Caso de uso
Gestión de reservas en overbooking
Este documento detalla los pasos, criterios e implicaciones en el sistema al registrar y gestionar situaciones de overbooking dentro de la pestaña específica de Overbooking.
Módulos
PMS
Consultor
Mar Reguant Salleras
Este documento detalla los pasos, criterios e implicaciones en el sistema al registrar y gestionar situaciones de overbooking.
Acceder a la reserva y crear el registro de overbooking
PMS > Operaciones > Reservas
Desde el módulo PMS, acceder a la reserva afectada por el overbooking. Para acceder al listado de reservas, ir a la opción 'Reservas' del menú 'Configuración' del PMS.
Acceder a la pestaña Overbooking de la reserva y añadir una nueva línea para crear el registro de sobreventa. Completar en esta línea los campos solicitados:
- Establecer fechas: Introducir las fechas de inicio y fin en las columnas 'Desde' y 'A'.
- Categorizar la externalización: En la columna 'Externalizar', seleccionar si solo se transfiere el 'Alojamiento' o 'Alojamiento y Experiencia'.
- Definir el destino: En la columna 'Redirección', eligir si el cliente se aloja 'Dentro de grupo' o 'Fuera de grupo'.
- Añadir observaciones: Utilizar el campo 'Nota' para registrar cualquier detalle crucial para el equipo.
Finalmente, guardar los cambios en la reserva, clicando en el botón 
.
Nota: Si la gestión del overbooking se cancela, simplemente eliminar la línea de registro haciendo clic en el icono de la papelera al final de la fila.
Descripción de los campos del formulario overbooking
A continuación se describen con más detalle los campos a completar al crear una línea de overbooking en una reserva.
| Campo | Descripción | Opciones / Formato |
| Desde / A | Indicar el periodo de fechas específico en el que se produce la sobreventa y el desvío del cliente. | Selección de fechas del calendario. |
| Nota | Espacio libre para añadir comentarios internos relevantes (motivo del overbooking, hotel de destino, etc.). | Texto libre. |
| Externalizar | Definir el tipo de servicio o paquete que se va a derivar al proveedor externo. | • Alojamiento • Alojamiento y Experiencia (en sistema: Acomodación y producto) |
| Redirección | Especificar si la recolocación del cliente se realiza en un establecimiento de la propia cadena o en uno externo. | • Dentro de grupo • Fuera de grupo |
Comportamiento del sistema y validaciones automáticas
Es fundamental registrar correctamente los datos del overbooking, ya que este apartado altera el comportamiento de la herramienta:
- Control de presencia: Al configurar el overbooking, el sistema identificará de forma automática que esta reserva NO se encuentra físicamente en el Hotel para el periodo indicado.
- Omisión de auditorías: Al tener constancia de la externalización, en la herramienta se realizarán automáticamente ciertas comprobaciones diarias y validaciones. Esto evitará que salten alertas de error o descuadres innecesarios durante las auditorías de ocupación o cierres del día.
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