A medida que se acerca la fecha para la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación VeriFactu, surgen más preguntas entre los empresarios. En esta publicación queremos despejarte algunas dudas para que el negocio de tu establecimiento hotelero esté preparado para el cambio.
Te recomendamos que estés atento e informado de posibles actualizaciones a través de la página oficial del BOE.
1. ¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el nombre que se le ha dado a la normativa del Real Decreto 1007/2023. VeriFactu es la terminología escogida para referirse a “factura verificable”. Este nuevo reglamento establece una serie de requisitos a cumplir por parte de los SIF (Sistemas de Facturación).
Su nomenclatura oficial es “VERI*FACTU”, referenciando a la modalidad de sistemas de remisión de facturas verificables en tiempo real a la AEAT. El término popularizado VeriFactu engloba los requisitos que se contemplan en el Real Decreto.
La finalidad del reglamento es garantizar la trazabilidad, la creación de registros inalterables y la verificación de las facturas emitidas a la Agencia Tributaria.
2. ¿Cuándo debe estar mi hotel adaptado a VeriFactu?
El 1 de enero de 2026 todas las empresas, que no sean SII y que utilicen un software para su facturación, deberán contar con un sistema adaptado al reglamento de VeriFactu.
La adaptación del sistema no implica la obligatoriedad de emitir la facturación a través del mismo. La obligación para inicio de año es contar con un sistema que no permita la manipulación en la trazabilidad de la facturación.
3. ¿Afecta VeriFactu a mi establecimiento hotelero?
Cualquier empresa que emita facturas a través de un software, independientemente de su tamaño (así como cualquier persona dada de alta como autónoma) tendrá la obligación de contar con un sistema de facturación adaptado a VeriFactu. Quedan exentas aquellas empresas acogidas al SII.
Por lo tanto, cualquier establecimiento turístico, ya sea un hotel, cadena hotelera, hostal, etc. tiene la obligatoriedad de cumplir con el nuevo reglamento.
Si tu hotel no está acogido al SII y emite facturas a través de un software (ya sea el PMS u otro módulo de facturación) tienes la obligación de contar con un sistema de facturación que cumpla los requisitos VeriFactu.
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La nueva normativa exige contar con un sistema de facturación que cumpla los requisitos VeriFactu. Ahora bien, queda a decisión del empresario realizar el envío a través del mismo o no. Es decir, es de obligación contar con la herramienta informática adaptada al reglamento, pero no existe obligación de emitir la facturación a través de él.
4. ¿Qué empresas están exentas de VeriFactu?
Las empresas acogidas al SII no deberán aplicar el reglamento RD 1007/2023, por lo que no deberán adaptar sus facturas a las normativas antifraude que de él se desprenden.
También quedan exentas las empresas con domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra, puesto que están regidas por las normativas de territorio foral.
5. ¿Por qué las empresas acogidas a SII no deben seguir el reglamento VeriFactu?
El SII (Suministro Inmediato de Información) es un sistema, voluntario para algunas empresas y obligatorio para otras, que exige el envío casi inmediato de facturas emitidas y recibidas a Hacienda.
Se trata ya de un control, casi en tiempo real, de la facturación por parte de la AEAT. Por lo tanto, el SII exime a las empresas que lo utilizan de tener que seguir la normativa de VeriFactu. Es decir, las facturas de SII no deben cumplir los requisitos de encadenamiento y de código QR, que sí deben tener las facturas verificables.
El Suministro Inmediato de Información suele ser una normativa utilizada sobre todo por grandes empresas, pero cualquier negocio puede acogerse a esta opción. Para ello, será necesario seguir las reglas y plazos de envío SII, requisitos distintos a VeriFactu.
Una empresa acogida al SII puede cambiar y pasar a cumplir la normativa VeriFactu y viceversa (a no ser que exista una obligación por las características de la empresa de seguir el sistema SII).
Puedes consultar los requisitos del SII desde la web oficial de Hacienda, para conocer más detalladamente las ventajas y desventajas de este sistema.
6. ¿Qué relación hay entre la Ley Crea y Crece y VeriFactu?
Aunque tanto la Ley Crea y Crece como el Real Decreto (1007/2023) del que surge la normativa VeriFactu buscan impulsar la digitalización de la facturación de las empresas, son distintas reformas, cada una con sus propias características.
