Configuración de Términos y Condiciones

Para que una reserva esté relacionada con 'Términos y Condiciones de Cancelación' y, por tanto, dicha información aparezca en el asistente de Cancelación, la información pertinente debe haberse incluido previamente en el sistema.

1. Configuración de términos y condiciones

PMS > Configuración > Término y condiciones

Dentro del menú de Configuración del módulo PMS, se encuentra la opción 'Términos y condiciones'.

En esta opción de configuración se pueden incluir, una por línea, cada política de cancelación:

2. Configuración de los términos de pago

Para configurar los términos de pago, se debe seguir la siguiente ruta:

PMS > Configuración  > Términos y Condiciones > Líneas de término de Pago

Datos a introducir

• Secuencia: Es el orden de importancia de las líneas, es importante indicar la secuencia por el orden en que queremos que se aplique nuestro términos de pago.
• Política de cálculo: En que momento queremos que se aplique la política que estamos indicando. Puede ser: Venta, Llegada o Estancia.
• En vigor desde: Aquí indicaremos las fechas entre las que queremos que sea efectivo esta política.
• Liberaciones (Pestañas):
• • Nombre interno para identificar la línea que estamos configurando. 
  • ​Liberar antes: Aquí se deberá indicar los días antes de la llegada de la fecha de la reserva según la política de cálculo indicada en la cabecera.
  • ​Unidad: Para indicar a qué unidades te refieres según la casilla de Liberación indicada. Se puede indicar en días u horas.
  • ​Política de Cálculo: Aquí indicaremos la política de cálculo de la línea. No es la misma política de calculo de la cabecera. Esto se indica si dentro de esta misma política ​de pago tenemos varias políticas de cálculo. Primero se aplica un 50% en la venta de la reserva y luego se aplica el otro 50% 15 días antes de la llegada del huésped.
  • Calcular la sanción: ​Aquí indicaremos cómo se generará el cálculo de la linea:
  • • • Porcentaje: Cual es el porcentaje del precio total de la reserva que queremos aplicar
      • Noche: Número de noches que queremos que aplique.
      • La Noche más cara: Dentro de la reserva se aplicará la noche más cara.
      • Balance: El resto pendiente.

Dependiendo de lo que escojamos, algunas casillas se activarán o se desactivarán.

• Enlaces de Pago o MOTO: enviar correo electrónico: Si queremos configurar el envío de correo automático para que el cliente pueda realizar el pago a través de TPV Virtual,  habrá que activar este check.

Si queremos realizar esta acción, debemos configurar previamente:

• Servidor de Correo de salida.
• TPV Virtual dentro de la herramienta.

Nota: Será necesario que el Titular o el primer huésped de la reserva tenga email indicado en su ficha.

• Recordatorio: En qué momento se quiere que se lance la plantilla para enviar al cliente. Normalmente este siempre será superior a la fecha de liberación indicada en la misma línea.
• Plantilla de Correo: Al activar la opción de 'Enviar por email', se activará la opción de elegir qué plantilla se quiere enviar.

Nota: Nosotros contamos con una plantilla por defecto. En caso de querer personalizar, se tendrá que crear una de nueva.

• Descripción del Sitio Web: Aquí indicaremos el texto que queremos que se muestre en Motor de Reservas (Zenit). ​Es un editor de texto, como se indique aquí se mostrará igual en la web.

3. Configuración de los Términos de Cancelación

Para configurar los términos de cancelación, dirigirse a:

PMS > Configuración > Términos y Condiciones > Líneas de condiciones de cancelación.

Aquí se podrán añadir todos los términos de cancelación que se requieran. Para añadir un término de cancelación, clicar sobre el botón 'Añadir una línea'.

Datos a introducir

• Nombre: Nombre interno para identificar la línea que estamos configurando.

Nota: Esta información no se verá indicada en ningún campo extra, solo en esta pestaña.

• Liberación: Los días antes de la llegada de la fecha de la reserva según la política de cálculo indicada en la cabecera.
• Unidades: Para indicar a que unidades te refieres según la casilla de Liberación indicada. Se puede indicar en días u horas.
• Política de Cálculo: Aquí indicaremos la política de cálculo de la línea. No es la misma política de calculo de la cabecera. Esto se indica si dentro de esta misma política de pago tenemos varias políticas de cálculo.
• En vigor desde: Aquí indicaremos las fechas entre las que queremos que sea efectivo esta política.
• Liberaciones (Pestañas):
• • ​Nombre interno para identificar la línea que estamos configurando. 
  • ​Liberar antes: Aquí se deberá indicar los días antes de la llegada de la fecha de la reserva según la política de cálculo indicada en la cabecera.
  • ​Unidad: Para indicar a qué unidades te refieres según la casilla de Liberación indicada. Se puede indicar en días u horas.
  • ​Política de Cálculo: Aquí indicaremos la política de cálculo de la línea. No es la misma política de calculo de la cabecera. Esto se indica si dentro de esta misma política ​de pago tenemos varias políticas de cálculo. Primero se aplica un 50% en la venta de la reserva y luego se aplica el otro 50% 15 días antes de la llegada del huésped.
  • Calcular la sanción: ​Aquí indicaremos cómo se generará el cálculo de la linea:
  • • • • Porcentaje: Cual es el porcentaje del precio total de la reserva que queremos aplicar
        • Noche: Número de noches que queremos que aplique.
        • La Noche más cara: Dentro de la reserva se aplicará la noche más cara.
        • Balance: El resto pendiente.

Dependiendo de lo que escojamos, algunas casillas se activarán o se desactivarán.

• Enlaces de Pago o MOTO: enviar correo electrónico: Si se precisa configurar el envío de correo automático para que el cliente pueda realizar el pago a través de TPV Virtual,  se debe activar este check.

Si se requiere realizar esta acción, se debe configurar previamente:

• • Servidor de Correo de salida.
  • TPV Virtual dentro de la herramienta.

Nota: Será necesario que el Titular o el primer huésped de la reserva tenga email indicado en su ficha.

• Recordatorio: En qué momento queremos que se lance la plantilla para enviar al cliente. Normalmente este siempre será superior a la fecha de liberación indicada en la misma línea.
• Plantilla de Correo: Al activar la opción de "Enviar por email", se nos activará la opción de elegir qué plantilla queremos enviar.

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Términos y condiciones en la reserva

Para que la cancelación o no show de una reserva tenga aplicada una política de cancelación, esta debe ir indicada dentro de las características de la reserva, en el apartado 'Términos y condiciones'.

Aparecerán detallados en la pestaña 'Términos y condiciones' de la parte inferior de la reserva:

Orden de aplicación según configuración

1. Channel Manager > Configuración >  [Proveedor] Diccionario > Condiciones de Pago.
2. PMS > Configuración > Tarifas > Términos y Condiciones (solo se aplica al descargar desde el Channel Manager).
3. PMS > Contrato/Agencia.

Este es el orden en el que el sistema buscará los Términos y Condiciones al insertar una reserva. El primer término que se encuentre será el que se aplicará.