Crear y gestionar contactos

Este caso de uso describe el proceso para crear y administrar contactos en Astro HMS, incluyendo clientes, proveedores, huéspedes, agencias o empresas relacionadas. Explica las secciones del formulario de contacto y los campos más relevantes que afectan a ventas, compras, contabilidad y PMS.

Objetivos

• Crear un contacto nuevo (individual o compañía).
• Comprender la estructura del formulario de contacto.
• Gestionar información de venta, compra, contabilidad y PMS.
• Relacionar subcontactos y direcciones.

Conceptos clave

• Contacto individual: Persona física asociada a una empresa o registrada de forma independiente.
• Compañía: Entidad jurídica que agrupa varios contactos (empleados, departamentos, sedes).
• Subcontactos: Contactos dependientes de una compañía principal, vinculados mediante jerarquía.
• PMS: Módulo del sistema orientado a la gestión hotelera (huéspedes, agencias, reservas).

Configuraciones previas

No se requieren configuraciones previas obligatorias.

Sin embargo, para visualizar las secciones contables es necesario contar con permisos de contabilidad.

Crear un contacto

1. Puedes crear un contacto desde:

• El módulo Contactos.´

Contactos > Nuevo

• Cualquier formulario del sistema (como una reserva o factura) escribiendo el nombre y seleccionando “Crear” o “Crear y Editar”.

Nota: Esta opción permite registrar un nuevo contacto directamente desde cualquier proceso del sistema.

2. Indica si el contacto será:

• Individual, si se trata de una persona física.
• Compañía, si representa una empresa.

3. Añade los datos básicos del contacto:

• Nombre o razón social
• Dirección
• Teléfono y correo electrónico
• CIF/NIF u otro identificador fiscal

Pestañas del formulario de contacto

Contactos y direcciones

Permite añadir subcontactos relacionados, como empleados o sedes. Estos contactos se vinculan jerárquicamente al contacto principal.

Ventas y Compras

Incluye información comercial relevante:

• Condiciones de pago y plazos.
• Política de entrega.
• Lista de precios y métodos de envío.
• Proveedor predeterminado (en caso de compras).

Importante: Los datos definidos aquí pueden afectar directamente las facturas y los pedidos de venta o compra.

Facturación

Contiene información contable:

• Cuentas bancarias.
• Asientos contables asociados.
• Configuración de impuestos y cuentas por cobrar/pagar.

Nota: Esta sección solo es visible para usuarios con permisos contables.

Notas internas

Espacio para anotaciones privadas o información de gestión interna.

PMS

Para contactos vinculados al módulo PMS, como:

• Huéspedes (asociados a reservas).
• Agencias de viaje.
• Compañías corporativas con acuerdos de alojamiento.

Información mercantil

Sección dedicada a datos legales de la empresa:

• Registro mercantil.
• Número de inscripción.
• Información sobre el capital y representantes legales.

AEAT

Configuración específica para grandes empresas o aquellas bajo el régimen SII (Suministro Inmediato de Información).

Incluye datos requeridos por la Agencia Tributaria.

Fusionar contactos

Es posible que en alguna ocasión se precise fusionar dos o más contactos, o bien porque se han duplicado por error o por otras razones logísticas. A continuación se detalla el paso a paso para la fusión de contactos.

1º Acceder a la base de datos de contactos en modo lista

Desde la página principal del módulo de contactos, clicar sobre el icono de visión modo lista, que se encuentra en la esquina derecha superior. De esta manera, los contactos pasarán de mostrarse en modo tarjeta a mostrarse listados (un contacto por línea).

2º Marcar los contactos a fusionar

Desde la lista, marcar el check de la izquierda de los contactos que se desean fusionar.

3º Realizar la acción de fusionar

Una vez se tengan seleccionados los contactos afectados, desde el botón 'Acciones', clicar en la opción 'Fusionar'.

4º Escoger el contacto de destino y fusionar contactos

Al clicar en la acción 'Fusionar', aparecerá una ventana emergente en la que se podrá elegir cuál será el contacto de destino. La información de este contacto de destino será la que prevalecerá sobre el otro o los otros contactos seleccionados.

Por defecto, aparecerá el primer contacto del listado. Se puede modificar esta elección clicando en la línea 'Contacto de destino'.

Nota: Desde esta misma ventana emergente, se podrán añadir más contactos a fusionar si fuera necesario.

Una vez escogido el contacto de destino, clicar sobre el botón 'Fusionar contactos'.