Eventos & banquetes

El evento es un expediente con dos estados que avanzan por separado. El de venta: tentativa, confirmado o cancelado. Y el de operación, que sólo se ve con el evento confirmado: pendiente, montaje, en curso y terminado. Se crea a mano o desde una oportunidad, con Crear evento MICE, que lo rellena con el cliente y le da una opción de 14 días. Guarda el hotel, el tipo de evento, las fechas y los comensales, previstos y garantizados. Confirmar exige al menos un salón reservado, y confirma sus reservas de salón. Cancelar libera los salones y anula las cotizaciones que no estén confirmadas.

Un salón es una sala entera o un módulo de una sala divisible; una combinación es un conjunto con nombre de dos módulos o más. Cada uno tiene su aforo por montaje —teatro, escuela, banquete, cóctel…—, y el de una combinación se escribe, no se suma. La reserva de salón ocupa un salón un día: las horas del cliente más el montaje y el desmontaje, una hora cada uno si no se cambia. Dos reservas chocan si comparten algún módulo y sus horas se pisan, y la plataforma lo impide, aunque la otra sea sólo una tentativa. La Agenda de salones lo enseña por mes o por día, y Buscar salón propone los libres para unos comensales y un montaje.

Con el evento confirmado, Órdenes de servicio crea una hoja para todo el evento: los comensales, las alergias y una escaleta de líneas con día, hora, salón, función, departamento e instrucción. Trae el montaje y el desmontaje de cada salón y, con Traer de la cotización, lo vendido. Publicar la cierra y envía a cada jefe de departamento su página, en PDF. Si algo cambia, Nueva revisión copia la hoja en borrador y deja la anterior como sustituida. Acabado el evento, Confirmar las horas reales cierra el coste de personal.

Un menú es una lista de platos por pase —copa de bienvenida, entrante, principal, postre, bodega…—, con su precio por persona, que es la base más los suplementos, su coste, sus dietas y sus alérgenos. Desde el evento, Elija un menú abre las plantillas del hotel, Usar en este evento copia una y Añadir a la cotización la cotiza por sus comensales. Un evento puede tener varios: adultos, niños, dieta especial y proveedores. La prueba de menú trae los platos del menú y admite propuestas; al marcarla como probada, lo aceptado entra en el menú y lo descartado sale.

Hay dos clases de servicio externo. Alguien a quien contratamos: Ofrecerlo envía la oferta por correo a una bolsa de personas, una tras otra, y sólo a quien trabaja a esa hora; quien acepta queda asignado, con su teléfono. Algo que pedimos: Pedirlo crea un pedido de compra en borrador al proveedor, para el día y la hora de llegada. Cada servicio lleva su nota de acceso —por dónde entra y quién le abre— y su coste, que suma al del evento. Al publicar la orden de servicio, los servicios del evento entran en la escaleta.

Un evento puede celebrarse fuera del hotel: se indica el emplazamiento, con sus accesos, y no necesita salón. Preparar la furgoneta crea el catering y carga el género desde las órdenes de servicio publicadas. Dar salida comprueba las existencias y lleva el género a una ubicación propia de ese catering. A la vuelta, Contar el retorno devuelve al almacén lo que sobra. Cerrar calcula lo consumido, que es lo que salió menos lo que volvió, y lo cobra según el modo elegido: al cliente, en su cotización; a otra empresa del grupo, o nada, si el precio era cerrado.