Configuración de correos distintos para Pedidos, Facturas y Confirming

Es muy habitual que un proveedor o cliente utilice un correo para la gestión operativa (envío de pedidos) y un correo distinto para la gestión administrativa (facturación y cobros).

Para gestionar esto correctamente, debes configurarlo de la siguiente manera:

1. Configuración en la ficha del contacto

• En la ficha de la Empresa Matriz (Cabecera): Pon en el campo de correo electrónico principal el mail operativo (por ejemplo, el de compras o pedidos: compras@empresa.com).
• Dentro de la pestaña "Contactos y Direcciones": Crea un contacto hijo seleccionando el tipo Dirección de Facturación (Invoice Address). En el campo de correo electrónico de este contacto hijo, pon el mail de administración (por ejemplo: administracion@empresa.com o cobros@empresa.com).

2. Cómo funciona el flujo automático (Pedidos y Facturas)

• Pedidos de Compra/Venta: Al crear un pedido y seleccionar a la Empresa Matriz, al pulsar en "Enviar por correo", el sistema tomará por defecto el email principal de la cabecera (compras@empresa.com).
• Facturas: Al generar la factura desde el pedido, AstroHMS detecta automáticamente que la empresa tiene una "Dirección de Facturación" configurada. Asignará esta dirección hija a la factura, por lo que cualquier envío de la factura se hará al correo de administración (administracion@empresa.com) sin que tengas que cambiarlo manualmente.

3. Comportamiento en los envíos de Confirming y Pagos (¡Importante!) A diferencia de las facturas, las órdenes de pago, remesas y ficheros de Confirming se vinculan a la entidad comercial principal (la empresa matriz) y a su cuenta bancaria asociada, no a la dirección de facturación de una factura específica.

Por este motivo, cuando emitas los confirmings de pago, el sistema tomará el correo de la ficha principal de la empresa (el de la cabecera, en este caso compras@empresa.com), y NO el de la dirección de facturación.

• Solución práctica: Si necesitas que el aviso de pago del Confirming llegue a administración, deberás modificar el destinatario manualmente en el momento de enviar el aviso de pago, o bien mantener el correo de administración en la ficha matriz principal y usar contactos de tipo "Dirección de Entrega" o "Contacto" para las comunicaciones de pedidos.