Control y revisión de gastos de cancelación o reservas canceladas

Con el objetivo de optimizar la gestión de la facturación y el control de los gastos de cancelación, se incorpora en AstroHMS un flujo de estados exclusivo para las reservas que se encuentran en estado 'Cancelado'.

Este mecanismo permite al equipo de Recepción, Reservas o Administración revisar de forma exhaustiva tanto las cancelaciones que se descargan automáticamente de los canales (OTAs/Web) como las gestionadas manualmente por el hotel.

Sub-estados de cancelación

Este flujo incorpora dos sub-estados relacionados con el estado de 'Cancelado'.

• Pendiente: Estado inicial por defecto en el que caen todas las reservas una vez canceladas. Indica que la reserva está a la espera de ser revisada para determinar si corresponde aplicar o facturar gastos de cancelación.
• Verificado: Estado que debe asignar manualmente el usuario una vez que ha comprobado las condiciones de la reserva, los gastos aplicados y la facturación correspondiente.

Esta información se encontrará en la pestaña 'Otra información', apartado 'Precios', dentro de la reserva:

¿Cómo gestionarlo en el sistema?

1. Filtrado rápido en el listado de reservas

Para facilitar el trabajo diario y evitar que queden cancelaciones sin revisar, se incluye un filtro en la cabecera de la lista de reservas.

Desde este filtro se podrá segmentar la vista de forma ágil:

• Visualizar únicamente las reservas canceladas 'Pendientes' de revisión.
• Visualizar aquellas que ya han sido 'Verificadas' por el equipo.

2. Flujo de trabajo recomendado

1. Acceder a PMS > Operativa > Reservas.
2. Aplicar el filtro 'Pendiente' en Estado de Cancelación.
3. Entrar en la reserva para auditar la política de cancelación y la facturación de gastos.
4. Tras realizar la comprobación (y emitir la factura de gastos si procede), cambiar manualmente el sub-estado a 'Verificado' y guardar los cambios.

3. ¿Dónde cambiar el estado dentro de la reserva?

Para modificar el sub-estado de revisión de la cancelación, seguir estos pasos dentro de la ficha de la reserva:

1. Entrar en la reserva cancelada.
2. Ir a la pestaña Otra Información.
3. Acceder a la subpestaña Precios.
4. Localizar el desplegable para cambiar el estado de 'Pendiente' a 'Verificado' una vez revisada la facturación de los gastos.
5. Clicar en 'Guardar'.