Out of Service (bloqueada) vs Out of Inventory (cerrada) en las habitaciones

Este caso de uso tiene como objetivo ayudar a identificar las diferencias conceptuales entre los estados de bloqueo de unidades para asegurar una gestión correcta del inventario. Se muestra también cómo aplicar bloqueos/cierres y cómo revertir dichas acciones.

La elección entre 'Fuera de servicio' (o bloqueada) y 'Fuera de inventario' (o cerrada) impacta directamente en las estadísticas de ocupación.

Conceptos clave

• Fuera de servicio o bloqueada (OOS): Bloqueo temporal de una habitación (ej. por limpieza profunda o pequeñas reparaciones) que no resta la unidad del inventario total del hotel. La habitación sigue contando para el cálculo de disponibilidad total.
• Fuera de inventario o Cerrada (OOI): Cierre físico y comercial de la habitación (ej. por reforma integral) que sí disminuye el número de habitaciones disponibles en el establecimiento. Se utiliza cuando la habitación queda inhabilitada para la venta de forma estructural, afectando al porcentaje de ocupación real.

Existen dos maneras de aplicar los bloqueos a las habitaciones:

• Desde los Estados de habitación (Informes): Más accesibles para los empleados de Recepción.
• Desde la Configuración de las habitaciones: Se precisa de permisos concretos.

Importante: En cambio, los cierres de habitación solo podrán hacerse desde la Configuración de las habitaciones.

Opción 1: Aplicación de bloqueos (de mayor o menor duración) desde los Informes

Nota: Esta opción es la más recomendada para realizar los bloqueos/cierres desde Recepción.

1º Acceder al informe de Estados de habitación

PMS > Informes > Estados de habitación

Desde el módulo PMS, acceder al listado de Estados de habitación desde el menú 'Informes'.

Aparecerá el listado de todas las habitaciones con su estado.

2º Clicar el botón Out of Service/Set in Service

Desde el mismo listado, en la columna de la derecha, existe un botón 'Out of service/Set in service' que abre directamente la ventana para la creación del bloqueo/desbloqueo de la habitación.

3º Indicar fecha de inicio y fin

Se abrirá una ventana para programar el bloqueo de la habitación. Indicar la fecha de 'Inicio de estancia' y de 'Fin de estancia' y clicar en el botón 'Bloquear habitación'.

Nota: Si se considera, se puede añadir una nota interna sobre el motivo del bloqueo.

4º Información del Out of Service

Al clicar sobre el botón 'Bloquear habitación', se creará la línea correspondiente en la tabla inferior. Se observará como, automáticamente, se ha incluido la siguiente información:

• Inicio: Fecha de inicio del bloqueo.
• Final: Fecha de fin del bloqueo.
• Noches: Número de noches bloqueadas.
• Usuario de bloqueo: Usuario responsable del bloqueo.
• Fecha de desbloqueo: Fecha en la que se ha desbloqueado (es posible que se decida desbloquear antes de la fecha preconfigurada inicialmente).
• Usuario de desbloqueo: Usuario que la ha desbloqueado (en caso de que manualmente se realice el desbloqueo, puede ser distinto al usuario del bloqueo)
• Nota: Notas internas que se requieran añadir.
• Expirado: Botón para finalizar el bloqueo antes de la fecha final establecida inicialmente.

Revisar que los datos son correctos y clicar en 'Guardar':

5º Actualización del estado de habitación

Los días que la habitación esté bloqueada, aparecerá con dicha etiqueta tanto en el Informe de 'Estados de habitación' como en el Informe 'Room States by date'.

6º Pestaña 'Out of service' en la ficha de la habitación

Tras guardar la configuración del bloqueo de habitación, automáticamente se visualizará dicha información en la pestaña 'Out of service' de la ficha de la habitación.

Importante: Seleccionar el estado incorrecto puede alterar las métricas de RevPAR y los informes de disponibilidad enviados a los canales de venta.

Opción 2: Aplicación de bloqueos y cierres (de mayor o menor duración) desde la Configuración

Nota: Para acceder a la Configuración del PMS se precisan permisos concretos. Es posible que no todos los usuarios tengan acceso a esta funcionalidad para realizar el bloqueo/cierre desde esta opción.

