Enviar un enlace de cotización desde una tentativa

Manda al cliente un enlace para que termine la reserva él mismo en tu motor de reservas: rellena sus datos y paga lo que pida la tarifa. Para recepción, reservas y centrales de reservas.

Objetivo

Convertir una consulta por teléfono o correo en una reserva directa, sin teclear la tarjeta y sin comisiones de intermediarios.

Antes de empezar

• El motor de reservas y el cobro con Redsys configurados (guías 01 y 02).
• Una tentativa en estado Nuevo con al menos una opción con Habitaciones (guía «Generar una reserva tentativa»).
• El correo del cliente en la tentativa.
• Tu correo conectado a Astro HMS (ver «Para que el enlace llegue al cliente», abajo).

Para que el enlace llegue al cliente

El correo con el enlace sale desde la dirección del comercial que lo envía, no desde una dirección general del hotel. Por eso:

1. Cada comercial tiene que tener en su usuario un correo del dominio del hotel (por ejemplo, reservas@tuhotel.com o maria@tuhotel.com).
2. El servidor de salida de Astro HMS tiene que poder enviar con esas direcciones: guía «Configurar servidor de correo de salida» y, según tu correo, «Configurar cuentas de correo de Gmail con OAuth 2.0», «Configurar el correo de Microsoft 365 para buzones compartidos mediante OAuth 2.0» o «Configurar cuentas de correo genéricas ("Otros") mediante SMTP/IMAP».
3. El dominio tiene que tener SPF y DKIM (lo configura quien lleve tu dominio o tu proveedor de correo).
4. Haz una prueba: crea una tentativa con tu propio correo, envíate el enlace y comprueba que llega a la bandeja de entrada y no a spam.

Conceptos clave

• Enlace de cotización: una dirección única para ese cliente que abre tu motor de reservas con la reserva ya preparada.
• Validez: los días que funciona el enlace (7 por defecto).

Paso a paso

1. En PMS › Operaciones › Tentativas, abre la tentativa.
2. Comprueba las opciones, el precio (Aplicar precios desde: Lista de Precios o Precio forzado), el Descuento (%) y los Extras.
3. Pulsa Enviar enlace de cotización.
4. Escribe o revisa el Correo electrónico del cliente, el Comercial y la Validez (días). Si el correo sale vacío, cópialo de la tentativa. Si quieres, escribe un mensaje.
5. Pulsa Enviar.

Resultado esperado

El cliente recibe el correo «Tu cotización de reserva está lista», en su idioma, con el botón Revisar y reservar y la fecha en que caduca el enlace. El envío queda apuntado en el historial de la tentativa.

Al pulsar el botón, el cliente entra en tu motor, con los colores de tu web, directamente en el paso Datos del huésped:

1. Su nombre, correo y móvil ya están puestos.
2. Completa lo que pide el registro de viajeros: apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, documento y dirección. El formulario se adapta al país (a los españoles les pide el segundo apellido y el número de soporte del DNI) y avisa si el documento está mal escrito.
3. Pulsa Continuar con el pago y paga lo que pida la tarifa (guía 02). Si la tarifa no cobra nada al reservar, pasa directamente a la confirmación.
4. Ve Tu reserva está confirmada, con la referencia y el botón Descargar voucher.

En el PMS, la tentativa pasa a Cerrado y la reserva nace Confirmada, como venta directa (agencia y contrato directos de tu hotel), sin comisión y ligada a la tentativa.

Ten en cuenta

• El enlace se envía por correo, desde el correo del comercial.
• Si el cliente abre el enlace y tarda más de media hora en terminar, el enlace puede dejar de funcionar antes de su fecha. Si te pasa, prepárale una tentativa nueva y envíale otro enlace.
• Si el enlace ha caducado o ya se usó, el cliente ve la página Enlace de cotización no disponible, que le pide que contacte con su comercial.