Documentación de control, permisos y auditoría de camareros

Este sistema regula las acciones que los camareros pueden realizar de forma autónoma en la pantalla del TPV y establece los mecanismos de supervisión y auditoría para operaciones sensibles mediante:

•  Códigos PIN
• Restricciones de interfaz
• Registro de datos en el backend

Configuraciones previas

Para que el sistema de control de accesos funcione correctamente, es estrictamente obligatorio cumplir con los siguientes pasos:

1. Alta obligatoria en el módulo Empleados: Todos los camareros (tanto de permisos básicos como avanzados) deben estar dados de alta previamente en el módulo de Empleados. Si un trabajador no existe en este módulo, no podrá ser seleccionado en los ajustes del TPV ni podrá iniciar sesión para registrar ventas.
2. Configuración del código PIN: Si se activa cualquiera de las opciones de bloqueo por PIN, es obligatorio asignar un código numérico secreto a los empleados (especialmente a los encargados con permisos avanzados). Sin este PIN, el sistema no podrá validar las autorizaciones en la pantalla y bloqueará la operación.

Nota: Este código se configura entrando a la ficha de cada trabajador en Empleados > Ficha de empleado > Pestaña 'Ajustes' > Campo código PIN.

Niveles de acceso del personal en el TPV

Punto de Venta > Ajustes > Interfaz TPV

Al activar la opción 'Iniciar sesión como empleado' dentro de los ajustes del Punto de Venta, el TPV segmenta al personal en dos perfiles diferenciados:

• Basic rights (Camareros estándar/Ayudantes): Perfil asignado al grueso del equipo. Tienen permiso para abrir mesas, tomar comandas, añadir productos y procesar cobros habituales. Tienen bloqueadas las operaciones críticas de modificación, anulación de tickets y control de caja.
• Advanced rights (Encargados/Administradores): Perfil asignado a los supervisores. Su código PIN actúa como llave maestra para autorizar las operaciones restringidas de los camareros estándar directamente en la pantalla del TPV y para gestionar los procesos de cierre.

Entrar al módulo Punto de Venta y clicar sobre la opción 'Ajustes', dentro del menú 'Configuración'. Escoger el punto de venta a configurar y, en el apartado 'Interfaz TPV', marcar el check 'Iniciar sesión como empleado'. Al marcar el check, aparecerán dos nuevos campos para ir indicando los empleados con permisos básicos o con permisos avanzados.

Importante: Si no se indican empleados específicos en permisos básicos, todos los empleados del establecimiento (incluidos de otros departamentos ajenos al Punto de Venta) tendrán dichos permisos.

Nota: Es preciso que el Punto de Venta a configurar tenga la sesión cerrada para poder realizar la configuración de los permisos.

Comportamiento por defecto

Si se configuran los listados de camareros Estándar y Avanzados pero no se marca ninguna casilla de restricción adicional, el sistema aplica una regla estricta de seguridad automática:

• Bloqueo de cierre: Los camareros con derechos básicos no podrán cerrar la caja ni salir del Frontend (pantalla de ventas) del Punto de Venta.
• Exclusividad: La acción de arqueo, cierre de caja y salida del sistema queda reservada única y exclusivamente para los encargados con derechos avanzados.

Restricciones operativas opcionales

En el mismo apartado 'Interfaz TPV', en los ajustes del Punto de Venta, se permite activar restricciones específicas sobre las acciones de los camareros estándar mediante los siguientes campos:

1. Control de errores y modificaciones en comandas

Para evitar que se borren productos o se limpien tickets del TPV sin justificación, antes de ser enviados a cocina:

• Eliminar con PIN: Si un camarero con derechos estándar intenta borrar un producto del carrito, el sistema bloquea la pantalla y exigirá que un encargado introduzca su código PIN para autorizar la baja del artículo.

Importante: Al activar esta casilla, también se bloquea por completo el botón rojo de borrar del PAD numérico (teclado en pantalla) y la opción de 'Cancelar pedido'. Cualquier acción de vaciado de mesa o cancelación total requerirá el PIN del encargado.

• Permitir línea anulada: En lugar de hacer desaparecer un plato o bebida del TPV de forma invisible, habilita el botón 'Anular'. Al pulsarlo, el sistema genera automáticamente una contralínea con cantidad negativa (por ejemplo: -1 Caña de cerveza). De este modo, se mantiene un rastro visual en el ticket para saber qué se canceló.

2. Seguridad absoluta en cocina, barra y prefacturas

Al configurar el Bloqueo de líneas enviadas a cocina, una vez que se pulsa el botón de enviar la comanda (botón 'Order/Pedir') y los platos se mandan a las impresoras de cocina, o bien en el momento en que se imprime la Prefactura (Pre-ticket), esas líneas del TPV quedan completamente congeladas.

• Bloqueo total: A diferencia de otros checks, este bloqueo es absoluto en el TPV. Ningún usuario (tampoco los encargados o administradores con derechos avanzados) puede modificar una línea ya marchada o prefacturada desde la pantalla de ventas.
• Restricciones aplicadas: Queda estrictamente prohibido realizar reducciones de cantidad, cambios de precio, anulaciones, eliminación (papelera) o aplicar descuentos a esa línea. Asimismo, el botón de 'Descuento global' de la comanda queda completamente inhabilitado.
• ¿Cómo añadir más unidades?: Para evitar errores táctiles, el teclado numérico (PAD) se bloquea para esa línea. Si se desea incrementar las unidades de un plato ya marchado, el camarero deberá pulsar directamente sobre el icono del producto en el catálogo de la pantalla.

3. Control de devoluciones y gestión de tickets históricos

• Reembolso con PIN: Restringe el botón de 'Devolución'. Si un camarero estándar necesita realizar un abono o devolver el importe de un producto a un cliente, el TPV requerirá obligatoriamente el PIN de un encargado para validar la entrega de efectivo.
• Pedidos solo para avanzados: Oculta por completo la pantalla de 'Pedidos/Tickets' a los camareros estándar. Esto les impide revisar ventas pasadas de otras mesas o iniciar flujos de reembolso por su cuenta.

Registro y auditoría contable (control en backend)

Para complementar la seguridad en la pantalla, AstroHMS incluye una directiva de control interno que se configura en la sección de 'Contabilidad' de los ajustes del Punto de Venta (Seguimiento de edición de pedidos).

Al activar esta casilla, el sistema guarda de forma oculta en la administración (backend) un historial inalterable de cada pedido que sufra modificaciones.

Aunque una acción permitida sea ejecutada o autorizada por un encargado en el TPV, el administrador del negocio podrá auditar a posteriori el historial del pedido. Quedará registrado qué usuario modificó el ticket, qué platos se alteraron, el estado anterior, el estado posterior y la hora exacta del cambio, erradicando cualquier intento de fraude interno o malas prácticas.