Recepción de un pedido

Tras realizar un pedido a un proveedor, automáticamente se crea un albarán pendiente de que se registre la recepción del mismo. Este caso de uso explica el paso a paso para indicarle a AstroHMS la recepción de un pedido, de manera que el mismo se registre de forma correcta tanto en el módulo de Compras como en el módulo de Inventario.

También se explica la casuística de 'forzar recepción' en los casos necesarios.

Para más información sobre cómo realizar un pedido de compra, consultar la documentación online de este enlace.

Paso a paso en la recepción de un pedido

La recepción de un pedido se puede realizar desde el módulo Compra o desde el módulo Inventario. El procedimiento es muy similar, simplemente varía el módulo desde el que se inicia la acción.

Recepción de un pedido desde el módulo Compra

Compra > Entrar en el pedido > Recepción

1º Acceder al pedido de compra

Para recibir un pedido desde el módulo Compra, entrar en el pedido de compra afectado y clicar sobre el icono de 'Recepción'  o bien sobre el botón 'Recibir productos' .

2º Completar o autocompletar la recepción de los productos

En ambos casos se abrirá una nueva pantalla donde se debe completar la información de la cantidad de productos recibidos.

• Autocompletar: Se recomienda 'Autocompletar' la recepción cuando lo solicitado y lo recibido no difiere en cantidades. Simplemente se debe clicar en el botón 'Autocompletar' y el sistema guardará en la base de datos las mismas unidades solicitadas como recibidas, actualizando el inventario.

• Completar manualmente: Cuando las cantidades recibidas (columna 'Cantidad') de un producto sean distintas a las solicitadas (columna 'Demanda'), se deberá modificar manualmente desde la línea del producto afectado. Se indicará en la columna 'Cantidad', el número de productos recibidos realmente.

3º Validar la recepción

Una vez completado o autocompletado el pedido en su recepción, clicar en el botón 'Validar' para que la recepción quede guardada en el sistema.

Una vez validado, el pedido quedará como 'Hecho', es decir, recibido:

Nota: Si se ha indicado una cantidad distinta del producto en la demanda y en la recepción, aparecerá un aviso de entrega parcial.

Recepción de un pedido desde el módulo Inventario

1º Acceder a la pantalla de 'Recepciones'

Inventario > Operaciones > Traslados > Recepciones

Para realizar la recepción de un pedido desde el módulo Inventario, clicar sobre la opción 'Recepciones' dentro del menú 'Operaciones'.

2º Entrar en el pedido a recepcionar

Clicar sobre la línea del pedido. Para facilitar su búsqueda, se pueden ordenar las columnas (Referencia, fecha, etc.) en modo ascendente o descendente o bien utilizar los filtros y agrupaciones desde la ventana 'Buscar'.

Nota: A partir de aquí los pasos a seguir son los mismos que en la casuística anterior, de la recepción desde el módulo Compra.

3º Completar o autocompletar la recepción de los productos

En ambos casos se abrirá una nueva pantalla donde se debe completar la información de la cantidad de productos recibidos.

• Autocompletar: Se recomienda 'Autocompletar' la recepción cuando lo solicitado y lo recibido no difiere en cantidades. Simplemente se debe clicar en el botón 'Autocompletar' y el sistema guardará en la base de datos las mismas unidades solicitadas como recibidas, actualizando el inventario.

• Completar manualmente: Cuando las cantidades recibidas (columna 'Cantidad') de un producto sean distintas a las solicitadas (columna 'Demanda'), se deberá modificar manualmente desde la línea del producto afectado. Se indicará en la columna 'Cantidad', el número de productos recibidos realmente.

3º Validar la recepción

Una vez completado o autocompletado el pedido en su recepción, clicar en el botón 'Validar' para que la recepción quede guardada en el sistema.

Una vez validado, el pedido quedará como 'Hecho', es decir, recibido:

Nota: Si se ha indicado una cantidad distinta del producto en la demanda y en la recepción, aparecerá un aviso de entrega parcial.

Paso a paso para forzar la recepción de un pedido

Se pueden dar casuística en las que el proceso anterior no se pueda llevar a cabo y se precisa 'forzar la recepción' del pedido. Por ejemplo, que un pedido que sí se ha recibido, aparece en el sistema como no recibido o parcialmente recibido.

1º Bloquear el pedido

Clicar en el botón 'Bloquear', dentro de la ficha del pedido de compra . Al bloquear el pedido, se podrá editar.

2º Marcar el check de 'Forzar recibido'

En la pestaña 'Otra información', dentro de la ficha del pedido de compra, activar el check 'Forzar recibido'.

3º Desbloquear el pedido

Una vez se ha marcado el check de 'Forzar recibido', se puede desbloquear de nuevo el pedido para proceder a su recepción. Se deberá clicar el botón 'Desbloquear'.

4º Recibir los productos

Una vez desbloqueado el pedido de compra, se podrá proceder a su recepción final para que quede así figurado en el sistema. Esta recepción se realizará del mismo modo que se ha visto en la casuística primera, o bien desde el módulo Compra o desde el módulo Inventario.