Realizar comprobaciones diarias

La opción "Realizar comprobaciones diarias", ubicada en el módulo PMS, permite ejecutar el proceso de Cierre del Día, consolidando información operativa y contable. Valida reservas, facturación, pagos y genera registros necesarios para cumplir con normativas y garantizar la correcta continuidad operativa.

PMS > Cierre > Realizar comprobaciones diarias

Importante: El sistema no relaliza este sistema automáticamente sino que debe ejecutarse manualmente.

Objetivos

• Validar el estado de las reservas y sus componentes (habitaciones, extras, tasas).
• Comprobar la facturación y los pagos antes de cerrar el día.
• Generar registros automáticos para autoridades y control de caja.
• Avanzar la fecha operativa y contable del sistema.

Conceptos clave

• Fecha de Trabajo: Fecha operativa activa para registrar movimientos en el sistema.
• Fecha de Bloqueo: Fecha límite para modificaciones contables; se relaciona con el cierre contable.
• Cierre del Día: Proceso automatizado de validaciones y generación de informes clave.
• SES.HOSPEDAJES: Plataforma oficial para el envío de partes de entrada de viajeros.
• Actividad generada: Notificación creada automáticamente sobre reservas con errores o inconsistencias.

Paso a paso

1º Acceder al proceso de comprobación

1. Dirígete al módulo PMS.
2. Haz clic en Cierre.
3. Selecciona Realizar comprobaciones diarias.

2º Indicar los parámetros del cierre

• Fecha a cerrar: Es la nueva fecha de trabajo.
• Empresa y Marca a cerrar.
• Si el check de sincronización de fechas está activo, se actualizará también la fecha de bloqueo.

Puntos de control automatizados en el cierre diario

El asistente de comprobaciones diarias ejecuta de forma obligatoria una auditoría cruzada sobre 17 puntos críticos divididos en cinco grandes bloques operativos. El sistema exige el estado "DE ACUERDO" en la totalidad de los controles para permitir el paso al estado "Cerrado".

Estados del asistente El proceso de cierre pasa por cuatro estados visibles en la barra superior:

• Borrador: Estado inicial al abrir la pantalla de comprobación.
• Validado: Se activa cuando todos los controles obtienen el resultado "DE ACUERDO".
• Error de validación: Se marca automáticamente cuando uno o más puntos resultan en fallo.
• Cerrado: Estado final alcanzado únicamente tras resolver todos los bloqueos y confirmar el cierre.

A. Control de reservas y ocupación

• Estado de la reserva: Verifica que no existan discrepancias entre los estados lógicos de las estancias (In-House, No Show, Salidas) y la actividad real del día.
• Asignación de habitación: Comprueba que todas las estancias activas tengan un cuarto asignado en el planning.
• Habitaciones sin número: Detecta si existen reservas confirmadas o registros flotantes sin habitación física vinculada.
• Estado de la estancia: Detecta reservas que llegan hoy, confirmadas, pero que aún no se han registrado como llegadas (sin check-in) en el sistema.
• Ocupación vs tipo de habitación: Detecta líneas de reserva cuya ocupación no existe dentro de su tipo de habitación actual (p. ej. tras un cambio de tipo). No bloquea, es una incoherencia de la reserva que conviene revisar.

B. Requisitos legales y de seguridad

• Impuesto turístico (Ecotasa / Tasa Turística): Valida que el impuesto esté correctamente calculado según la normativa, edades y exenciones (excluyendo o aplicando precio 0 a menores cuando corresponda).
• Parte de viajeros del huésped: Asegura que todas las entradas del día tengan su correspondiente registro o parte de entrada completado y listo para su envío legal (como SES.HOSPEDAJES).

C. Facturación, auditoría y finanzas

• Borradores de facturas: Alerta si quedan documentos de venta en estado "Borrador" que deban ser validados o eliminados antes del cierre.
• Facturación de impuestos turísticos: Comprueba que las tasas calculadas hayan sido debidamente procesadas en un documento financiero.
• Facturación de alojamiento: Verifica que los cargos por pernoctación del día estén totalmente facturados o imputados según el contrato de la reserva.
• Facturación de extras: Comprueba que las reservas que salen ese día tengan sus extras facturados (no cuentan las cortesías a precio 0 ni los extras facturados a agencia).
• Estado de pago de factura: Controla que no existan facturas emitidas del día con descuadres en sus métodos de pago asociados.
• Facturas de aNTICIPO: Controla e independiza el estado de los anticipos o pagos adelantados de las reservas para asegurar su correcta imputación financiera antes del cierre.

