Cómo asignar habitaciones automáticamente

La Asignación Automática de Habitaciones es una herramienta de optimización alojada en AstroHMS que distribuye las reservas entrantes de forma inteligente. Su objetivo principal es maximizar la ocupación del establecimiento mediante la optimización de huecos libres, cruzando la valoración del activo (la habitación) con la prioridad de la demanda (la reserva).

Importante. Regla de congelación (7 días): Cada noche, el sistema ejecuta un proceso automático de regeneración y optimización basado en las prioridades vigentes. Sin embargo, el sistema nunca modificará ninguna habitación asignada a reservas cuya fecha de entrada se encuentre dentro de los próximos 7 días. Esta ventana se considera "congelada" para proteger la operativa inmediata del hotel.

El sistema puede ejecutar la asignación automática de habitaciones a través de dos canales principales:

Ejecución manual bajo demanda (a través del PMS)

Ideal para reajustar los huecos del inventario en cualquier momento.

​PMS > Operaciones > Asignación automática de habitaciones

Nota: Requiere que el usuario disponga de permisos de Ajustes del PMS en su perfil.

Ejecución automática (a través del Channel Manager)

Permite que las reservas se asignen a una habitación física en el momento exacto de su descarga.

​Channel Manager > Configuraciones > Proveedores

Al entrar dentro del proveedor, dirigirse a la pestaña 'Reglas' y activar la casilla 'Asignar habitaciones automáticamente'.

Configuración de pesos y criterios de prioridad

Para que el sistema actúe con inteligencia, necesita entender qué elementos tienen más valor. Esto se divide en dos evaluaciones paralelas: Valorar la habitación y Valorar la reserva.

Valoración del inventario (habitaciones)

Para determinar qué habitación o categoría es superior a otra, el sistema consulta los siguientes parámetros:

1. Secuencia por tipología de habitación

PMS > Configuración > Tipos de habitación

En cada tipología de habitación, el campo 'Secuencia' define el orden de categoría (a mayor número, mayor calidad/prioridad del tipo de habitación).

Nota: Se recomienda configurar las secuencias en intervalos de 10 en 10. Por ejemplo: Estudio = 10, Junior Suite = 20. Esto permite insertar nuevas tipologías en valores intermedios en el futuro. Por defecto, todas nacen con valor 10.

2. Matriz de upgrades

Dentro del Tipo de Habitación, se puede definir un 'Tipo de habitación alternativa', desde la pestaña 'Upgrade'. Si la tipología original está llena, el sistema saltará automáticamente a la alternativa aquí indicada. Por ejemplo, si no hay habitaciones de tipología Dobles, asignará Junior Suite). Si se deja en blanco, no se realizarán upgrades.

Nota: Los upgrades también irán por secuencia. En dicha columna se indicará el orden por el que se deben asignar las habitaciones definidas como upgrade de ese tipo de habitación. Esta prioridad se indicará en la columna 'Secuencia' de cada línea de upgrade. Del mismo modo que en las secuencias de tipo de habitación, se recomienda indicarlas de 10 en 10, para poder incluir secuencias intermedias si fuera necesario en un futuro.

3. Valor de la habitación física

​PMS > Configuración > Habitaciones

Dentro de cada una de las habitaciones, se puede indicar una secuencia, según si sus características le dan mayor o menor valor dentro de su misma tipología de habitación (por vistas, tamaño, etc.). A mayor número, mayor preferencia de asignación. Por ejemplo: Doble estándar de 15m² = Valor 10 / Doble con balcón de 18m² = Valor 20.

Para indicar el valor de las habitaciones, se debe entrar en la ficha de la habitación e indicar el valor en el campo 'Valor para la asignación automática'.

Nota: Del mismo modo que con el resto de asignaciones, se recomienda no utilizar números consecutivos, por si en un futuro se debe intercalar alguna nueva secuencia.

Valoración de la demanda (reservas)

Para decidir qué cliente se merece la mejor habitación disponible, el sistema evalúa los siguientes criterios, dentro de la reserva, en orden de importancia:

1. Prioridad por agencia

Desde el módulo Contactos, seleccionar el contacto de la agencia a valorar y, desde la pestaña PMS, darle un valor para la asignación automática.

Para poder habilitar el campo de valor de asignación, será necesario que el contacto tenga el check 'Es una agencia' activado.

El campo 'Valor para la asignación automática' premia a las reservas de ciertos partners. A mayor valor configurado en la agencia, mejores habitaciones recibirán sus clientes.

2. Habitación preferida del huésped

Desde el módulo Contactos, seleccionar el contacto del huésped a configurar y, desde la pestaña PMS, indicar la información sobre la habitación preferente.

Para poder habilitar el campo 'Habitación preferida', será necesario que el contacto tenga el check 'Es huésped' activado. Al indicar la información sobre la habitación preferente, cuando este huésped sea el titular o el primer ocupante de una reserva, el sistema intentará asignarle directamente esa habitación física.

Nota: Se puede añadir más de una habitación preferida, de manera que habrá más posibilidades de satisfacer las preferencias del huésped.

3. Clasificación VIP (prioridad máxima)

Estrategia > Configuración > Categoría de reservas

Si una reserva es etiquetada o categorizada como 'VIP', el sistema romperá las reglas estándar para otorgarle la máxima prioridad de asignación del día. La categoría VIP se crea y gestiona desde el módulo Estrategia de AstroHMS, en la opción 'Categoría de reserva' dentro del menú 'Configuración'.

Se clicará en el botón 'Nuevo' para crear una categoría de reserva (o se clicará sobre la categoría ya existente para editarla). Dentro de la ficha de la categoría, se debe marcar el check 'VIP', para que esta categoría pueda utilizarde con dicha finalidad en las reservas.

Módulo de Estrategia

​Estrategia > Planificado > Asignación de habitaciones planificada

La prioridad final (es decir, si el sistema debe evaluar primero la agencia, el tipo de habitación, el histórico del huésped o la etiqueta VIP) se coordina de manera centralizada desde el módulo Estrategia.

Se debe acceder a la opción 'Asignación de habitaciones planificada' dentro del menú 'Planificado' del módulo Estrategia.

En este apartado se debe dar de alta y diseñar la Estrategia de asignación automática. Dependiendo de la política comercial de la compañía, se pueden crear diferentes plantillas o modificar la preestablecida para alterar el orden en que AstroHMS lee y ejecuta la Optimización de Huecos.