Revisión y gestión de las solicitudes de existencias

El Responsable de Economato debe ingresar al módulo de Transferencias dentro de AstroHMS y dirigirse a la sección de 'Reposiciones aprobadas', dentro del menú 'Operaciones'.

El Responsable de Economato es el encargado de revisar, gestionar y validar las solicitudes de existencias enviadas por los responsables del resto de departamentos.

Desde el módulo Transferencias de AstroHMS, se pueden autocompletar transferencias internas, autocompletar compras, aprobar o rechazar las solicitudes, optimizando el flujo de stock y asegurando el abastecimiento de cada departamento.

Paso a paso para el proceso de revisión de solicitudes

Nota: Más información sobre la creación de solicitudes de existencias desde este enlace de la documentación online.

1º Acceso a la lista de solicitudes

Para iniciar el proceso de revisión de solicitudes, el responsable debe entrar en la opción 'Solicitar reposiciones' dentro del menú 'Operaciones' del módulo Transferencias. Estas solicitudes de reposiciones mostrarán los traspasos y reposiciones creadas por el resto de departamentos y pendientes de gestionar por el responsable de Economato.

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El responsable podrá identificar fácilmente todas las peticiones que requieren su atención, ya que el sistema muestra qué solicitudes se encuentran bajo el estado 'Pendiente de aprobación'.

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Filtros y agrupaciones predeterminados

Al entrar en el listado de 'Solicitud de reposiciones', el sistema aplica de forma automática una parametrización específica para facilitar la visualización de todas las líneas. Son las siguientes:

• Filtros activos: La vista se acota automáticamente para mostrar únicamente las solicitudes que se encuentran en estado 'Confirmado' o 'Pendientes de validación', ocultando los registros antiguos o ya archivados.
• Agrupación jerárquica: Las líneas de petición aparecen agrupadas por criterios operativos (como la 'Ubicación de origen', el 'Departamento solicitante' o la 'Fecha'), lo que permite al responsable evaluar las necesidades de stock en bloques organizados en lugar de revisar registros individuales dispersos.

Nota: Recuerda que puedes quitar los filtros y agrupaciones pulsando sobre la "x".

2º Disponibilidad de stock o necesidad de compra

Al entrar en cada ficha de solicitud de existencias (solicitudes de reposición) se visualizarán los detalles sobre los productos solicitados, su ubicación de origen y su disponibilidad.

Por defecto, cada línea de producto solicitado aparecerá en un estado como 'No asignado'. Este estado se identificará por tener marcadas las líneas en rojo y no permitirá realizar el pedido de compra o transferencia mientras se encuentre en este estado.

Mientras el producto se encuentre en estado 'No asignado', se podrá modificar la información del proveedor al que se quiere realizar la compra, desde la columna 'Información del proveedor'.

Una vez realizados los cambios pertinentes sobre los distintos productos de la solicitud, para poder seguir el proceso se debe clicar sobre el botón 'Proponer Reparto​', que se encuentra en la parte superior de la solicitud.

Esta funcionalidad revisará automáticamente las existencias de los productos solicitados según:

• Si existen existencias en alguna ubicación del establecimiento.
• Si existen existencias en el establecimiento, pero no para sumir toda la cantidad solicitada del producto.
• Si no existen existencias en el establecimiento y se debe realizar una compra para resolver la solicitud de reposición.

Nota: El programa no permitirá aprobar la solicitud sin antes haber clicado en el botón 'Proponer reparto'.

Una vez realizada la acción 'Proponer reparto', el estado de cada producto se modificará. Pasará de tener un estado 'No asignado', a tener un estado que distinga las existencias o inexistencias del producto en el establecimiento:

• Estado 'Transferencia': Se realizará una transferencia entre la ubicación origen y la ubicación de destino. Esto ocurre cuando en la ubicación origen hay existencias.
• Estado 'Mixto': Se realizará la solicitud, parte en una transferencia y parte en  pedido de compra. Esto ocurre cuando en la ubicación origen hay parte de las existencias necesarias, pero no todas ellas.
• Estado 'Compra': Se realizará un pedido de compra del total de la solicitud.

Nota: Esta funcionalidad automática se verá vendrá muy afectada según se tenga el economato centralizado o descentralizado. Es decir, si la compra se envía directamente al departamento destino o tiene que pasar por un economato central.

3º Aprobación de la solicitud

Importante: Es importante tener en cuenta que sin haber propuesto el reparto no se podrá aprobar o rechazar la solicitud.

Aprobar la solicitud

Si la solicitud está correctamente autocompletada, el Responsable de Economato puede aprobarla clicando en el botón 'Aprobar'. Se pueden dar dos casuísticas al realizar la aprobación:

• En caso de 'Transferencia', se ejecutará el movimiento de stock.
• En caso de 'Compra', se generará automáticamente el pedido al proveedor o se agrupará en un pedido consolidado si aplica.

Rechazar la solicitud

• Si la solicitud no es válida, el Responsable de Economato puede rechazarla, dejando una nota con el motivo.
• El Jefe de Departamento podrá ver el motivo del rechazo y realizar una nueva solicitud si es necesario.

Nota: En caso de rechazar la solicitud, no será necesario realizar el paso de 'Proponer reparto'. Se podrá rechazar directamente.

4º Generar órdenes

Una vez gestionada y aprobada la solicitud de reposición, el responsable de Economato podrá generar una nueva orden o añadir la solicitud a un un pedido ya creado, según se precise. Esta acción se realizará clicando en los botones superiores que aparecen una vez aprobada una solicitud:

• Generar pedidos: Esta opción genera las transacciones internas o los pedidos de compra. En caso pedido de compra, se enviará automáticamente un email para la compra. Se debe tener en cuenta que esta acción dependerá del estado de las líneas. En esta casuística, aparecerá un mensaje que se debe aceptar: 'Esto genera el albarán de transferencia y el pedido de compra (confirmado y enviado por email al proveedor). No se puede deshacer. ¿Continuar?'

• Añadir al pedido: Esta opción no generará los pedidos individualmente del pedido, sino que generará las transferencias internas en borrador o los pedidos de compra necesarios. En caso de pedido de compra, no generará uno por transferencia, sino que primero buscará si para el proveedor ya existe algún pedido en borrador. En tal caso, se le asignarán estas nuevas líneas a este pedido ya creado con anterioridad.  El mensaje que aparecerá en este caso y que se debe aceptar previamente es: 'Esto genera el albarán de transferencia interna y añade las líneas a un pedido de compra en borrador por cada proveedor (consolidando con otras solicitudes al mismo proveedor). El pedido NO se confirma ni se envía por email. ¿Continuar?'

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Advertencias y consideraciones

Para asegurar un flujo eficiente y un control riguroso de las existencias en el hotel, se deben cumplir las siguientes directrices operativas antes de finalizar el proceso:

• Priorización de stock interno: Ante cualquier solicitud, es obligatorio verificar la disponibilidad local y se recomienda priorizar la transferencia interna antes de proceder con la generación de una orden de compra externa.
• Obligatoriedad en rechazos: Al denegar una reposición, es necesario incluir una justificación clara y detallada. Esto notificará automáticamente al Jefe de Departamento correspondiente y evitará duplicidades o malentendidos.
• Criterio de consolidación: La agrupación o consolidación de pedidos únicamente se llevará a cabo si la totalidad de los productos seleccionados pertenecen al mismo proveedor homologado. 
  

Este proceso garantiza una gestión eficiente de existencias, optimizando la utilización del stock disponible y asegurando un control riguroso sobre compras y transferencias en el hotel.