Recepción & ciclo de la estancia

La reserva reúne titular, huéspedes, fechas, tipo de habitación, experiencia y precio. Conviven dos estados: el comercial (venta) y el de estancia (físico).

Se envía un enlace, por correo o por SMS, y el huésped completa su identidad, su documento y los datos de cada acompañante desde el portal. Al llegar, recepción ya lo tiene todo. Existe la variante en quiosco.

Una entrada anticipada es una reserva con la hora de llegada confirmada antes de la hora de entrada de la marca. Recepción la fija en la reserva con Acción › Entrada anticipada, o vendiendo el producto de franja horaria en el TPV de recepción; en los dos casos el servicio se puede cobrar. Con la hora confirmada, la limpieza de esa habitación pasa a ser la primera de la ronda y la llave abre desde la hora acordada. Cuántas se pueden entregar antes de hora lo declara la gobernanta en el cupo de entrada anticipada.

En el check-in se completa la lista de huéspedes, se asigna la habitación física y se emite la tarjeta / parte de viajero. La reserva pasa a En estancia.

El crédito es de la reserva, no del cliente. En su pestaña Riesgo financiero están el crédito permitido, el límite y el riesgo total: lo que ya se ha cargado a la habitación desde el TPV y el minibar. El límite sale de sus líneas de crédito, que se registran en Fianzas; una reserva nueva nace con el crédito y la línea por defecto de su marca. Teclear el límite en la reserva ajusta su línea, y lo puesto a mano ya no lo reescriben ni el asistente de riesgo ni el cambio de marca. Al cobrar con cargo a habitación, el TPV calcula el crédito disponible —límite menos riesgo— y no deja pasar el cargo si la reserva no tiene crédito o si lo supera.

Desde una reserva confirmada, Acción › Ampliar reserva abre el asistente. Añadir noches —antes de la llegada, después de la salida o las dos cosas— no modifica la reserva original: crea una reserva nueva enlazada a ella, con el mismo titular, los mismos huéspedes, la misma habitación y el precio de hoy del contrato directo de la marca, si «Recalcular precio para la nueva estancia» está marcada, que es lo de fábrica; desmarcada, copia el de la estancia. La original queda como se vendió, y las dos se ven juntas en la pestaña Prolongación. Mover la estancia entera a otras fechas sí cambia la reserva, y sólo mientras la llegada esté en el futuro.

Con la reserva en Estancia, el botón Salida tardía abre el asistente: se indica la nueva hora de salida, que queda confirmada en la reserva, y por defecto se añade el cargo del servicio como un extra, al precio del contrato o, si no lo tiene, al del producto. Si ese día llega otra reserva a la misma habitación, el asistente se detiene: o se reasigna la que llega, o se marca expresamente que se ignora el conflicto. También se vende en el TPV de recepción, con un producto por franja horaria, cobrado en el momento o con cargo a habitación.

En el check-out se liquidan y facturan los cargos, se marca la salida (con la hora sellada) y la habitación se libera al inventario para limpieza y reventa.

Dos redes. Al entrar, por el canal que sea —channel manager, motor, quiosco, portal, lector de documentos o recepción—, el huésped se busca con la regla de deduplicación del país o de la marca (por defecto, el número de documento): si ya existe, se reutiliza su ficha y solo se completan los huecos. Cada noche, la plataforma busca en todo el histórico los duplicados de quienes llegan ese día y los fusiona en la ficha más completa, con sus reservas, facturas y cobros. Si no se sabe con seguridad que son la misma persona, no se toca.