Correspondencia de numeración entre el sistema y el ticket físico

Es frecuente que los usuarios de AstroHMS experimenten dudas o confusiones visuales al intentar cuadrar los datos de la pantalla de la plataforma con el ticket impreso en papel. Esto se debe a que el sistema genera tres identificadores distintos para cada transacción (dos de control operativo interno y uno de validez legal).

Este caso de uso unifica los criterios para ayudar al equipo a resolver estas dudas con rapidez, teniendo en cuenta las secuencias configurables y la distinción de documentos proforma.

Tabla de correspondencias rápidas

Desglose detallado de los identificadores

1. Número de recibo y número de pedido (control operativo)

Estos dos números nacen en el momento en que se abre la mesa o se inicia la venta en el punto de venta (POS). Coinciden al 100% entre el sistema y el papel:

• Número de pedido (largo): Sigue una estructura interna del tipo Pedido 11580-001-0053. En AstroHMS se consulta dentro de la pestaña de 'Información adicional', mientras que en el papel impreso sirve como cierre en la zona inferior del ticket.
• Número de pedido (corto): Es un identificador simplificado de tres dígitos (ej. 053). Su objetivo es puramente agilizar su identificación. Aparece en grande en el centro del ticket para que el personal de servicio o el cliente identifiquen su comanda en segundos.

2. Número de factura simplificada (referencia legal)

Es el identificador más importante a nivel contable. El sistema reconoce la venta cuando cambia su estado a 'Facturado'.

• Flexibilidad de secuencias: El prefijo y la estructura de esta secuencia son 100% configurables por cada cliente de AstroHMS. Dependiendo de la parametrización de su empresa, el ticket puede arrancar por AINVL/2026/XXXX, FAC/2026/XXXX, TS/XXXX o cualquier otra serie que se haya definido para los documentos legales de la empresa.
• Ubicación en el ticket: Independientemente del prefijo que se use, este número legal corona siempre el encabezado (zona superior) del ticket físico de forma automatizada.

3. Cómo diferenciar una factura o una factura simplificada de una proforma

En ocasiones, el cliente puede reclamar un descuadre mostrando un documento impreso que confunde con una factura definitiva. Para identificar si están ante una Proforma, se deben revisar estos dos factores clave:

• Ausencia de numeración oficial: Si el documento impreso (ya sea en formato ticket o folio) carece por completo de un número de serie oficial correlativo en su cabecera, se trata de una proforma. Las facturas legales nunca se emiten sin su correspondiente código de secuencia.
• El registro de pagos: Una factura o factura simplificada reales siempre tienen un pago indicado de forma explícita (ej. Pagado con: Tarjeta, Efectivo, o el desglose de la entrega y el cambio). Si el documento no muestra ningún método ni registro de pago, significa que es una proforma. Indica que la venta sigue abierta en el Punto de Venta y que el documento es un mero borrador informativo previo al cobro.

Importante: Si un cliente alega que el número oficial de factura simplificada no aparece en su ticket de papel, se debe verificar esta información primero en AstroHMS. Revisar si la transacción tiene un pago registrado. Si hay pago pero no hay número en el papel, suele deberse a un problema físico de la impresora (rollo cortado antes de tiempo, margen superior mal configurado o cabecera recortada en la foto enviada por el cliente).

4. Dónde encontrar las referencias dentro del pedido en el módulo Punto de Venta

Dentro del pedido, registrado en el módulo Punto de Venta, se puede encontrar toda la información relacionada con la venta:

• Número de recibo (largo)
• Número de pedido (corto)
• Método de pago
• Número de factura simplificada

Para acceder a esta información, primero se debe entrar en el pedido. Desde el módulo Punto de Venta, ir a la opción 'Pedidos' dentro del menú 'Pedidos'. Del listado resultante, clicar en el pedido a consultar.

Una vez dentro del pedido, en la información general, se podrá visualizar el 'Número de factura simplificada':

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Y desde la pestaña 'Información adicional', se podrá consultar el número de recibido y el número de pedido.

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Por último, en la pestaña 'Pagos', se podrá revisar el método de pago utilizado en el pedido.