¿Cómo crear y gestionar empleados?

La ficha del empleado centraliza toda su información laboral, personal y técnica. AstroHMS divide estos datos en pestañas lógicas con permisos de acceso diferenciados.

2.1 Información de Trabajo (Pública)

Datos visibles para cualquier miembro de la organización dentro del directorio médico o de contactos.

• Puesto de Trabajo y Departamento: Define el rol y la ubicación organizacional (ej. Recepcionista en el departamento de Recepción).
• Gerente: Supervisor directo (ej. Jefe de Recepción). Campo crítico: AstroHMS utiliza este dato para trazar el organigrama interactivo automáticamente.
• Mentor (Coach): Persona asignada para el onboarding o tutoría (ej. un Recepcionista Senior encargado de guiar al nuevo ingreso).

2.2 Información Privada (Restringida)

⚠️ Seguridad de Datos: En AstroHMS, el acceso a esta pestaña está limitado exclusivamente a usuarios con el rol de Administrador de RR.HH. Los empleados estándar no pueden visualizar estos datos de sus compañeros.

2.3 Ajustes de RR.HH. (Configuración Técnico-Operativa)

• Usuario relacionado: Vincula la ficha del recepcionista con su cuenta de acceso a AstroHMS. Si no se vincula, el empleado no podrá interactuar con el sistema (fichar, solicitar ausencias, etc.) por el mismo.
• Tipo de empleado: Clasifica si es Asalariado, Contratista, Estudiante/Pasante o Freelance.
• Código PIN / ID de credencial: Clave numérica única o código de barras para el control de accesos y fichajes en dispositivos compartidos.

🚨 VÍNCULO CRÍTICO CON EL MÓDULO DE PUNTO DE VENTA (POS / RESTAURANTE / LOBBY BAR):

Si el hotel utiliza el módulo de Punto de Venta (POS) en la recepción (para venta de snacks, souvenirs o consumiciones del Lobby Bar gestionadas desde el Front Desk), el Código PIN configurado en este apartado de la ficha del recepcionista es estrictamente compartido.

• Mismo PIN para dos funciones: La clave numérica que el recepcionista utiliza para registrar su entrada/salida en el quiosco de asistencia es la misma que el sistema le solicitará para desbloquear la pantalla del POS, cambiar de usuario entre empleados y registrar cargos o ventas con su perfil.
• Impacto de seguridad: Cualquier cambio realizado en el PIN desde la ficha de Empleados modificará de inmediato su acceso al POS de recepción. Se debe instruir al personal de recepción sobre la confidencialidad de este código, ya que controls tanto su registro de jornada laboral como la autoría de las transacciones de caja.

Gestión del Talento: Currículum y Habilidades

Este apartado permite digitalizar las capacidades del equipo para optimizar la asignación de turnos especiales y detectar necesidades de capacitación.

Registro del Currículum (Resume)

En la pestaña Currículum de la ficha del recepcionista, se pueden estructurar los antecedentes del trabajador de forma cronológica:

• Experiencia Laboral: Hoteles anteriores donde haya trabajado, puestos ocupados y logros en atención al cliente.
• Educación: Títulos en Turismo, Gestión Hotelera, cursos de especialización y posgrados.
• Certificaciones Internas: Cursos de atención al cliente o capacitación de protocolos internos tomados dentro del hotel.

Matriz de Competencias (Skills)

Permite medir y cuantificar el nivel técnico de los recepcionistas en áreas específicas como idiomas o sistemas de reservas.

1. Definición de Escalas: En Empleados --> Configuración --> Tipos de habilidades, crea categorías (ej. Idiomas, Sistemas PMS, Habilidades Blandas).
2. Creación de Niveles: Para cada categoría, define niveles con un valor porcentual de progreso:
   • A1 / Principiante = 25%
   • B2 / Intermedio = 75%
   • C2 / Experto = 100%
3. Asignación: Dentro de la ficha del recepcionista, selecciona la habilidad y el nivel actual. Esto habilita el motor de búsqueda avanzada para filtrar de manera masiva, por ejemplo, a todos los empleados del departamento de Recepción que posean un nivel de Inglés C2 para asignarlos a turnos con huéspedes internacionales de alta prioridad.

Ciclo de Vida: Gestión de Bajas y Archivo

Cuando un recepcionista cesa sus funciones en la empresa, nunca se debe eliminar su ficha, ya que se perderían los registros históricos de asistencias, nóminas o gastos asociados. Se debe aplicar el proceso de baja formal.

Proceso de Salida (Departure)

1. Abre la ficha del recepcionista que causa baja.
2. Haz clic en el botón Dar de baja (o botón Archivar / Departure según la traducción local).
3. Completa los campos del asistente:
   • Fecha de salida: Último día de trabajo efectivo del colaborador.
   • Razón de la baja: Selección entre Renuncia, Despido, Jubilación o Fin de contrato.
4. Desactivación de Accesos: Al confirmar la baja, el sistema revoca de forma automática los permisos de inicio de sesión del usuario vinculado en AstroHMS, resguardando la seguridad informática de la compañía. El registro del recepcionista pasa al estado de "Archivado" para consultas de auditoría futuras.