Control y auditoría de stock (kardex)

El Mayor de Producto (kardex) es, esencialmente, el libro mayor de contabilidad aplicado al inventario del hotel. Su objetivo principal es auditar y desglosar el historial completo de un artículo para entender de dónde viene y a dónde va cada unidad de stock, manteniendo un cálculo financiero continuo.

Este caso de uso presenta el paso a paso de esta funcionalidad, a la que se puede acceder desde el módulo Inventario, clicando en la opción 'Mayor de producto Kardex' del menú 'Informes'.

Trazabilidad cronológica total

El kardex de AstroHMS registra de forma ordenada cada movimiento físico que sufre un producto. Detalla la Fecha, la Referencia del documento (como el código de una factura de compra o un albarán) y el Tipo de movimiento (Existencias iniciales, Compra, Consumo, etc.).

Se puede generar el informe de todos los productos que cuenten con movimientos dentro de las fechas indicadas, o bien indicar una categoría e incluso producto específico.

Al clicar en el botón 'Generar' se creará el informe de Mayor de producto detallado. Esta información se podrá exportar, clicando en la opción 'Exportar todo' del icono de Acción: 

Nota: Si solo se quiere exportar cierta información, filtrar previamente por los datos deseados y exportar posteriormente.

Segmentación operativa (filtros)

Antes de lanzar el kardex, trabajar con filtros permite limpiar el ruido visual. Se puede filtrar únicamente por la Marca, la Compañía, un rango de Fechas cerrado o una Categoría de familias concreta (ej. Cafés e infusiones), evitando tener que buscar entre miles de artículos del hotel.

• Ubicaciones (Opcional): Permite cambiar el alcance del informe entre análisis global o por punto específico:

  • Sin ubicación (Vacío): Muestra el Kardex a nivel global de Marca. En este modo, los movimientos internos entre almacenes de la misma marca no generan líneas de movimiento, ya que el valor y volumen total de la marca no varían.

  • Con ubicación seleccionada: Permite auditar la ficha de un almacén, bar o punto de venta concreto. En este modo, sí se muestran los traspasos internos (registrando una Salida en el centro remitente y una Entrada en el receptor).

Control de entradas y salidas (cantidades y costes)

Para cada transacción, el informe abre el desglose en dos vertientes:

• Entradas: Cuánta cantidad entra y a qué coste unitario se ha comprado.
• Salidas: Cuánta cantidad sale del almacén (o comedor/bar) y su coste correspondiente.

Cálculo de saldos acumulados (el "arrastre")

Esta es la función clave que diferencia esta funcionalidad de un informe de stock básico. En lugar de dar solo una foto fija del inventario actual, va recalculando línea a línea el saldo resultante:

• Saldo (cantidad): Indica cuántas unidades exactas quedaban en el almacén justo después de ese movimiento concreto.
• Saldo (valor): El valor económico total en euros de ese stock acumulado en ese preciso instante.

Gestión del precio medio ponderado (PMP)

A medida que se realizan compras a diferentes proveedores con precios fluctuantes, la columna 'Precio medio' se actualiza automáticamente. Esto permite saber el coste real valorado de las existencias sin importar la inflación o los cambios de tarifas de los proveedores.

En resumen, la funcionalidad de control y auditoría de stock kardex sirve para saber el porqué, el cuándo y el cuánto de cualquier descuadre de inventario o de coste que se detecte en el departamento de economato o compras.

Consideraciones sobre los Traspasos Internos y Filtro por Ubicación

Importante al trabajar con el filtro de Ubicación:

• Selección de origen y destino: Si se seleccionan a la vez la ubicación que envía y la que recibe la mercancía, el sistema identificará el movimiento como interno dentro del filtro seleccionado y no mostrará la línea.

• Valoración de traspasos: Los traspasos internos no disponen de precio de compra, por lo que las entradas y salidas se valoran automáticamente al Precio Medio Ponderado (PMP) del producto. Si el PMP del artículo es de 0 €, el movimiento se registrará con valor 0 €.

• Ajustes de recuento físico: Las líneas de consolidación por inventario físico/recuento no se muestran al filtrar por ubicación, ya que este ajuste está anclado al cierre global de Marca.

• Tiempo de generación: La primera vez que se ejecute el informe filtrando por una ubicación concreta con un histórico amplio de movimientos, el sistema puede tardar unos segundos adicionales mientras reconstruye el saldo inicial.