El Vínculo Crítico para la Importación de Nóminas

Cuando importas un archivo de nóminas (generalmente un archivo CSV o Excel generado por tu gestoría), AstroHMS no busca simplemente el nombre del empleado. El sistema realiza un proceso de conciliación cruzada donde el contrato es la llave de paso.

[ Archivo Externo / Excel ] ---> ( Código de Contrato / ID ) ---> [ AstroHMS ]
                                                                      |
                                                  ¿Coinciden Fechas y Estado "En Proceso"?
                                                                      |
                                               SÍ: Nómina Importada | NO: Error / Rechazo

¿Por qué es vital el contrato para este proceso?

• Identificador Único (La Llave Maestra): Los nombres de las personas pueden repetirse o escribirse diferente (ej. "María García" vs "María del Carmen García"). Para evitar transferir el dinero al empleado equivocado, el archivo de importación debe contener el ID del Contrato o la Referencia del Empleado vinculada al contrato activo.
• Validación de Fechas Coincidentes: Si estás importando las nóminas de Junio de 2026, AstroHMS verificará que el contrato del recepcionista estuviera en estado "En proceso" durante ese mes. Si el contrato caducó el 31 de mayo, el sistema bloqueará la importación para evitar un pago indebido.
• Asignación de Costes por Departamento: Al estar el contrato ligado a un puesto y departamento específico (ej. Departamento de Recepción), al importar la nómina, el gasto se imputa automáticamente al centro de costes correcto del hotel.

3. Ejemplo Práctico: El caso de la Recepcionista

Escenario de Error Común en el Hotel: El hotel contrata a una nueva recepcionista para el turno de noche. El administrador de RR.HH. crea su ficha de empleada, le asigna su usuario y su PIN para el POS y la asistencia. La recepcionista trabaja todo el mes y ficha correctamente.

A fin de mes, llega el Excel de la gestoría con las nóminas listas para importar. Al lanzar el asistente de importación, el sistema arroja el error: "No se encuentra contrato activo para el empleado".

Consecuencia: La importación falla. Aunque la empleada existe en el sistema, para AstroHMS no tiene un "molde financiero" donde inyectar ese dinero, ya que olvidaron crear y pasar a estado "En proceso" su contrato.

4. Checklist para una Importación de Nóminas Exitosa

Para asegurarte de que tu archivo de documentación (RR-HH-14) sea infalible, añade estas reglas de obligado cumplimiento antes de realizar cualquier importación:

• [ ] Estado Correcto: El contrato debe estar explícitamente en la columna "En proceso" (Running). Los contratos en "Borrador" se ignoran.
• [ ] Correspondencia de IDs: El código de empleado o contrato en el archivo de la gestoría debe coincidir exactamente con el campo correspondiente en AstroHMS (ojo con los espacios en blanco o guiones).
• [ ] Calendario Alineado: El salario bruto por hora o mes indicado en el contrato debe tener coherencia con el grupo de horas de trabajo asignado en el módulo de asistencia, para que los cálculos de costes e informes de rentabilidad del hotel cuadren al 100%.

¿Te gustaría que preparemos una plantilla de los campos exactos que debería tener el archivo Excel/CSV de la gestoría para que sea totalmente compatible con la importación en AstroHMS?