Por su parte, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) obliga a la emisión de facturas electrónicas entre empresas (B2B). En cambio, VeriFactu describe requisitos reguladores de los sistemas de facturación en general, desde un punto de vista antifraude (trazabilidad e inalterabilidad de la emisión de facturas).
No todas las empresas obligadas al cumplimiento de VeriFactu están afectadas por la Ley Crea y Crece. Puedes consultar más información sobre la Ley 18/2022 desde el BOE.
7. ¿Cómo debe ser una factura VeriFactu para los establecimientos turísticos?
Las facturas creadas con el sistema VeriFactu, además de incluir las características propias de una factura tradicional, incluyen otros requisitos que las clasifican como Facturas Verificables.
¿Qué características comparte una factura VeriFactu con una factura tradicional?
Las facturas VeriFactu deberán seguir cumpliendo una serie de requisitos que ya cumplían las facturas emitidas hasta el momento. Estas características son básicamente los datos de emisor y receptor, así como la información del producto vendido y su importe:
- Nombre o razón social del emisor
- NIF/CIF del emisor
- Dirección del emisor
- Nombre/NIF del receptor (si se aplica según la venta)
- Fecha de emisión de la factura
- Numeración correlativa entre facturas
- Desglose de los conceptos facturables
- Desglose de los importes de los conceptos facturados
- Desglose del IVA
- Importe total de la factura
¿Qué características distinguen una factura tradicional de una factura VeriFactu?
A todas las características anteriores, a una factura VeriFactu se le deberán incluir una serie de nuevos requisitos para asegurar su trazabilidad, verificación de autenticidad e inalterabilidad.
Existen una serie de requisitos obligatorios en la creación de facturas verificables:
- QR verificable: Código QR que contiene una URL única a la web de la AEAT, con datos clave como el NIF del emisor, número y serie, fecha e importe total.
- Firma digital: Para garantizar la integridad de la factura electrónica, las facturas generadas deben estar firmadas digitalmente.
- Formato Facturae o UBL: Las facturas estarán generadas en formato FacturaE o UBL 2.1.
- Datos del emisor y del receptor: Estos formatos incluirán los datos del emisor y receptor, así como el desglose fiscal.
- Huella digital (hash): Los software de facturación, entre los requisitos VeriFactu, deberán generar para cada factura un hash (huella digital). Este hash es un registro de la factura, que deberá estar directamente encadenado con el anterior. Esta información impide manipulaciones en la creación de facturación. Esta huella digital también registra y conserva las anulaciones o modificaciones de cada factura.
- Leyenda de verificación: Texto que indica que la factura emitida sigue los requisitos de factura verificable bajo el sistema VeriFactu: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”. Es decir, cuando se opte por el sistema de envío automático de facturas a Hacienda (opción voluntaria), la factura incluirá esta etiqueta, para asegurar su transparencia.
Comparativa entre una factura tradicional y una factura VeriFactu
A continuación, presentamos una tabla comparativa entre las características de una factura tradicional y una factura VeriFactu, incluyendo el rango de obligatoriedad de los requisitos en las facturas verificables:
Característica | Factura tradicional | Factura VeriFactu |
Nombre o razón social emisor | Sí | Obligatorio |
NIF/CIF emisor | Sí | Obligatorio |
Dirección emisor | Sí | Obligatorio |
Nombre/NIF del receptor (si aplica) | Sí (obligatorio en factura completa) | Obligatorio |
Fecha de emisión | Sí | Obligatorio |
Nº de factura correlativo | Sí | Obligatorio |
Desglose de conceptos e importes | Sí | Obligatorio |
Desglose de IVA | Sí | Obligatorio |
Importe total | Sí | Obligatorio |
Código QR | No | Obligatorio |
Etiqueta “VERI*FACTU” | No | Obligatorio |
Hash encadenado (huella digital) | No | Obligatorio |
Envío automático a Hacienda | No | Opcional. Se puede optar por envío automático o básico |
Estructura XML | No | Obligatorio |
Registro de eventos (anulaciones, etc.) | No | Obligatorio |
Firma del emisor (digital o papel) | Opcional | Obligatorio en formato digital |
8. ¿Qué supone ser "NO VERI*FACTU para mi establecimiento hotelero?
Tras la entrada en vigor del nuevo reglamento, las empresas pasarán a clasificarse como “VERI*FACTU” y “NO VERI*FACTU”.
