Realizar comprobaciones diarias

La opción "Realizar comprobaciones diarias", ubicada en el módulo PMS, permite ejecutar el proceso de Cierre del Día, consolidando información operativa y contable. Valida reservas, facturación, pagos y genera registros necesarios para cumplir con normativas y garantizar la correcta continuidad operativa.

PMS > Cierre > Realizar comprobaciones diarias

Objetivos

• Validar el estado de las reservas y sus componentes (habitaciones, extras, tasas).
• Comprobar la facturación y los pagos antes de cerrar el día.
• Generar registros automáticos para autoridades y control de caja.
• Avanzar la fecha operativa y contable del sistema.

Conceptos clave

• Fecha de Trabajo: Fecha operativa activa para registrar movimientos en el sistema.
• Fecha de Bloqueo: Fecha límite para modificaciones contables; se relaciona con el cierre contable.
• Cierre del Día: Proceso automatizado de validaciones y generación de informes clave.
• SES.HOSPEDAJES: Plataforma oficial para el envío de partes de entrada de viajeros.
• Actividad generada: Notificación creada automáticamente sobre reservas con errores o inconsistencias.

Configuraciones previas

Es necesario asegurarse de contar con las configuraciones necesarias antes de continuar el proceso. Accede a la documentación de configuración desde este enlace.

Flujo o Pasos

1º Acceder al proceso de comprobación

1. Dirígete al módulo PMS.
2. Haz clic en Cierre.
3. Selecciona Realizar comprobaciones diarias.

2º Indicar los parámetros del cierre

• Fecha a cerrar: Es la nueva fecha de trabajo.
• Empresa y Marca a cerrar.
• Si el check de sincronización de fechas está activo, se actualizará también la fecha de bloqueo.

Validaciones realizadas

Estado de reservas

• Reservas con entrada en la fecha seleccionada: deben estar en estado "Estancia" o "No Show".
• Reservas con salida: deben estar en estado "Fuera".

Facturación y pagos

• Verifica facturas de alojamiento y extras de las reservas con salida ese día. (En caso de que sean facturable a Huésped)
• Comprueba que los pagos estén registrados correctamente.
• Revisa si se ha generado, facturado y pagado la Tasa Turística (si aplica según CC.AA.).
• Revisa que las facturas que estén en estado 'Borrador' no se queden sin confirmar o sin borrar (en caso de que estén duplicadas).

Importante: Se omiten reservas cuya facturación está configurada a través de una Agencia.

Nota: Si las facturas tienen fecha de vencimiento posterior a la de emisión (ej. +30 días), se podrá cerrar el día sin error, según lo configurado.

Verificaciones adicionales

• Generación de Tasa Turística: Verifica en Extras (o en Facturas Simplificadas si se usa PdV en Recepción).
• Habitación asignada: Todas las líneas de habitación deben tener una habitación asignada.
• Gestión de Overbooking: Asegurarse de registrarlo correctamente en la pestaña correspondiente.
• Verificación de si los días anteriores están correctamente cerrados. En caso contrario, no te permitirá hacer el proceso (a excepción de si tienes permisos de “Manager” para el PMS)

Antes de poder cerrar el día, el sistema te mostrará una pantalla de validación y te indicará si está todo correcto o no. En caso de que no esté todo correcto, te generará las tareas que debes revisar en los registros (reservas, factura, etc.).

Cerrar el día

Una vez todas las validaciones estén correctas, pulsaremos en 'Cerrar el día'.

Resultados del procedimiento

• Generación y envío a SES.HOSPEDAJES, si está configurado correctamente.
• Registro de control de cierre de caja, útil para recepción y bar.
• Avance de la Fecha de Trabajo.
• Avance opcional de la Fecha de Bloqueo (si el check está marcado).

Nota: Si se intenta avanzar la fecha de bloqueo, el sistema no permitirá cerrar si existen facturas en estado borrador hasta esa fecha.

Notificaciones de error (incoherencias)

Importante: No son errores del sistema. Son avisos generados para alertar sobre inconsistencias que deben corregirse manualmente.

¿Qué sucede si hay errores?

• El sistema generará actividades en las reservas que presenten incidencias.
• Debes acceder a la reserva, revisar el chatter y marcar la actividad como hecha, una vez solucionado.
• Luego, vuelve a ejecutar el proceso de cierre.

Ejemplos de actividades generadas

• Estado de reserva incorrecto (ej. "Pendiente", "Esperando Llaves").
• Extras o Alojamiento sin facturar (revisar todas las páginas si hay muchos). Recuerda que aunque lo hayas facturado anticipadamente tendrás que hacer la factura correspondiente a 0€.
• Líneas de alojamiento sin habitación asignada.
• Alojamiento sin facturar.
• Tasa turística no generada, facturada o pagada en reservas donde es obligatoria.

El sistema valida todos los requisitos de cierre del día, genera los registros necesarios, actualiza la fecha de trabajo y, si corresponde, la fecha de bloqueo, dejando el sistema operativo para la siguiente jornada.

Nota: En caso de tener extras donde no se deben ni facturar ni pagar puedes modificar el precio por 0€, de esta manera no se tendrá en cuenta.