D. Pases y servicios externos (Daypass/Creditpass)

• Estado borrador del daypass: Bloquea el cierre si existen pases de día creados pero no confirmados.
• Estado activo del daypass: Controla los pases de día que han tenido consumo durante la jornada.
• Daypass sin facturar: Exige la liquidación o facturación de los cargos asociados a clientes de día.
• Facturación de creditpass: Valida el correcto procesamiento de los pases de crédito activos.

E. Operaciones y mantenimiento

• Housekeeping work orders (Órdenes de trabajo de Pisos): Verifica el estado de los partes de limpieza y mantenimiento diario del departamento de Gobernanta para asegurar que no queden tareas críticas pendientes de validación.

F. Rentabilidad de F&B (Experiencia / Régimen)

• Producción de la Experiencia configurada: Detecta noches en las que una reserva tiene un régimen (desayuno, media pensión...) pero toda su valoración ha salido a 0,00€. Pasa cuando la Marca no tiene una rueda de comedor que cubra esa fecha, o la tiene con los importes a cero.

Importante: Este control avisa pero no bloquea el cierre. A diferencia del resto de controles, la actividad no se crea sobre la reserva sino sobre la ficha de la Marca («Cierre del día: Experiencia sin valorar»).

Para resolverlo: Estrategia > Planificado > Planificador de rueda de comedor. Hay que crear o revisar la rueda de esa Marca para la temporada y rellenar los importes de Producción de la Experiencia de cada comida (las filas aparecen solas a 0,00, así que una rueda con todas las filas creadas puede seguir sin estar configurada: lo que cuenta es el importe).

Importante: Ese importe NO es el precio de venta de la comida. Es lo que Habitaciones le traspasa a F&B por cada comida incluida en el régimen (reparto contable USALI), y suele ser mucho más bajo que el PVP — por ejemplo, un desayuno que se vende a 18€ puede valorarse en la rueda a 3€. Si se pone el PVP «para quitar el aviso», el reparto sale mal toda la temporada y, además, el aviso deja de saltar, así que no queda nada que delate el error. La cifra la tiene que dar dirección del hotel.

Nota: Los cierres ya hechos no se recalculan: la rueda solo vale para lo que se genere a partir de cargarla. Si todavía no se tiene la cifra, la actividad de la Marca se puede posponer o cancelar sin más efecto que seguir viendo el aviso cada noche.

Antes de poder cerrar el día, el sistema te mostrará una pantalla de validación y te indicará si está todo correcto o no. En caso de que no esté todo correcto, te generará las tareas que debes revisar en los registros (reservas, factura, etc.).

Cerrar el día

Una vez todas las validaciones estén correctas, pulsaremos en 'Cerrar el día'.

Resultados

• Generación y envío a SES.HOSPEDAJES, si está configurado correctamente.
• Registro de control de cierre de caja, útil para recepción y bar.
• Avance de la Fecha de Trabajo.
• Avance opcional de la Fecha de Bloqueo (si el check está marcado).

Nota: Si se intenta avanzar la fecha de bloqueo, el sistema no permitirá cerrar si existen facturas en estado borrador hasta esa fecha.

Notificaciones de error (incoherencias)

Importante: No son errores del sistema. Son avisos generados para alertar sobre inconsistencias que deben corregirse manualmente.

Aviso de bloqueo en cabecera Si el asistente detecta discrepancias, mostrará un banner superior de advertencia con el mensaje:

"El día NO se ha cerrado. Resuelve las comprobaciones marcadas en rojo más abajo. Los registros bloqueantes se han añadido como actividades pendientes a tu usuario."

¿Qué sucede si hay errores?

• El sistema generará actividades en las reservas que presenten incidencias.
• Debes acceder a la reserva, revisar el chatter y marcar la actividad como hecha, una vez solucionado.
• Luego, vuelve a ejecutar el proceso de cierre.

Ejemplos de actividades generadas

• Estado de reserva incorrecto (ej. "Pendiente", "Esperando Llaves").
• Extras o Alojamiento sin facturar (revisar todas las páginas si hay muchos). Recuerda que aunque lo hayas facturado anticipadamente tendrás que hacer la factura correspondiente a 0€.
• Líneas de alojamiento sin habitación asignada.
• Alojamiento sin facturar.
• Tasa turística no generada, facturada o pagada en reservas donde es obligatoria.

El sistema valida todos los requisitos de cierre del día, genera los registros necesarios, actualiza la fecha de trabajo y, si corresponde, la fecha de bloqueo, dejando el sistema operativo para la siguiente jornada.

Nota: En caso de tener extras donde no se deben ni facturar ni pagar puedes modificar el precio por 0€, de esta manera no se tendrá en cuenta.