Cómo asignar habitaciones automáticamente

La asignación automática de habitaciones permite optimizar la ocupación del hotel distribuyendo las reservas de forma inteligente según distintos criterios de prioridad (tipología, habitación, agencia, huésped, etc.).

Pesos y prioridades en la Asignación Automática

El sistema permite establecer pesos o valores de preferencia que determinan el orden de asignación automática.

Estos pesos pueden configurarse según distintos criterios:

• Channel Manager.
• PMS (varias rutas para poder asignar de manera automática).
• Tipología de Habitación.
• Habitación (física).
• Contactos Agencia.
• Contactos Huésped.
• Estrategia.

Nota: El orden de prioridad entre estos criterios (qué factor se evalúa primero y cuál después) puede configurarse desde el módulo de Estrategia, permitiendo adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada establecimiento.

La asignación automática funciona a través de la optimización de huecos libres. Esta función mejora la distribución de reservas para optimizar el uso de las habitaciones.

Importante: Se debe tener en cuenta que, cada noche, el sistema regenera y no realizará modificaciones en los 7 días previos a la entrada de la reserva. La optimización de cada noche es según priorización y categorización de las reservas que han entrado.​

Existen varias rutas para ejecutar la asignación automática:

1. A través del PMS

PMS > Operaciones > Asignación automática de habitaciones

Desde cada una de las reservas, activar la opción:

2. A través del Channel Manager

Channel Manager > Configuración > Proveedores

En esta ruta existe la opción de asignar automáticamente las habitaciones al descargar las reservas. Se debe activar la opción.

Debemos seleccionar el proveedor al que vamos activar la opción.

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3. A través de Tipologías de Habitación

PMS > Configuración > Tipos de habitación

En cada tipo de habitación, encontrarás el campo 'Secuencia', donde se define el orden de preferencia.

Cuanto mayor sea el número, mayor prioridad tendrá ese tipo de habitación en la asignación automática. 

Nota: Recomendamos secuencias de 10 en 10.  Por si llegamos a tener clientes nuevos poder utilizar los valores intermedios.

Por ejemplo:

• Estudio → Secuencia: 10
• Junior Suite → Secuencia: 20

Nota: Por defecto, todos los tipos de habitación tienen el valor 10.

Además, puedes definir un Tipo de habitación alternativa (Código de upgrade) que se asignará automáticamente si no hay disponibilidad en la tipología original. En caso de tener varias marcas, puedes realizar diferentes configuraciones.

Por ejemplo, en este caso, si no quedan habitaciones Dobles, el sistema asignará una Junior Suite:

Importante: Si el campo se deja en blanco, no se realizará ninguna asignación adicional.

Nota: ​En  tipos de habitación > upgrade encontrarás el campo Secuencia, donde se define el orden de preferencia. Cuanto mayor sea el número, mayor prioridad tendrá ese tipo de habitación en la asignación automática.

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4. A través de una Habitación física

PMS > Configuración > Habitaciones

En cada habitación, puedes definir el campo 'Value Auto Assign', que determina su nivel de preferencia dentro del mismo tipo de habitación.

Cuanto mayor sea el valor, más prioritaria será la habitación.

Ejemplo:

• Habitación doble de 15 m² → Valor 10
• Habitación doble de 18 m² → Valor 20

Nota: Por defecto, todas las habitaciones tienen el valor 10.

5. A través de Contactos Agencia

Contactos > en el buscador filtro de  Agencia >  Selección de Agencia > PMS 

Puedes establecer prioridades de asignación por agencia para determinar qué agencias reciben las mejores habitaciones dentro del mismo tipo.

En la pestaña PMS, define el valor en el campo Valor para la autoasignación​.

Cuanto mayor sea el valor, mejor habitación se asignará a las reservas provenientes de esa agencia.

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6. A través de Contactos Huésped

Contactos > en el buscador filtro de  Huésped > Selección Huésped 

Para huéspedes frecuentes o repetidores, puedes indicar su habitación preferida mediante el campo 'Habitación preferida' en la pestaña PMS.

Nota: Este campo solo estará disponible si el contacto tiene marcado el check 'Es Huésped'.

Cuando una reserva tenga asignado este huésped (como cliente o como primer huésped), el sistema intentará asignarle automáticamente su habitación preferida.

Además, si la reserva se marca con una categoría tipo 'VIP', esta tendrá prioridad máxima en el proceso de asignación.

Nota: Podrás encontrar la configuración de las categorías en el módulo de Estrategia: Estrategia > Configuración > Categoría de reservas

7. A través del módulo Estrategia

En el módulo de Estrategia está pre-establecida la estrategia de asignación automática (hay que crearla),  luego según política y estrategia de la compañía se puede modificar y crear nuevos.

Aquí indicamos el orden para ejecutar de forma automática la Optimización de huecos: