Fusionar automáticamente huéspedes duplicados

Astro HMS fusiona automáticamente, todas las noches, las fichas de huésped duplicadas que detecta en el sistema: cuando la misma persona tiene dos o más fichas (por ejemplo, una creada por una agencia online y otra por recepción), las junta en una sola, conservando la más completa. No hay que hacer nada para que funcione: se ejecuta solo.

Cuándo actúa

Se ejecuta cada noche y revisa, principalmente, los huéspedes que llegan ese mismo día: si alguno de ellos tiene una ficha duplicada en el histórico, las junta. No hace falta esperar a una limpieza general del sistema, ni pedirla manualmente.

Cómo decide que dos fichas son la misma persona

Nunca fusiona por una sola coincidencia débil. Usa varios niveles de confianza, de más a menos seguro:

• Si dos fichas tienen el mismo número de documento, es suficiente por sí solo.
• Si coinciden en nombre y fecha de nacimiento, exige además otras dos coincidencias (por ejemplo, teléfono o dirección) antes de fusionar.
• Si coinciden en nombre y correo electrónico, también exige dos coincidencias adicionales.
• Si solo coincide el nombre, es el criterio más débil: exige tres coincidencias adicionales, y de entrada ignora nombres que no son nombres de verdad, como "TBA", "Sin nombre" o las fichas genéricas tipo "Adulto 2" o "Niño 1" que generan algunas agencias online. Así no junta por error a decenas de huéspedes distintos que comparten un nombre corriente.

Un dato que falta nunca cuenta como coincidencia ni como contradicción: si a una ficha le falta el teléfono, eso no ayuda ni perjudica la fusión. Y si dos fichas tienen documento, NIF o fecha de nacimiento distintos, no se fusionan bajo ningún concepto, aunque coincida todo lo demás.

Qué ficha sobrevive

De las dos (o más) fichas que se fusionan, se conserva la que tiene más datos rellenos (nombre, email, teléfono, documento, dirección...). Es la que queda con el historial completo de ambas.

Qué no toca, por seguridad

• No fusiona fichas que tengan usuario de acceso al sistema vinculado a más de una persona a la vez.
• No fusiona a dos huéspedes de la misma reserva entre sí.
• No fusiona a nadie que tenga en ese momento una venta abierta en el Punto de Venta, para no dejar la caja con un cliente que ya no existe a mitad de cobro.

A tener en cuenta

• Es un proceso automático y continuo, no algo que haya que lanzar a mano en el día a día.
• Solo actúa sobre fichas de huésped (personas), nunca sobre empresas ni sobre la ficha del propio hotel.
• Si dos huéspedes con el mismo nombre pero personas distintas no se fusionan, es lo esperado: el sistema exige más de una coincidencia para los criterios menos seguros, precisamente para no mezclar a dos personas distintas por casualidad.