Introducir extras en una reserva

Una reserva puede incluir productos extras más allá del alojamiento o el servicio de comidas. Estos productos se incluirán dentro de cada reserva.

Requisitos previos y restricciones

• Disponibilidad: Antes de poder introducir un extra en una reserva, este debe haberse creado previamente en el sistema como un producto a la venta con el check de 'Disponible en PMS' activado. Los upgrades o upselling son la excepción, ya que se generan de forma automática durante sus propios procesos.
• Restricción de regímenes y experiencias de alojamiento: No se pueden usar como extras aquellos productos que formen parte de la estructura base del alojamiento o sus regímenes alimenticios. Esta restricción es indispensable para garantizar la correcta imputación de estos productos sobre la producción del hotel y evitar desviaciones en los cierres e informes. Queda totalmente excluido el uso de los siguientes códigos: SA, HD, HDA, HMP, HPC, HTI.

Paso a paso

1º Acceder a la reserva en la que introducir los extras

PMS > Operativa > Reservas > Entrar en reserva

2º Ir a la pestaña Extras de la reserva

3º Añadir una línea por cada extra con la información correspondiente

• Inicio: Fecha en el que empieza a producir el extra.
• Final: Último día de producción del extra.
• Días: Se completará automáticamente según fecha de inicio y fin del extra.
• Producto: Producto que supone el extra.
• Cantidad: Cantidad del producto.
• Precio: Precio por unidad del producto (el total se calcula automáticamente).
• Descuento 1/Descuento 2: Existen dos columnas para introducir dos tipos de descuento en un mismo extra.
• Precio total: Se calcula automáticamente. Se multiplica la cantidad introducida por el número de días (fecha inicio-fecha fin). Numero de días (De día "x" a día "x+1") x
• Cantidad x Precio Unitario

Importante: A tener en cuenta si el servicio se cobra también el día de salida.

• Estado facturación: Se modifica automáticamente según la facturación de la reserva. El estado inicial que aparecerá por defecto es 'Para facturar'.
• Capítulo de facturación: Agrupaciones disponibles para la facturación de las líneas de la reserva.
• Nota: Anotaciones sobre el extra.
• Comisión: Agentes y sus comisiones, aplicados sobre el precio de venta del extra. Para introducir las comisiones, clicar sobre el icono de 'Agentes' e introducir las líneas necesarias con la información de 'Agente' y 'Comisión'.

Nota: Es posible configurar los agentes y sus comisiones desde los productos extra. A confirmar:

• Facturado a: Existe la opción de que los extras sean facturables a otro contacto diferente al titular. En este apartado se indicará según se facture al titular, huésped, agencia o contacto externo. A la hora de realizar la factura del extra, si el facturado no es el titular, se generará una factura por separado al contacto indicado.

• Socio facturado a: En el caso de que el apartado “Facturado a” sea un contacto externo, este apartado será editable y se incluirá dicha información.

• Huésped facturado a: En el caso de que el apartado “Facturado a” sea un huésped específico, este apartado será editable y se incluirá dicha información.

• Entrance

• Entrance Cancelled by

Importante: Si se indican extras con precio a 0,00€ estos se indicarán con la etiqueta 'Nada para facturar' y se ignorarán en el momento de facturación. Si se requiere que se facture algún extra con total 0,00€, se debe indicar precio con un 100% de descuento.

En caso de no encontrar alguna columna, se debe tener en cuenta que no siempre tienen porqué estar visibles todas las columnas. En el icono de configuración, se podrán incluir o excluir columnas según necesidad: