¿Cómo crear y gestionar empleados?

La ficha del empleado centraliza toda la información laboral, personal y técnica de cada trabajador. AstroHMS divide estos datos en pestañas lógicas con permisos de acceso diferenciados.

Empleados > Empleados > Empleados

Se puede acceder a la ficha de un empleado desde el módulo Empleados, en la misma pantalla de inicio o bien clicando en la opción 'Empleados' del menú 'Empleados'.

Dentro de la ficha, se encontrará la información general del trabajador en la pantalla principal e información complementaria dentro de cada una de las pestañas. No todas las pestañas serán visibles para cualquier usuario, ya que se muestran o no según los permisos de acceso.

Información de trabajo (pública)

Datos visibles para cualquier miembro de la organización dentro del directorio de contactos.

• Puesto de trabajo y departamento: Define el rol y la ubicación organizacional (ej. Recepcionista en el departamento de Recepción).
• Gerente: Supervisor directo (ej. Jefe de Recepción). 

Importante: AstroHMS utiliza este dato para trazar el organigrama interactivo automáticamente.

• Mentor: Persona asignada para el onboarding o tutoría (ej. un Recepcionista Senior encargado de guiar al nuevo empleado).

Información privada (restringida)

Nota: Seguridad de datos. En AstroHMS, el acceso a esta pestaña está limitado exclusivamente a usuarios con el rol de Administrador de RR.HH. Los empleados estándar no pueden visualizar estos datos de sus compañeros.

Ajustes de RRHH (configuración técnico-operativa)

Desde la pestaña 'Ajustes', dentro de la ficha del empleado, se podrán configurar los campos correspondientes para que el trabajador pueda interactuar con el sistema.

• Usuario relacionado: Vincula la ficha del trabajador con su cuenta de acceso a AstroHMS. Si no se vincula, el empleado no podrá interactuar con el sistema (fichar, solicitar ausencias, etc.) por el mismo.
• Tipo de empleado: Clasifica si es 'Asalariado', 'Contratista', 'Estudiante/Pasante' o 'Freelance'.
• Código PIN / ID de credencial: Clave numérica única o código de barras para el control de accesos y fichajes en dispositivos compartidos.

Vínculo con el módulo de Punto de Venta

Si el hotel utiliza el módulo de Punto de Venta (POS), el Código PIN configurado en este apartado de la ficha del trabajador se utilizará para el acceso al mismo.

• Mismo PIN para dos funciones: La clave numérica que el recepcionista utiliza para registrar su entrada/salida en el quiosco de asistencia es la misma que el sistema le solicitará para desbloquear la pantalla del POS, cambiar de usuario entre empleados y registrar cargos o ventas con su perfil.
• Impacto de seguridad: Cualquier cambio realizado en el PIN desde la ficha de empleado modificará de inmediato su acceso al POS.

Importante: Se debe instruir al personal sobre la confidencialidad de este código, ya que controla tanto su registro de jornada laboral como la autoría de las transacciones de caja.

Gestión del talento: Currículum y habilidades

Este apartado permite digitalizar las capacidades del equipo para optimizar la asignación de turnos especiales y detectar necesidades de capacitación.

Registro del currículum (resume)

En la pestaña Currículum de la ficha del recepcionista, se pueden estructurar los antecedentes del trabajador de forma cronológica:

• Experiencia laboral: Hoteles anteriores donde haya trabajado, puestos ocupados y logros en atención al cliente.
• Educación: Títulos en Turismo, Gestión Hotelera, cursos de especialización y posgrados...
• Certificaciones internas: Cursos de atención al cliente o capacitación de protocolos internos tomados dentro del hotel.

Matriz de competencias

Permite medir y cuantificar el nivel técnico de los trabajadores en áreas específicas como idiomas, sistemas de reservas, etc.

Para poder trabajar con las competencias, previamente deben ser configuradas desde el módulo de Empleados. En la opción 'Tipos de habilidad' dentro del menú 'Configuración' se podrán crear los tipos de habilidad, con sus habilidades desgranadas, así como sus niveles y un color identificativo para cada grupo.

Por ejemplo: Idiomas, Sistemas PMS...).

• A1 / Principiante = 25%

• B2 / Intermedio = 75%

• C2 / Experto = 100%

Creación de niveles

Para cada categoría, se definirán niveles con un valor porcentual de progreso. Se configurarán los niveles dentro de cada tipo de habilidad.

Asignación

Dentro de la ficha del trabajador, se seleccionará la habilidad y el nivel actual. Esto habilita el motor de búsqueda avanzada para filtrar de manera masiva, por ejemplo, a todos los empleados del departamento de Recepción que posean un nivel de Inglés C2 para asignarlos a turnos con huéspedes internacionales de alta prioridad.

Ciclo de vida: Gestión de bajas y archivo de trabajadores

Cuando un trabajador cesa sus funciones en la empresa, nunca se debe eliminar su ficha, ya que se perderían los registros históricos de asistencias, nóminas o gastos asociados. Se debe aplicar el proceso de baja formal.

Proceso de salida

Para dar de baja un trabajador, se abrirá su ficha de empleado. Tras clicar en el botón de acciones , se seleccionará la opción 'Archivar'.

Al archivar una ficha de empleado, se deberán completar los siguientes datos:

• Fecha de salida: Último día de trabajo efectivo.
• Razón de la baja: Selección entre 'Renuncia', 'Despido', 'Jubilación' o 'Fin de contrato'.

Desactivación de accesos

Al confirmar la baja, el sistema revoca de forma automática los permisos de inicio de sesión del usuario vinculado en AstroHMS, resguardando la seguridad informática de la compañía. El registro del trabajador pasa al estado de 'Archivado' para consultas de auditoría futuras.