1º Acceder al listado de habitaciones

PMS > Configuración > Habitaciones

Desde el módulo PMS, acceder al listado de habitaciones desde el menú 'Configuración'.

Aparecerá el listado de todas las habitaciones:

2º Bloquear o cerrar la habitación afectada

Entrar dentro de la habitación afectada haciendo clic en su línea del listado. Una vez dentro, se encontrarán dos pestañas en la tabla inferior:

• Fuera de inventario (Cerrada): Afecta al inventario.
• Out of Service (Bloqueada): No afecta al inventario.

Ir a la pestaña correspondiente según la casuística e indicar los campos de información.

Nota: Si el cierre solo debe ser para un día, indicar la misma fecha tanto en el campo 'Inicio de Estancia' como en el campo "Fin de estancia". El sistema interpretará automáticamente que el bloqueo o cierre solo es efectivo para ese día específico.

Fuera de inventario (Cerrada)

• Inicio de estancia: Fecha en el que se inicia el cierre o bloqueo de la habitación.
• Fin de estancia: Fecha en el que finaliza el cierre o bloqueo de la habitación.
• Noches: Automáticamente se calcularán el número de noches del cierre o bloqueo.
• Nota (opcional): Si se requiere añadir una nota interna que clarifique el bloqueo o cierre.

Nota: Si se requiere terminar con el cierre antes de la fecha indicada inicialmente, se puede modificar el campo 'Fin de estancia'.

Out of Service (Bloqueada)

1. Clicar en el botón 'Out of service/Set in service'

Desde la ficha de la habitación, clicar en el botón  'Out of service/Set in service'

2. Indicar fecha de inicio y fin

Se abrirá una ventana para programar el bloqueo de la habitación. Indicar la fecha de 'Inicio de estancia' y de 'Fin de estancia' y clicar en el botón 'Bloquear habitación'.

Nota: Si se considera, se puede añadir una nota interna sobre el motivo del bloqueo.

3. Información del Out of Service

Al clicar sobre el botón 'Bloquear habitación', se creará la línea correspondiente en la tabla inferior. Se observará como, automáticamente, se ha incluido la siguiente información:

• Inicio: Fecha de inicio del bloqueo.
• Final: Fecha de fin del bloqueo.
• Noches: Número de noches bloqueadas.
• Usuario de bloqueo: Usuario responsable del bloqueo.
• Fecha de desbloqueo: Fecha en la que se ha desbloqueado (es posible que se decida desbloquear antes de la fecha preconfigurada inicialmente).
• Usuario de desbloqueo: Usuario que la ha desbloqueado (en caso de que manualmente se realice el desbloqueo, puede ser distinto al usuario del bloqueo)
• Nota: Notas internas que se requieran añadir.
• Expirado: Botón para finalizar el bloqueo antes de la fecha final establecida inicialmente.

Revisar que los datos son correctos y clicar en 'Guardar':

4. Pestaña 'Out of service'

Tras guardar la configuración del bloqueo de habitación, automáticamente se visualizará dicha información en la pestaña 'Out of service' de la ficha de la habitación.

Importante: Seleccionar el estado incorrecto puede alterar las métricas de RevPAR y los informes de disponibilidad enviados a los canales de venta.

Desbloquear o abrir una habitación en OOS o OOI

Si no se realiza ninguna acción posterior, las habitaciones dejarán de estar cerradas o bloqueadas en la fecha fin que se haya indicado. Si se precisa desbloquear o abrir una habitación en una fecha anterior a la iniciada en la configuración inicial, se procederá del siguiente modo para cada casuística.

Fuera de inventario (Cerrada): Reabrir habitación

Si se requiere terminar con el cierre de la habitación antes de la fecha indicada inicialmente, se puede modificar el campo 'Fin de estancia'.

Out of Service (Bloqueada): Desbloquear habitación

Si se requiere terminar con el bloqueo de la habitación antes de la fecha indicada inicialmente, se puede realizar clicando en el botón 'Desbloquear', que aparece al final de la línea creada en la pestaña 'Out of Service' de la ficha de la habitación o desde el Informe "Estados de Habitación"

Al clicar en el botón 'Desbloquear', automáticamente se introducirán los datos de:

• Fecha de desbloqueo
• Usuario de desbloqueo