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Gestión de reservas no confirmadas (o en proceso) realizadas a través de la central de reservas u otros canales cuando un futuro huésped contacta con la compañía o establecimiento.
Permite recabar la mayor cantidad de información posible para gestionar al cliente (tanto si confirma como si cancela) y disponer de métricas de seguimiento, incluyendo la duración total del proceso con el cliente para la implantación de mejoras.
Nota: Hay que tener en cuenta la vinculación de los datos . Si el cliente que nos contacta es un huésped es repetidor, se asigna automáticamente sólo con los campos del contacto cómo por ejemplo Nombre, teléfono o email.
Importante sobre la creación de Reservas o Cotizaciones:
Selección previa de habitaciones: Antes de pulsar los botones Crear reservas o Crear cotización, es necesario entrar en la línea de la tentativa, pulsar Buscar opciones e indicar la cantidad de habitaciones deseadas.
Aviso de seguridad: Si pulsas dichos botones sin haber indicado una cantidad, el sistema no borrará tu búsqueda ni cerrará la tentativa, sino que te avisará con el mensaje: «No has elegido habitaciones… abre la línea, pulsa Buscar opciones y pon cuántas quieres».
Control de estado: La tentativa solo cambiará automáticamente a estado Cerrada (o Standby) cuando la reserva o cotización se haya generado de verdad. Si no, permanecerá en estado Nueva para que puedas continuar.
Recuperación de tentativas antiguas: Si alguna tentativa antigua se cerró por error sin generar reserva, puedes devolverla manualmente a estado Nueva para recuperar la búsqueda y los botones sin tener que volver a teclear todo.
Nota: Si al generar la reserva/cotización el precio total no se calcula, o la ocupación que necesitas no aparece al buscar opciones, probablemente falte configurar esa combinación de tipo de habitación y ocupación en el contrato. Consulta: "El precio total no se calcula: falta tarifa para ese tipo de habitación/ocupación en el contrato".
Extras y tarjeta de pago: antes o después de "Crear reserva"
Los extras y la tarjeta de pago/garantía se gestionan en momentos distintos del proceso, no después de crear la reserva:
Extras
Se añaden antes de pulsar "Crear reserva(s)" o "Crear cotización": dentro de la línea de la tentativa hay una pestaña "Additional Features" donde se indican los extras que quiere el cliente. Al formalizar la tentativa, esos extras se trasladan automáticamente a la reserva generada; no hace falta volver a añadirlos después.
Tarjeta de pago/garantía
Al pulsar "Crear reserva(s)" se abre un asistente ("Formalizar Tentativa") con un paso para introducir los datos de la tarjeta (titular, número, caducidad, CVV). Este paso solo aparece si está activada la opción correspondiente en Ajustes; si no está activada, el asistente pasa directo a la nota final sin pedir tarjeta.
Nota: Con "Crear cotización" no se pide tarjeta en ese momento: la reserva real todavía no existe, solo un presupuesto. La tarjeta se pedirá más adelante, cuando esa cotización se confirme (botón "Confirmar" en la cotización), que abre el mismo asistente de formalización.
¿Dónde encuentro la reserva/cotización creada?
El sistema no te lleva automáticamente a la reserva o cotización recién generada: al cerrar el asistente, te quedas en la propia ficha de la tentativa. Para localizarla, usa los botones de la cabecera de la tentativa:
- "Reservations": muestra las reservas ya creadas desde esa tentativa.
- "Quotations": muestra las cotizaciones generadas (si usaste "Crear cotización").
Desde ahí puedes entrar a la reserva para comprobar los extras y la tarjeta, o añadir algo más si hiciera falta.
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