Bonos regalo: creación, facturación y canje en reserva

Un bono regalo es un derecho de estancia prepagado: "N noches en el hotel", sin fecha fija de entrada. Se vende primero, se cobra por adelantado, y más adelante quien lo tiene lo canjea eligiendo cuándo quiere venir — ese canje es lo que convierte el bono en una reserva real.

Menú: PMS → Operaciones → Bonos regalo.

Antes de empezar: qué se puede regalar

Cada bono regalo se apoya en una experiencia (el mismo catálogo que se usa para otros programas del hotel) marcada como "vendible como bono regalo". Ahí se definen los tipos de habitación, tarifas y duración mínima que el bono puede incluir. Solo se pueden emitir bonos sobre experiencias marcadas así.

Crear y emitir un bono regalo

1. Ir a Bonos Regalo → Nuevo.
2. Rellenar:
   • Titular (quien compra el bono) y, si se conoce ya, Huésped (quien lo va a disfrutar — pueden ser personas distintas, por ejemplo un regalo).
   • Número de noches, tipo de habitación mínimo, tarifa y régimen de comida que incluye.
   • La ventana de validez: desde cuándo y hasta cuándo se puede usar el bono. Las dos fechas son obligatorias — un bono regalo siempre caduca.
   • El importe total y si se cobra completo por adelantado o solo una parte (depósito).
3. Pulsar Emitir:
   • El bono pasa a estado Emitido.
   • Se genera automáticamente la factura de anticipo por el importe cobrado por adelantado, y se valida sola — no hace falta facturar aparte.

Cada bono lleva también un código de acceso propio (guardado cifrado) y se puede imprimir con el botón Imprimir bono regalo, listo para entregar al comprador o al agasajado.

Canjear el bono regalo (generar la reserva)

1. Con el bono en estado Emitido o Activo, confirmar quién es el Huésped que va a venir (si no se indicó en la compra, hay que rellenarlo ahora — es obligatorio para poder canjear).
2. Indicar la fecha de llegada elegida.
3. Pulsar Generar reserva. El sistema:
   • Comprueba que esas fechas caen dentro de la ventana de validez del bono.
   • Comprueba que el hotel no tiene un cierre de periodo ni está sin disponibilidad real para esas fechas.
   • Crea la reserva con los datos del bono (tipo de habitación, régimen, tarifa) y la vincula al bono.
   • El bono pasa a estado Canjeado y la factura de anticipo ya emitida queda enlazada a esa reserva, para que se descuente en la factura final igual que cualquier otro anticipo.

Desde la ficha del bono, el botón con el icono de la cama lleva directamente a la reserva generada.

Estados de un bono regalo

Borrador → Emitido → Activo → Canjeado (fin normal del proceso) — o, según el caso, Caducado / Cancelado / Reembolsado.

A tener en cuenta

• Un bono regalo da para una única estancia. Una vez canjeado no se puede volver a usar ni dividir en varias reservas.
• La factura de anticipo solo se genera si la marca tiene configurado su diario de anticipos; si no lo tiene, el bono se emite igualmente pero sin factura, y hay que revisarlo a mano.
• Los bonos regalo no caducan solos: pasada la fecha de validez, el estado "Caducado" hay que marcarlo manualmente si nadie lo ha canjeado.
• La venta y el canje desde la propia web del hotel (autoservicio del huésped con pasarela de pago) todavía están en desarrollo; por ahora la emisión y el canje se hacen desde el backoffice.