Como se ha repetido en varias ocasiones, existe una obligatoriedad de trabajar la facturación digital de un negocio a través de un SIF adaptado a la nueva normativa. Ahora bien, cumplir esta obligación no convierte a tu establecimiento hotelero en empresa “VERI*FACTU”.
Lo que determinará a una empresa como “VERI*FACTU” o “NO VERI*FACTU” será el envío automático de la facturación a Hacienda.
La mayor ventaja de ser una empresa “VERI*FACTU” es contar con una mayor seguridad jurídica. Hacienda contará ya con tus facturas y se reducirán, de este modo, las peticiones de requerimientos y, por tanto, el riesgo de sanciones.
Aun así, por el momento no es obligatorio ser una empresa “VERI*FACTU” y existe la posibilidad de seguir un sistema de envíos básico (NO VERI*FACTU). Eso sí, siempre trabajando con software que sí cumpla el reglamento.
Además, no cumplir con el envío “VERI*FACTU” supone unos requisitos extras a cumplir por parte del software de facturación.
9. ¿Cómo debe ser el envío de las facturas de mi hotel creadas con un sistema VeriFactu?
Aunque el uso de un software adaptado a los requerimientos VeriFactu es obligatorio para cualquier establecimiento hotelero, el envío automático por dicho sistema es de uso voluntario.
Será a elección del empresario utilizar el sistema VeriFactu completo (creación y envío de facturas) o el sistema básico.
Sistema básico de envío de facturas (“NO VERI*FACTU”)
El sistema básico no incluye el envío automático a la AEAT. Se generan los registros y se conservan, sin enviarlos a Hacienda. Es el sistema mínimo obligatorio, con las siguientes características:
- Generación de un registro por cada factura emitida.
- Firma digital y asociación a un hash (huella digital) para garantizar la integridad de la factura.
- Registros encadenados para impedir manipulaciones.
- Creación de un código QR para cada factura.
- Almacenaje interno en el software de facturación (u otro soporte seguro) durante el plazo legal exigido.
- Sin obligación de envío en tiempo real a Hacienda (pero sí deberán estar a disposición de la AEAT si se solicitan).
Además, supone unos requisitos extras a cumplir por parte del software de facturación.
Sistema de envío automático a Hacienda (VERI*FACTU)
El sistema VeriFactu completo incluye, además de las características del sistema básico, el envío automatizado de la facturación electrónica a Hacienda.
En este caso, los pasos a seguir en la facturación son los siguientes:
1º Se emite la factura a través del software, generando un registro de facturación, igual que con el sistema básico: firma digital, huella digital, registro encadenado, código QR, etc.
2º La factura deberá incluir en este caso la etiqueta “VERI*FACTU”.
3º Este registro se transmite automáticamente a la AEAT de forma casi inmediata, a través de un canal telemático seguro.
4º La AEAT confirma la recepción y realiza su validación (aceptada, rechazada…).
5º Se imprime o visualiza la factura con la mención “VERI*FACTU” y el resto de requisitos.
6º Si existe algún error, se corregirá y reenviará de nuevo.
Para la emisión directa con la AEAT, el software está obligado a estar certificado y habilitar dicha conexión. Además, deberás comunicar a Hacienda que tu hotel adopta el sistema VeriFactu completo, incluyendo el envío automático.
Ventajas del envío automático a Hacienda
Las ventajas de contar con un sistema VeriFactu completo son una mayor seguridad jurídica y un menor riesgo de sanciones.
Al tener Hacienda ya las facturas, se reduce la probabilidad de petición de requerimientos por parte de la AEAT, ya que se facilita la justificación de los ingresos. En consecuencia, el riesgo a sufrir sanciones por errores es menor.
10. ¿Qué requisitos debe cumplir un software hotelero para ser VeriFactu?
Todas las empresas, incluyendo los establecimientos turísticos, independientemente de su tamaño, deben contar con un software de facturación actualizado a la normativa VeriFactu.
Sea cual sea el sistema informático que utilices para la facturación de tu hotel (un PMS u otro módulo financiero), debes asegurarte que cumple los requisitos del Real Decreto 1007/2023.
Las características que debe tener un sistema informático de facturación (SIF) para ser VeriFactu son las siguientes:
- Capacidad de conexión directa a la AEAT para la emisión automática de las facturas de forma inmediata (o casi inmediata).
