Gestión de pedidos o transferencias desde las plantillas del módulo de transferencias

Desde el módulo Transferencias de AstroHMS existe una opción para planificar pedidos de compra. Esta funcionalidad pretende facilitar el uso de la solicitud de existencias por parte de cualquier departamento, sin necesidad de que todo el trabajo recaiga sobre el departamento de Economato/Compras.

De esta manera, cualquier responsable de sala o encargado de bar/comedor puede realizar el pedido al departamento de compras. Para ello, se ha preparado una plantilla sencilla e intuitiva que facilita el uso de la herramienta desde una tablet o móvil.

Nota: Siempre teniendo en cuenta que los pedidos que se hagan deben pasar por una autorización por parte del responsable.

Configuraciones previas

Para poder utilizar esta funcionalidad correctamente, se requerirá una configuración previa de autorización de permisos. Se deberá indicar qué usuario/s son los autorizados, así como los productos o categorías permitidos o denegados.

Importante: Si esta información se deja en blanco, estarán disponibles todos los productos.

Acceder a las plantillas de solicitud de existencias

Transferencias> Plantillas

Al ir al apartado de 'Plantillas', desde el módulo Transferencias, aparecerán las plantillas que se habrán configurado previamente en la Marca.

Pulsar sobre el botón 'Crear Solicitud' desde la plantilla correspondiente.

Importante: Siempre se deberán realizar las solicitudes de este modo.

¿Cómo ejecutar el planificador de pedidos?

Automáticamente cuando se crea la solicitud se nos rellenará todos los campos automáticamente según la plantilla, excepto el campo de 'Descripción' por si necesitamos indicar algún comentario.

Tras clicar en 'Crear Solicitud', pulsar sobre la opción 'Catálogo'.

Se abrirá una nueva ventana donde se mostrarán todos los posibles productos a solicitar (según la configuración previa realizada):

Importante: Se recomienda incluir imágenes en los productos, para que sea más fácil su identificación para los encargados que realicen la petición.

Cada producto mostrará Precio y Unidad de medida por la cual se solicita, así como proveedor al que se compra. En caso de tener los permisos suficientes, se podrá modificar el proveedor al que se realiza la compra y la Unidad de medida.

De este modo, lo único que se deberá hacer es clicar sobre el botón 'Añadir' y a continuación indicar cuál es la cantidad de los productos a solicitar.

Importante (Validación de cantidades):

• No se permiten cantidades negativas: El sistema no aceptará valores negativos en la columna de cantidad solicitada (al crear o editar líneas). Si se introduce un valor negativo por error, la solicitud quedará bloqueada y no podrá ser enviada para aprobación hasta que se corrija.

• Cantidad cero (0): Está permitida temporalmente al añadir artículos desde el catálogo para facilitar la selección previa antes de indicar las unidades definitivas.

Podremos cambiar al proveedor que queremos comprar si tenemos los permisos suficientes.

Importante: Es importante que tu usuario tenga el permiso de poder realizar esta acción.

Una vez solicitados todos los productos necesarios, pulsar en 'Volver al presupuesto/Volver a la orden' donde se visualizarán los productos seleccionados.

Tras clicar en el botón 'Enviar para aprobación', antes de que la solicitud sea efectiva, el responsable deberá validarla y 'Aprobar' la transferencia o el pedido al proveedor según el procedimiento habitual del establecimiento.

¿Cómo funciona la propuesta automática de reparto con stock negativo?

Al ejecutar la opción Proponer reparto, el planificador evalúa el inventario disponible para determinar qué parte del pedido se satisface con transferencia interna de almacén y cuál debe solicitarse al proveedor externo:

• Productos con stock negativo: Si un artículo muestra un saldo en negativo en el almacén (por ejemplo, -6 unidades en mano debido a consumos no regularizados) y se solicitan 12 unidades, el sistema enviará automáticamente la totalidad de la cantidad solicitada (12 unidades) a la columna Comprar.

• Protección del pedido: Este cálculo asegura que las necesidades del departamento se trasladen íntegramente a la orden de compra del proveedor, evitando bloqueos en la solicitud o líneas sin asignar.

Formato Impreso

Si queremos imprimir el pedido podemos hacerlo desde el botón de 'Imprimir'.