Realizar una factura de cancelación con una factura de anticipo ya cobrada con extras

En caso de que una reserva tenga Facturas de Anticipo y sea cancelada, se aplicarán a la hora de crear la factura desde el 'Asistente de cancelación/no show'. Este caso de uso muestra el paso a paso para realizar una factura de cancelación de una reserva con extras.

Nota: Cuando se produzcan reservas con tarifa reducida en las que se produce la cancelación o en los casos en los que el cliente no se presenta, la consultante habrá retenido el importe total de la cantidad satisfecha al hacer la reserva, pero esta cantidad no supone la contraprestación de un acto de consumo, si no que tendrá naturaleza indemnizatoria sin existir en estos casos operación alguna sujeta al IVA. (Ley 37/1992).

Configuraciones previas

1. Configuración del diario de cancelación: Es necesario tener configurado en la marca el Diario de Cancelación que se va a usar, para poder emitir las facturas de cancelación/no show desde el asistente.
2. Permisos de administrador: Para que en el asistente de cancelación/no show aparezca la opción de 'Crear factura', es necesario que el usuario tenga permisos de administrador de facturación.

Pestaña 'Términos y Condiciones' del PMS

Importante: Es necesario que la reserva tenga unos Términos y Condiciones configurados para realizar este proceso.

Este apartado se completa automáticamente según la información incluida en los 'Términos y Condiciones' del PMS. Los valores de 'Importe' y 'Plantilla de correo electrónico' pueden ser modificados manualmente a la hora de realizar la cancelación.

Paso a paso para la creación de la factura

1º Marcar el check dentro del asistente de Cancelación/no show

Nota: Al marcar este check, se visualizarán nuevos campos relacionados con la facturación.

2º Aplicar las facturas de anticipo

Marcar el check para aplicar las facturas de anticipo previamente cobradas.

Apartado básico:

• Opción 'Aplicar facturas de anticipo': Marcar el check para aplicar las facturas de anticipo previamente cobradas.
• Opción 'Marcar como facturado': Se recomienda marcar este check cuando se cree la factura. De este modo, si dentro de los procesos del hotel, existe un procedimiento de revisión de facturas de cancelación, desde los listados se podrán filtrar las distintas casuísticas.
• • PMS > Operativa > Reservas 
  • Desde el listado de reservas, para filtrar las canceladas no verificadas (es decir, sin factura creada), se utilizarán los filtros de 'Estado de cancelación' y 'Estado':

Al marcar como facturado en el asistente de cancelación, automáticamente el check 'Cancelación facturada' del Estado de Cancelación/No Show de la información de la reserva, quedará también seleccionado.

Al cancelar una reserva desde el asistente de cancelación, se haya creado o no factura, el estado de cancelación pasará a verificado:

Apartado Facturación:

• Importe restante
• Cantidad excedida
• Extras: A escoger en el caso de que la reserva cuente con algún extra y se precise añadir a la factura. Se pueden añadir tantos extras como se precise. Estos Extras pasarán a estar en el Grupo de Facturación de Cancelación.

3º Incluir los extras afectados

Desde el mismo asistente de Cancelación/No show, en el apartado 'Extras' dentro de 'Facturación', incluir los extras que también deben figurar en la factura de cancelación.

4º Visualización factura

• En la cabecera de la reserva, aparecerá el importe facturado de la cancelación.

• Entrando dentro de este apartado, se podrá ver el detalle e incluir manualmente otras facturas si así se precisa:

• Entrando en la línea de la factura, se podrá visualizar el borrador de la misma:

5º Confirmar factura

Al crear una factura, ésta se creará como 'Borrador' hasta clicar en el botón 'Confirmada'. Una vez se confirme la factura, su estado pasará de 'Borrador' a 'Publicado':

6º  Enviar, imprimir y registrar el pago

Una vez confirmada la factura, en la pantalla de la misma aparecerán las opciones de enviar, imprimir y registrar el pago de la factura. 

7º Reserva en estado 'Cancelado'

La reserva pasará de un estado de 'Confirmado' a un estado 'Cancelado' tras la aplicación de la cancelación/no show.