Asignación Automática de Comedores y Turnos

Esta funcionalidad permite asignar automáticamente a cada reserva su comedor y turno de comida (desayuno, comida y cena) según unas reglas o criterios que tú defines previamente (por ejemplo: enviar siempre a las familias con niños a un comedor concreto o en el primer turno).

El sistema funciona con un orden de preferencia: va comprobando las reglas una a una de arriba a abajo, y le aplica a la reserva la primera regla con la que cumpla los requisitos.

1. ¿Cómo se crean las reglas de asignación?

Se configuran desde el menú Estrategia > Planificación > Asignación de comedor (y se vinculan a la marca del hotel desde Configuración).

Cada regla o política contiene los siguientes apartados:

• Orden / Prioridad: El sistema evalúa las reglas en orden secuencial. La primera regla que coincida con la reserva es la que se aplica.

• Condición (Criterio): Define a qué tipo de reservas se aplica la regla (por ejemplo: reservas con niños, un tipo de habitación específico, un régimen concreto, etc.).

• Fechas de aplicación: Especifica el rango de fechas en el que es válida la regla (se aplica según la fecha de llegada de la reserva).

• Comedor de destino: El comedor donde quieres que se sienten los clientes que cumplan esta regla.

• Turno preferido: El turno elegido para cada servicio (Desayuno, Comida, Cena), indicado como 1.º turno, 2.º turno, etc.

• ¿Regla estricta? ("Never override"):

  • Desactivado (Recomendado): Funciona como una preferencia. Si el comedor elegido se llena, el sistema buscará sitio automáticamente en otro comedor disponible para que el cliente no se quede sin mesa.

  • Activado: Es una regla obligatoria. Si el comedor elegido está lleno, el sistema no colocará al cliente en ningún otro sitio y la reserva quedará marcada como "Sin asignar".

2. Paso a paso: Cómo calcular y aplicar los comedores

Para ejecutar la asignación automática, entra al menú Comedor > Assign Dining Rooms (Asignar Comedores).

Paso 1: Rellenar los datos de la búsqueda

1. Selecciona la Marca del hotel.

2. Elige el rango de fechas de llegada de los clientes que quieres asignar.

Paso 2: Probar primero con el "Modo Simulación"

Por defecto, la casilla Simulate only (Solo simular) viene activada:

• Haz clic en procesar. El sistema hará los cálculos en pantalla sin guardar ni cambiar nada en las reservas.

• Te mostrará un resumen claro:

  • Cuántas reservas y clientes se han asignado correctamente.

  • Cuántas reservas han tenido que ir a un comedor secundario por falta de sitio en su comedor preferido.

  • Cuántas reservas se han quedado sin sitio por aforo completo.

Paso 3: Aplicar los cambios reales

Si estás de acuerdo con el resultado de la simulación:

1. Desmarca la casilla Simulate only.

2. Vuelve a ejecutar el proceso.

3. El sistema guardará definitivamente el comedor y los turnos asignados dentro de la ficha de cada reserva.

3. Reglas de oro que el sistema SIEMPRE respeta

Diga lo que diga la regla configurada, el programa nunca se saltará estas tres normas de seguridad:

1. Nunca se supera el aforo: El sistema controla el límite de personas por comedor, día, comida y turno.

2. Los grupos no se separan: Si varias reservas pertenecen al mismo grupo, el sistema las enviará siempre al mismo comedor juntas.

3. Cierres de comedor: Si un comedor o un servicio concreto está cerrado por calendario, el sistema no enviará a nadie allí.

Consejos útiles a tener en cuenta

• Mismo comedor para toda la estancia: La asignación se hace para toda la estancia completa del cliente (no se divide la estancia asignando comedores distintos para días sueltos).

• Cambios de horario en el hotel: Los turnos se guardan por posición (ej. 1.º turno o 2.º turno). Si el hotel cambia los horarios del servicio a mitad de temporada, la preferencia del cliente se mantendrá automáticamente en el primer o segundo turno correspondiente.