- Creación de las facturas (ya sean completas o simplificadas) con los requisitos de la normativa: código QR, huella digital, trazabilidad de registros, mención “VERI*FACTU” si se realiza la emisión…
- No incluir opciones que permitan la alteración de la facturación sin nuevos registros de anulación o rectificación.
- Emisión de una declaración responsable del cumplimiento de las obligaciones VeriFactu.
- En caso de que la empresa no realice los envíos automáticos a la AEAT, el software deberá permitir la generación de firma electrónica de los registros, entre otros requerimientos.
Todo lo anterior, permitirá al software cumplir son los requisitos del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros o facturas.
11. ¿Qué es la declaración responsable del cumplimiento de obligaciones VeriFactu?
Según el artículo 13 del Reglamento SIF (RRSIF, RD 1007/2023), se establece que el fabricante o vendedor de un software que permita facturación, debe emitir por escrito lo que se conoce como declaración responsable. Con esta declaración, asegura que el programa cumple con los requisitos del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros o facturas.
Esta declaración responsable incluirá: el número de versión del software, sus características y la fecha. La AEAT no realiza certificaciones ni homologa los software, por lo que esta declaración equivale a la acreditación y el fabricante o vendedor es responsable de su veracidad.
12. ¿Qué es la huella (hash) para las facturas VeriFactu?
La huella digital, o hash, es la identificación única e intransferible de una factura, que garantiza la integridad de la misma. Se trata de un texto alfanumérico, resultante de un algoritmo encriptado aplicado a los datos generales de una factura.
Esta huella digital no se puede modificar, ya que ello supondría romper la conexión entre el contenido de la factura y su firma. Además, las facturas se encadenan ordenadamente según este hash, por lo que eliminar o alterar facturas ya emitidas no será una práctica posible.
13. ¿En qué sanciones puede incurrir un establecimiento hotelero que no se acoja a VeriFactu?
Del mismo modo que existen sanciones para los fabricantes y vendedores de softwares de facturación, las empresas también pueden incurrir en infracciones por no utilizar un SIF adaptado a VeriFactu.
Por parte del fabricante o vendedor del software, existe la responsabilidad de fabricar o actualizar su programa según los requisitos del nuevo reglamento. Por parte del establecimiento turístico, tienes la obligación de utilizar un sistema informático adaptado a VeriFactu, es decir, que no permita alterar facturas y que cumpla la normativa.
Las sanciones previstas para las empresas que usen sistemas informáticos no adaptados son multas de hasta 50.000€ por ejercicio.
14. ¿Cómo podré corregir una factura generada con errores?
Si una factura se ha emitido, aunque tenga errores, debe mantenerse con su numeración correspondiente. Para solucionar una factura errónea, se crearán registros de facturación vinculados que la corrijan. Tanto la factura errónea como su anulación aparecerán en la facturación de la empresa, asegurando de esta manera la cadena de registros.
Estos registros vinculados a una factura errónea completarán, modificarán o anularán el contenido de la factura equivocada.
En resumen, nunca se puede alterar de forma directa un registro de facturación generado previamente, sino que se debe proceder a su anulación o modificación mediante nuevos registros vinculados al primero.
Estos registros “subsanatorios” llevarán una nomenclatura de registro que los identifique (“sustitutivo”) y su indicador correspondiente. De este modo, la trazabilidad de la facturación no se verá afectada.
15. ¿VeriFactu afecta también a las facturas rectificativas?
Sí, cualquier factura emitida a través de un SIF, precisa tener un registro único asociado, siguiendo la numeración correspondiente de facturación.
En el caso de una factura rectificativa, se deberá dejar constancia de su naturaleza y el detalle de la factura original y su relación con la misma. Lo que pretende la AEAT es poder ver el contenido de la factura anterior y el motivo de la modificación.
VeriFactu busca trazar también las operaciones de las facturas rectificativas, evitando el uso de las mismas para ocultar transacciones parciales o completas.
16. ¿VeriFactu afecta también a las facturas simplificadas que puedo emitir en mi hotel?
Sí, cualquier factura emitida, aunque sea una factura simplificada, debe seguir la normativa. La búsqueda de la trazabilidad e inalterabilidad de la facturación también afecta a los conocidos como tickets.
Si tu hotel cuenta con sistemas de cajas o con TPVs, el SIF que utilices debe estar adaptado también a VeriFactu. Estas facturas simplificadas también deberán cumplir con todos los requisitos del nuevo reglamento, incluyendo la capa de seguridad y el código QR.