Facturación & reparto de la cuenta

Desde la reserva se crea la factura de cliente con los cargos de la reserva (alojamiento, experiencia, extras). Se elige a quién se factura (huésped o agencia) y el tipo (normal o rectificativa); nace en borrador para revisar y luego se contabiliza. Admite anticipos que se descuentan del total final.

Se factura todo el grupo en una operación, normalmente a la agencia, con opción de agrupar las líneas en una sola factura. Soporta tipo normal o rectificativa, anticipos a nivel de grupo y registro/devolución de pagos del bloque.

Los cargos de la reserva se pueden dividir: separar la parte de la agencia de la del huésped (los extras van a la factura del huésped), o repartir por ocupante emitiendo una factura por huésped. Los capítulos de facturación deciden qué cargos van en cada factura.

La reserva se cancela —o se marca no-show— desde su propio asistente, que lee los términos y condiciones de la reserva, busca el tramo de release vigente a la fecha de cancelación y propone los gastos. Ahí mismo se emite la factura, y los anticipos ya cobrados se aplican a ella.

Con la compensación activa, al pulsar «Crear factura» Explotadora 01 emite su propia factura de anticipo a Astro —con su 438 y su IVA— por lo que queda del anticipo. La facturación entre empresas crea en Astro la factura de proveedor espejo, que se contabiliza y se concilia con el anticipo original: allí queda cerrado. La factura de la Sra. García descuenta el anticipo nuevo, el de su propia empresa.

Una factura es simplificada cuando su diario está marcado para ello, sea quien sea el cliente. En esos diarios se valida sin NIF ni documento, hasta el límite de factura simplificada de la compañía: 3.000 €, el de la hostelería. En los demás diarios, una factura de cliente sólo se valida si el cliente tiene NIF o número de documento. Cada marca elige su diario de anticipos simplificados: un anticipo por encima del límite pasa solo al diario de anticipos normal. En el TPV, un ticket que llega al límite pide un cliente con los datos fiscales completos y sale como factura.

Con Generar factura resumen (F4) activado en el punto de venta, al cerrar la sesión su asiento de cierre se convierte en una factura resumen: el cliente genérico «VENTAS A CONSUMIDOR FINAL», la fecha del día en que se abrió la sesión, y el primer y el último número de factura simplificada. Entran los tickets con número de simplificada. No entran las devoluciones, los tickets que ya tienen su factura, los cargos a habitación ni lo cobrado con pase. Con el SII activo se declara como F4, o como F2 si sólo hay un ticket. Si algo impide generarla, la caja se cierra igual y el motivo queda en una nota de la sesión.

La plataforma añade seis impuestos de venta con el IVA incluido en el precio: al 21 %, al 10 % y al 4 %, cada uno para bienes (G) y para servicios (S). Con uno de ellos en el producto o en la línea, el importe tecleado es el precio final; la base y la cuota se calculan hacia atrás. Llevan sus casillas del modelo 303 y del 390, el libro de IVA y el SII, como los impuestos sin incluir. Una cotización de reserva o de grupo marcada con los impuestos incluidos en el precio toma el del 10 % de servicios.

Lo que el hotel retiene cuando el huésped cancela o no se presenta, y lo que cobra de la fianza por desperfectos, son indemnizaciones: no pagan un servicio y se facturan sin IVA. Son dos productos, «Gastos de cancelación / No show» e «Indemnización por daños», y los dos llevan el impuesto «0% S NS Art.7/14», que cada compañía con plan contable peninsular ya tiene creado.