Procedimiento para realizar un presupuesto de compra

AstroHMS permite la solicitud de precios de productos o servicios a distintos proveedores de forma oficial. Este documento actúa como una consulta previa no vinculante, que facilita la comparativa de costes antes de formalizar un pedido de compra.

Conceptos clave

• Solicitud de presupuesto (RFQ): Documento inicial enviado al proveedor para consultar precios y condiciones comerciales.
• Proveedor: Entidad física o jurídica que suministra los productos o servicios solicitados.
• Variante de producto: Versiones específicas de un artículo (talla, color, material) que pueden tener costes diferenciados.

Desarrollo del proceso

1º Crear la solicitud de presupuesto

Acceder al módulo de Compras y, en la vista principal de 'Solicitudes de presupuesto', clicar en el botón "Nuevo". Se abrirá un formulario en blanco para iniciar la carga de datos.

2º Cumplimentar datos del proveedor y fechas

Seleccionar el proveedor del desplegable. En el campo 'Referencia del proveedor', se puede anotar el código que el vendedor utiliza para identificarnos. Definir la 'Fecha límite del pedido' para establecer un control sobre la validez de la oferta solicitada.

3º Añadir productos y cantidades

En la pestaña 'Productos', clicar en 'Añadir un producto' para incluir los artículos que se desean presupuestar. Introducir la cantidad necesaria; el precio unitario se podrá actualizar una vez el proveedor envíe su propuesta económica.

4º Enviar la solicitud al proveedor

Clicar en el botón 'Enviar por correo electrónico'. El sistema Astro HMS generará un mensaje automático con el PDF adjunto de la solicitud para que el proveedor pueda completar la información requerida.

5º Confirmar el pedido de compra

Una vez recibidos y validados los precios, actualizar el campo 'Precio unitario' en las líneas del presupuesto.

Para finalizar, clicar en 'Confirmar pedido'. El presupuesto cambiará de estado a 'Pedido de compra', permitiendo seguir el flujo operativo de recepción y facturación.

Nota:

• Irreversibilidad: La confirmación de una solicitud de presupuesto en Astro HMS es una acción irreversible que genera un compromiso de compra y bloquea la edición de ciertos campos financieros.

• Comparativa: Es posible enviar una misma solicitud a varios proveedores duplicando el documento inicial para comparar los precios recibidos de cada uno de ellos.

Resultado esperado

Al finalizar estos pasos, Astro HMS habrá generado un documento oficial de compra con el estado 'Pedido de compra', integrando los productos en el inventario pendiente de recibir y permitiendo la posterior gestión de facturas del proveedor.