Realizar comprobaciones diarias

La opción "Realizar comprobaciones diarias", ubicada en el módulo PMS, permite ejecutar el proceso de Cierre del Día, consolidando información operativa y contable. Valida reservas, facturación, pagos y genera registros necesarios para cumplir con normativas y garantizar la correcta continuidad operativa.

PMS > Cierre > Realizar comprobaciones diarias

Objetivos

• Validar el estado de las reservas y sus componentes (habitaciones, extras, tasas).
• Comprobar la facturación y los pagos antes de cerrar el día.
• Generar registros automáticos para autoridades y control de caja.
• Avanzar la fecha operativa y contable del sistema.

Conceptos clave

• Fecha de Trabajo: Fecha operativa activa para registrar movimientos en el sistema.
• Fecha de Bloqueo: Fecha límite para modificaciones contables; se relaciona con el cierre contable.
• Cierre del Día: Proceso automatizado de validaciones y generación de informes clave.
• SES.HOSPEDAJES: Plataforma oficial para el envío de partes de entrada de viajeros.
• Actividad generada: Notificación creada automáticamente sobre reservas con errores o inconsistencias.

Paso a paso

1º Acceder al proceso de comprobación

1. Dirígete al módulo PMS.
2. Haz clic en Cierre.
3. Selecciona Realizar comprobaciones diarias.

2º Indicar los parámetros del cierre

• Fecha a cerrar: Es la nueva fecha de trabajo.
• Empresa y Marca a cerrar.
• Si el check de sincronización de fechas está activo, se actualizará también la fecha de bloqueo.

Puntos de control automatizados en el cierre diario

El asistente de comprobaciones diarias ejecuta de forma obligatoria una auditoría cruzada sobre 16 puntos críticos divididos en cinco grandes bloques operativos. El sistema exige el estado "DE ACUERDO" en la totalidad de los controles para permitir el paso al estado "Cerrado".

A. Control de reservas y ocupación

• Estado de la reserva: Verifica que no existan discrepancias entre los estados lógicos de las estancias (In-House, No Show, Salidas) y la actividad real del día.
• Asignación de habitación: Comprueba que todas las estancias activas tengan un cuarto asignado en el planning.
• Habitaciones sin número: Detecta si existen reservas confirmadas o registros flotantes sin habitación física vinculada.

B. Requisitos legales y de seguridad

• Impuesto turístico (Ecotasa / Tasa Turística): Valida que el impuesto esté correctamente calculado según la normativa, edades y exenciones (excluyendo o aplicando precio 0 a menores cuando corresponda).
• Parte de viajeros del huésped: Asegura que todas las entradas del día tengan su correspondiente registro o parte de entrada completado y listo para su envío legal (como SES.HOSPEDAJES).

C. Facturación, auditoría y finanzas

• Borradores de facturas: Alerta si quedan documentos de venta en estado "Borrador" que deban ser validados o eliminados antes del cierre.
• Facturación de impuestos turísticos: Comprueba que las tasas calculadas hayan sido debidamente procesadas en un documento financiero.
• Facturación de alojamiento: Verifica que los cargos por pernoctación del día estén totalmente facturados o imputados según el contrato de la reserva.
• Funciones de facturación: Auditoría interna sobre la integridad y correlación de las series de facturación del día.
• Estado de pago de factura: Controla que no existan facturas emitidas del día con descuadres en sus métodos de pago asociados.

D. Pases y servicios externos (Daypass/Creditpass)

• Estado borrador del daypass: Bloquea el cierre si existen pases de día creados pero no confirmados.
• Estado activo del daypass: Controla los pases de día que han tenido consumo durante la jornada.
• Daypass sin facturar: Exige la liquidación o facturación de los cargos asociados a clientes de día.
• Facturación de creditpass: Valida el correcto procesamiento de los pases de crédito activos.

E. Operaciones y mantenimiento

• Housekeeping work orders (Órdenes de trabajo de Pisos): Verifica el estado de los partes de limpieza y mantenimiento diario del departamento de Gobernanta para asegurar que no queden tareas críticas pendientes de validación.

Antes de poder cerrar el día, el sistema te mostrará una pantalla de validación y te indicará si está todo correcto o no. En caso de que no esté todo correcto, te generará las tareas que debes revisar en los registros (reservas, factura, etc.).

Cerrar el día

Una vez todas las validaciones estén correctas, pulsaremos en 'Cerrar el día'.

Resultados

• Generación y envío a SES.HOSPEDAJES, si está configurado correctamente.
• Registro de control de cierre de caja, útil para recepción y bar.
• Avance de la Fecha de Trabajo.
• Avance opcional de la Fecha de Bloqueo (si el check está marcado).

Nota: Si se intenta avanzar la fecha de bloqueo, el sistema no permitirá cerrar si existen facturas en estado borrador hasta esa fecha.

Notificaciones de error (incoherencias)

Importante: No son errores del sistema. Son avisos generados para alertar sobre inconsistencias que deben corregirse manualmente.

¿Qué sucede si hay errores?

• El sistema generará actividades en las reservas que presenten incidencias.
• Debes acceder a la reserva, revisar el chatter y marcar la actividad como hecha, una vez solucionado.
• Luego, vuelve a ejecutar el proceso de cierre.

Ejemplos de actividades generadas

• Estado de reserva incorrecto (ej. "Pendiente", "Esperando Llaves").
• Extras o Alojamiento sin facturar (revisar todas las páginas si hay muchos). Recuerda que aunque lo hayas facturado anticipadamente tendrás que hacer la factura correspondiente a 0€.
• Líneas de alojamiento sin habitación asignada.
• Alojamiento sin facturar.
• Tasa turística no generada, facturada o pagada en reservas donde es obligatoria.

El sistema valida todos los requisitos de cierre del día, genera los registros necesarios, actualiza la fecha de trabajo y, si corresponde, la fecha de bloqueo, dejando el sistema operativo para la siguiente jornada.

Nota: En caso de tener extras donde no se deben ni facturar ni pagar puedes modificar el precio por 0€, de esta manera no se tendrá en cuenta.