fechas y sus líneas. Cada línea lleva unas fechas, las noches de habitación y el ADR que se quieren conseguir y, si se quiere afinar, el edificio, la categoría, el tipo de habitación, la Experiencia y la tarifa. El importe objetivo es el producto de las noches por el ADR. Objetivo diario lo sigue día a día: la capacidad, las noches, la ocupación, los ingresos y el ADR reales, frente a las noches, el importe y el ADR del objetivo, con su diferencia.

La fecha del observador responde a cómo estaban las ventas un día. No hay una foto guardada: una reserva cuenta si se vendió ese día o antes y todavía no estaba cancelada. La tienen los filtros Fecha del observador de las reservas diarias y de la producción, las dos exportaciones de producción —por meses y por los intervalos de los segmentos de temporada— y los cuadros de mando.

La cuenta USALI ordena el resultado por departamentos. Cada apunte contabilizado va a una sección —Habitaciones, Alimentos y bebidas, Spa, Administración y generales, Ventas y marketing, Suministros, Cargos fijos…— y a una línea: ingresos, coste de ventas, personal u otros gastos. Lo decide su cuenta contable, con el Mapeo de cuentas USALI, por cuenta o por prefijo; una plantilla lo deja hecho para el plan contable español. Estado USALI lo imprime por marca, empresa o cadena, en PDF o Excel, hasta el beneficio de cada departamento, el GOP y el EBITDA. Panel USALI lo enseña en pantalla, con el año anterior y los indicadores.

Los Cuadros de mando agrupan los indicadores por tema: gestión, con la ocupación, el ADR y el RevPAR —y, en «Variación anual», el RevPAR neto de comisión—; mezcla de ingresos, por canal y por segmento; reservas, con el ritmo de venta y la duración de la estancia; ventas y cancelaciones; agencias y mercados, con la producción de cada agencia; extras, punto de venta y finanzas; Camareros del TPV, con las ventas por camarero, sólo para los responsables del TPV; y CSI, la nota de las encuestas por mes y por reserva, frente a los dos umbrales de cada marca. Se filtran por fechas, marca, periodo y fecha del observador, y cada indicador puede compararse con el año anterior. Los datos se refrescan cada noche, y el nombre del tablero dice cuándo fue la última vez. Un tablero sin usuarios ni grupos lo ven todos; con ellos, sólo los indicados.

La Previsión es la ocupación que se espera, por marca y año: una línea por día y tipo de habitación, con las habitaciones previstas. El Tablero de previsiones la pone junto a lo real, un día por fila y una columna por tipo. A la izquierda, el inventario: la capacidad, las ocupadas, la previsión, las libres, el cupo de garantía que aún no se ha liberado y lo Disponible, que son las libres menos ese cupo. A la derecha, las garantías: el cupo contratado por agencia y tipo, lo vendido, lo que queda y los incrementos de cupo. Un día con la venta cerrada en algún canal sale marcado, con el nombre del canal.

La previsión de una noche es lo ya reservado más el pickup esperado: lo que entró, desde esta misma antelación, en las noches comparables del año anterior —el mismo día de la semana y los de las dos semanas de cada lado—. Es pickup neto, así que una noche que perdió reservas el año pasado se espera que las pierda otra vez. Queda entre cero y las habitaciones en venta, y llega hasta unos once meses. Una noche con un evento de demanda se compara con la de su edición anterior; una noche normal, nunca con una que tuvo evento. Precisión de la previsión rehace la de cada noche pasada tal como habría salido 7, 14, 30 y 60 días antes, junto a cómo terminó.

El asistente responde preguntas sobre estancias, reservas, ingresos, pickup, previsión y sugerencias de precio. Entiende la pregunta, pero las cifras no las pone él: salen de una consulta sobre los mismos datos que los cuadros de mando, y cada respuesta enlaza a su consulta, donde está la tabla entera. Sólo ve los hoteles que puede ver quien pregunta. Se le pregunta desde Consultas IA o, en la cuadrícula, con Preguntar, que añade el hotel y las fechas en pantalla. Si alguien con permiso se lo pide, propone un cambio de precio: lo deja en Sugerencias con su motivo, dentro de los topes del plan, y no cambia nada hasta que una persona lo aplica.