Gestionar escandallos y recetas en Astro HMS

Esta guía detalla el procedimiento para configurar la ficha técnica y la estructura de costes de los platos de la carta en Astro HMS. La correcta parametrización asegura que cada venta registrada en el TPV descuente automáticamente las materias primas del almacén y mantenga actualizado el margen de beneficio del establecimiento.

PASO 1: Configuración Crítica (Unidades de Medida)

Es obligatorio activar la conversión de medidas, ya que comprarás en Kilos (Kg) o Litros (L) y harás los escandallos en gramos (g) o mililitros (ml).

1. Ve a Inventario > Configuración > Ajustes.

2. Busca la sección Productos y marca la casilla Unidades de Medida (Vender y comprar productos en diferentes unidades de medida).

3. Haz clic en Guardar.

PASO 2: Dar de alta los Ingredientes (Materias Primas)

Debes crear todo lo que compras a proveedores con su precio base.

1. Ve a Inventario > Productos > Productos y haz clic en Nuevo.

2. Nombre: Ej. Solomillo de Ternera fresco.

3. Tipo de producto: Producto Almacenable (para controlar el stock).

4. Unidad de Medida: Selecciona kg. (Aunque cocines en gramos, tu unidad base para el stock y el coste debe ser el Kilo o el Litro).

5. Coste: Introduce el precio exacto que te cuesta 1 Kg (ej. 22,00 €).

6. Repite esto para cebollas, aceite, sal, etc.

PASO 3: Crear Sub-recetas / Producciones en Lote (Opcional pero recomendado)

En cocina no haces una salsa brava por ración, haces una olla de 5 Litros. A esto se le llama sub-receta.

1. Crea un producto llamado Salsa Brava (Elaboración).

2. Unidad de medida: Litros. Coste: 0,00 € (se calculará solo).

3. Ve a Fabricación > Productos > Listas de Materiales y crea una Nueva.

4. Producto: Salsa Brava (Elaboración).

5. Cantidad: 5 (porque tu receta es para 5 litros).

6. Tipo de LdM: Fabricar este producto.

7. Componentes: Añade tomate (3 kg), aceite (0.5 L), tabasco (0.05 L), etc.

8. Entra en la ficha del producto Salsa Brava y haz clic en Calcular coste a partir de la LdM. Astro HMS ya sabe cuánto te cuesta 1 Litro de tu propia salsa.

PASO 4: Crear el Plato de la Carta (El producto que vendes)

Este es el producto que aparecerá en tu TPV o carta y que el cliente paga.

1. Ve a Inventario > Productos > Productos y haz clic en Nuevo.

2. Nombre: Ej. Ración de Patatas Bravas.

3. Tipo de producto: Consumible o Almacenable (normalmente Almacenable si quieres ver estadísticas de stock negativo, pero como es un Kit, ponlo como Consumible, ya que lo que se resta del stock son sus ingredientes).

4. Pestaña Punto de Venta: Marca la casilla Disponible en el TPV y asígnale su categoría (ej. Tapas).

5. Precio de Venta: Lo que cobra al cliente (ej. 6,50 €).

6. Coste: Déjalo en 0,00 €.

PASO 5: Crear el Escandallo del Plato Final (Configuración KIT)

Aquí cruzamos los ingredientes con el plato de la carta. Este es el paso más importante para hostelería.

1. Ve a Fabricación > Productos > Listas de Materiales y haz clic en Nuevo.

2. Producto: Ración de Patatas Bravas.

3. Cantidad: 1.00 (el escandallo es para 1 ración).

4. Tipo de LdM: Selecciona KIT. (Esto le dice a Astro HMS: "Cuando se venda 1 ración, ve al almacén y resta estos ingredientes de forma invisible").

5. Añadir Componentes:

   • Haz clic en Añadir línea.

   • Componente: Patata cruda.

   • Cantidad: 0.300 (Ojo: como la base de la patata es el Kg, aquí pones 0.300 para indicar 300 gramos).

   • Componente: Salsa Brava (Elaboración) (tu sub-receta).

   • Cantidad: 0.080 (80 mililitros o 0.08 Litros).

   • Componente: Aceite de freír.

   • Cantidad: 0.020 (20 ml).

💡 ¿Cómo gestionar las MERMAS (desperdicios)? Astro HMS tiene un campo dedicado para esto, no hace falta falsear la cantidad: en cada línea de la Lista de Materiales hay una columna «Aprovechable (%)». Si el plato lleva 300g de patata limpia pero al pelarla pierdes un 20%, deja la cantidad en 0.300 (la cantidad limpia real) y pon 80 en «Aprovechable (%)». Astro HMS calcula solo el coste neto (encareciendo el ingrediente según la merma) sin tocar la cantidad que se descuenta del almacén.

Nota: Si no ves la columna «Aprovechable (%)» en la Lista de Materiales, pide que te activen el grupo correspondiente en Fabricación > Configuración > Ajustes.

PASO 6: Ver el Coste Real (Food Cost) y actualizar el margen

1. En esa misma pantalla de la Lista de Materiales (Kit), pulsa arriba a la derecha en el botón inteligente Estructura y Costes (o Visión general).

2. Verás el árbol del escandallo. Te mostrará que la patata cuesta X, la porción de salsa cuesta Y, y te dará el Coste Total del Plato.

3. Vuelve a la ficha de tu producto (Ración de Patatas Bravas).

4. Al lado del campo Coste, pulsa el botón Calcular coste a partir de la LdM.

Resultado final:

• Tu ficha de producto ahora dice: Precio de Venta: 6,50 € / Coste: 1,45 €.

• Cuando abras el Punto de Venta y el camarero venda 1 Ración de Bravas, no tendrás que hacer nada más. Astro HMS irá al inventario por detrás y restará 375 gramos de patata y 80 ml de tu salsa.

PASO 7: Costes de Receta y Ficha Técnica

Además del coste calculado línea a línea, la propia Lista de Materiales tiene un bloque «Costes de Receta» con indicadores automáticos:

• Raciones, Precio de venta / porción y Coste de materia prima objetivo (%): los introduces tú.

• Coste total de ingredientes, Coste / porción, Coste de materia prima (%) (se pone en rojo si supera el objetivo, en verde si no) y Precio sugerido / porción: se calculan solos a partir de las líneas de la receta.

Desde la misma ficha, el botón «Ficha Técnica» (arriba, icono de impresora) genera un informe imprimible con: los KPIs anteriores, la tabla de ingredientes (cantidad, aprovechable, coste neto), alérgenos, elaboración, conservación, presentación y APPCC (peligros de ingredientes, desarrollo y medidas preventivas).

Nota: Tanto el bloque de costes como el botón de Ficha Técnica solo son visibles con el grupo de permisos de recetas activado.