Conserjería & noche

El libro de novedades tiene una página por día. Cada nota lleva su texto, su autor, su hora y su turno —mañana, tarde o noche—, y puede marcarse como importante. Si el texto nombra una habitación, o se elige una reserva, la nota queda ligada a ella. Una nota atendida se tacha. Las que siguen sin tachar de días anteriores aparecen en la página de hoy, las importantes primero, hasta que alguien las tache. Se puede escribir hoy una nota para la página de otro día.

Al entrar de turno, Firmar las novedades: la persona elige su nombre, teclea su PIN y ve las notas que le tocan. Son las de hoy escritas hasta ese momento y las de días anteriores sin tachar, salvo las suyas y las que ya firmó. Marca cada una como leída y firma una vez. Cada firma guarda una huella del texto: si la nota cambia después, la firma avisa de que el texto ya no es el que se firmó. Firmas pendientes enseña al jefe de recepción, por persona y turno, cuántas notas tocaban, cuántas se firmaron y si se firmó tarde.

Cada punto de control tiene su etiqueta, con código QR, con NFC o con las dos. El plan de vigilancia dice qué rondas se hacen, con el hotel abierto o cerrado y en qué temporada; cada ronda, a qué hora empieza, qué días y por qué puntos pasa, con los minutos de margen de cada uno. Cada día se generan los pases de esa noche. En la app del vigilante, leer la etiqueta registra el pase: a tiempo si cae dentro del margen, fuera de hora si no. Al llegar la hora de fin de la noche, los pases que siguen pendientes quedan como omitidos.

Durante la ronda, el vigilante abre una incidencia desde la app: su gravedad, una foto y, si viene al caso, el pase al que se refiere. Resolverla o escalarla es del responsable de rondas; al escalar, se avisa a los responsables de rondas del hotel. El cierre nocturno guarda el resumen de la noche: los pases hechos, a tiempo, fuera de hora y omitidos, y las llegadas y salidas que quedaban pendientes. Cumplimiento de rondas da, noche a noche, el porcentaje a tiempo, el verificado y el omitido.

En Equipaje se apunta la reserva, el huésped, el tipo (guardamaletas de llegada o de salida, entrega o recogida en habitación), cuántos bultos son, cómo son y dónde se guardan. Al guardar, la plataforma le da su número de etiqueta. La Etiqueta de equipaje se imprime en el idioma del huésped, con la habitación, las fechas y un código QR. Al devolverlo, Recoger la firma (tableta) abre la página de entrega, la misma que abre el QR desde el móvil del huésped. El huésped firma con el dedo y el equipaje pasa a Entregado, con la hora y la firma guardadas.

En Mensajes al huésped se apunta el recado: el asunto, la reserva y el huésped, de quién viene, por dónde llegó (teléfono, correo electrónico, recepción u otro) y el texto. Nace Pendiente. Quien se lo da al huésped pulsa Marcar como entregado. En la lista, los pendientes salen en otro color: el turno que entra ve de un vistazo lo que queda por dar.

En Servicios externos se apunta lo que se encarga fuera del hotel para un huésped: el nombre del servicio, el tipo (taxi, excursión, restaurante, traslado u otro), la reserva y el huésped, el proveedor, la fecha y la hora, y el coste estimado. Nace Pendiente. Cuando el proveedor lo acepta, Confirmar; cuando se ha prestado, Marcar como hecho. Se puede cancelar mientras no esté hecho. En la lista cada estado sale de un color: lo que falta por confirmar se ve de un vistazo.