Caso de uso: Realizar el Check-Out de una reserva desde Recepción

🧭 PMS

Establecer el procedimiento operativo para gestionar la salida de huéspedes, asegurando la liquidación de cuentas pendientes, la facturación de servicios y la actualización del estado de la habitación en el sistema.

Conceptos clave

  • Dashboard de Salidas: Panel de control que centraliza todas las reservas cuya fecha de partida coincide con el día actual.
  • Estado de Reserva "Fuera": Estado final que indica que el huésped ha abandonado el establecimiento y la habitación queda disponible para limpieza.
  • Crédito Permitido: Funcionalidad de cargo a habitación que se inhabilita automáticamente al procesar el Check-Out.

Configuraciones previas

Es necesario asegurarse de contar con las configuraciones necesarias antes de continuar el proceso. Accede a la documentación de configuración desde este enlace.

Desarrollo del Proceso

Para realizar un Check-Out efectivo y sin errores de facturación, siga estos pasos:

1º Acceso al listado de Salidas Desde el Dashboard principal del Hotel, localice el bloque denominado "Salidas". Al hacer clic, el sistema filtrará automáticamente las reservas pendientes de abandonar el hotel en el día de hoy. 

2º Verificación de estados de Pago y Facturación Dentro del listado, revise las columnas de estado. Es recomendable añadir la columna "Pago Pendiente" (si no está visible por defecto) para identificar de un vistazo cualquier línea de alojamiento o extras que no haya sido cobrada o facturada.

3º Gestión de cargos y cierre de cuenta Antes de finalizar, asegúrese de que todos los cargos por consumo estén registrados. Si la reserva tenía activado el "crédito permitido", este se desmarcará automáticamente al completar el siguiente paso. Para el detalle del proceso de facturación, consulte la guía.

4º Modificación del estado a "Fuera" Una vez confirmada la liquidación, cambie el estado de la reserva a "Fuera". En este momento, el sistema validará si existen líneas pendientes de facturar. 

Importante: Si existen líneas de alojamiento o servicios extras sin facturar al intentar marcar la salida, el sistema mostrará un aviso de alerta en una franja amarilla en la parte superior de la reserva. No ignore este aviso, ya que garantiza que no queden consumos sin declarar.

Nota: Al marcar "Fuera", la habitación cambiará automáticamente su estado en el módulo de Gobernanta para informar al equipo de limpieza de que la unidad está lista para su preparación.

✅ Resultado Esperado

Al finalizar el proceso, la reserva quedará en estado "Fuera", todos los cargos estarán debidamente facturados y cobrados, y la disponibilidad del hotel se actualizará correctamente.