Desde AstroHMS queremos mantenerte al día sobre los últimos cambios normativos que afectan directamente al proceso de registro de huéspedes. A raíz de nuevas exigencias impuestas por SES.HOSPEDAJES, hemos actualizado la forma en que nuestro sistema gestiona los datos obligatorios en las fichas de check-in.
Es importante destacar que estas modificaciones no son decisiones internas de AstroHMS, sino requisitos legales que deben cumplirse para garantizar una correcta transmisión de datos a las autoridades.
¿Cuáles son los nuevos campos obligatorios?
A partir de la activación de esta actualización en tu sistema (la cual te notificaremos individualmente), será obligatorio registrar los siguientes datos para todos los huéspedes, sin importar la nacionalidad o la edad:
- Nacionalidad
- Nombre
- Primer Apellido
- Fecha de Nacimiento
- Género
- Tipo de Documento
- Número de Documento
- Teléfono Móvil o Correo Electrónico (al menos uno)
- País
- Provincia
- Código Postal (CP)
- Calle
Requisitos adicionales para huéspedes españoles
Para aquellos huéspedes con nacionalidad española, se añaden los siguientes campos obligatorios:
- Segundo Apellido
- Código Postal (utilizado internamente para obtener el código de municipio correspondiente)
- Validación automática del DNI (letra y número correctos)
- Número de Soporte (obligatorio solo si el documento presentado es un DNI)
Captación de datos sin excepciones
Queremos subrayar que todos los huéspedes deben ser registrados, incluyendo menores de edad. La normativa no contempla excepciones por edad.
Envío de datos a SES.HOSPEDAJES: ¿Cómo funciona?
El envío del fichero a SES.HOSPEDAJES se realiza automáticamente desde Astro HMS una vez se ha generado el fichero correspondiente. La generación puede hacerse de dos maneras:
- Manual: desde el apartado correspondiente del sistema.
- Automática: a través del proceso de cierre diario, si está habilitado.
🔔 Importante: La generación del fichero, su envío y la verificación de que se haya enviado correctamente son responsabilidad exclusiva del hotelero. Recomendamos incorporar este control en los procesos diarios del establecimiento para garantizar el cumplimiento normativo.
Uso de lectores de documentos: recomendaciones
Si tu establecimiento utiliza un lector de documentos de identidad, ten en cuenta:
- Astro HMS simplemente muestra la información que el dispositivo transmite.
- Si se detectan errores o datos incompletos, será necesario contactar con el proveedor del lector para mejorar la precisión de la lectura.
- Es fundamental revisar los datos antes de finalizar el check-in.
📌 Además, recomendamos mantener siempre el lector actualizado a su última versión y realizar mantenimiento físico regular del dispositivo para asegurar un funcionamiento correcto.
¿Cuándo se aplican estos cambios?
No existe una fecha general de activación. Cada cliente será informado individualmente cuando su sistema haya sido actualizado.
¿Tienes dudas o necesitas soporte?
Nuestro equipo está siempre disponible para ayudarte.
El equipo de Astro HMS